Comment réviser un flux de travail ?

Lorsqu’il s’agit de réviser des projets de flux de travail dans Headlight, il est essentiel d’aborder le processus de manière méthodique, en veillant à ce que le flux de travail réponde non seulement aux besoins de l’organisation, mais qu’il soit également intuitif et convivial. Ce guide présente une approche structurée de l’examen des flux de travail, en se concentrant sur les étapes générales et en approfondissant des types spécifiques tels que les formulaires et les notifications.

Processus d’examen des flux de travail étape par étape

Le processus de révision implique un examen détaillé de chaque élément du flux de travail. Voici comment aborder systématiquement cette tâche :

1. Accédez à la configuration du flux de travail :
   • Commencez par vous rendre sur le site Workflows > Workflow Configuration > My Workflows in Headlight. Sélectionnez le flux de travail que vous examinez pour ouvrir son écran de configuration.
2. Comprendre la structure du flux de travail :
   • Le diagramme de flux de travail à gauche donne une vue d’ensemble de la structure du flux de travail, en montrant comment chaque étape est connectée.
   • En cliquant sur une étape du tableau, les détails s’affichent à droite, ce qui permet de mieux comprendre la fonction et les exigences de cette étape.
3. Examiner les détails de l’étape :
   • Les détails de chaque étape sont essentiels pour comprendre son rôle dans le flux de travail. Les principales sections sont les suivantes :
     • Nom et description : Permet de connaître l’objectif de l’étape.
     • Type d’étape : Indique la nature de l’étape (par exemple, formulaire, notification).
     • Assignee : Précise qui est responsable de l’action.
     • Détails : Contient des configurations spécifiques, y compris des instructions ou du contenu pertinent pour l’étape.

Examen détaillé des types d’étapes spécifiques

Il est essentiel de comprendre la nature des différents types d’étapes pour procéder à un examen approfondi. Les deux types les plus courants sont les suivants :

1. Formes :
   • Intégré à la collecte d’informations, il permet de s’assurer que les formulaires sont structurés de manière logique et que les questions sont claires.
   • Titre et introduction : Confirmer qu’ils communiquent efficacement l’objectif du formulaire.
   • Questions de forme : Vérifier la clarté, la pertinence et la capacité à recueillir les informations requises. S’assurer que les paramètres dynamiques des questions sont correctement utilisés pour adapter le formulaire à chaque cas.
2. Notifications :
   • Les notifications doivent être claires et exploitables.
   • Contenu du message : Évaluer la clarté, le ton et la pertinence du langage. Veiller à ce que le contenu du message corresponde à l’action prévue ou à la transmission de l’information.
3. Éléments communs aux différents types d’étapes :
   • Détails de l’assigné : Vérifier que l’affectation et les méthodes de communication sont appropriées (courriel, notification dans l’application).
   • Références de paramètres : Recherchez les doubles crochets (par exemple, {{ParameterName}}) qui indiquent un contenu dynamique. Vérifiez que ces références sont utilisées efficacement pour personnaliser et adapter le flux de travail aux données en temps réel.

Meilleures pratiques en matière d’examen du flux de travail

• Couverture et logique : Veiller à ce que le flux de travail couvre tous les scénarios prévus et progresse logiquement d’une étape à l’autre.
• Clarté et précision : Vérifiez que tous les textes, des questions de formulaire aux messages de notification, sont clairs, précis et adaptés au destinataire.

En suivant cette approche structurée, les réviseurs peuvent s’assurer que les flux de travail sont non seulement fonctionnels, mais aussi optimisés en termes d’efficacité, de clarté et d’engagement des utilisateurs. Cet examen détaillé permet d’identifier et de combler les lacunes ou d’apporter des améliorations, contribuant ainsi à un flux de travail plus efficace et rationalisé.