Apprenez à créer, modifier et gérer les actions de workflow. Découvrez les différents types d’actions disponibles.
Allez à Configuration du flux de travail
Nous pouvons gérer les actions de workflow à partir de la page de configuration du workflow. Rapidement, nous avons revu les bases.
Naviguez jusqu’à la configuration du flux de travail
Suivez les étapes de navigation pour accéder à la page de configuration du flux de travail.
- Sélectionnez le flux de travail spécifique que vous souhaitez configurer. Nous utiliserons le processus d’approbation de la commande d’une nouvelle voiture de société comme exemple.
Conseil : voir Comment ajouter un flux de travail pour ajouter un flux de travail à partir de modèles.
Où trouver les actions
Passez rapidement en revue l’endroit où se trouvent les actions de workflow sur la page de configuration du workflow.
Comme expliqué dans le document Workflow Basics 101, la page comporte trois sections.
- Tout d’abord, la section supérieure avec les paramètres de base du flux de travail.
- Deuxièmement, le panneau de gauche où nous pouvons faire défiler la visualisation du flux de travail.
- Troisièmement, le panneau de droite, où nous pouvons examiner et modifier le Type, les Détails et les Paramètres par étape du flux de travail.
Ajouter une action
Ajoutons une action de flux de travail via les boutons du panneau de gauche.
Trouver le bouton d’action
Commençons par la partie supérieure droite de la visualisation du flux de travail.
- Dans le panneau de gauche, faites défiler vers le haut à droite, jusqu’à ce que vous voyiez le grand bouton « + » →
- Si vous passez la souris sur le bouton « + », 4 nouvelles icônes apparaîtront : Branche, Action, Fusion et Fin.
- La deuxième icône en partant de la gauche, l’icône de la fusée, nous permet d’ajouter de nouvelles actions de workflow. Passons en revue le texte d’information.
- Le texte donne une brève liste des types d’action disponibles.
Ajouter une action
Ajoutons une action de flux de travail à partir du haut de la visualisation.
- Cliquez sur l’icône de la fusée pour ajouter une action.
Ajouter une action à partir de n’importe quel endroit du flux de travail
Dans la plupart des cas, le bouton « + » est également disponible plus bas dans le flux de travail.
Nous suivons la même méthode : survolez le « + » pour afficher les étapes du flux de travail disponibles.
- Cliquez à nouveau sur l’icône de la fusée pour ajouter une action.
- Votre nouvelle action a été ajoutée.
Déplacement et suppression d’actions
Nous pouvons déplacer l’action à un nouvel endroit dans le flux de travail. Supprimez les actions inutiles.
Si vous avez ajouté des actions en haut, vous pouvez facilement les relier plus bas dans le flux de travail, en créant un lien visuel dans la visualisation. Voyons comment cela fonctionne.
- Votre action a été déplacée vers le bas dans le flux de travail et a été liée à l’étape du flux de travail que vous avez sélectionnée.
- Supprimez une étape du flux de travail en cliquant sur l’icône Supprimer (corbeille) si elle n’est plus nécessaire.
Configurer le type d’action, les détails et les paramètres
Le panneau de droite permet d’accéder aux aspects de configuration d’une action de workflow.
Trois sections sont toujours disponibles : Type d’action, Détails et Paramètres.
Pour les communications, nous avons également la section supplémentaire Assignee.
- Il y a toujours 3 ou 4 sections dans le panneau de droite. Dans cet exemple : Type, Assignee, Details et Parameters.
En parcourant chaque section, vous serez en mesure de compléter les aspects de configuration de vos actions de workflow.
Cliquez sur n’importe quelle section dans le panneau de droite pour la visualiser et la modifier. - Cliquez sur « Type » pour revoir ses paramètres.
- Nous disposons d’un grand nombre d’options utiles via ce menu déroulant qui nous aideront à créer des flux de travail efficaces.
Restez à l’écoute, car nous passerons en revue tous les types d’actions disponibles à la fin de cette vidéo. - Cliquez sur « Cessionnaire » pour réviser.
La mention « Destinataire » ne s’affiche que si l’étape de l’action implique des communications internes ou externes. - Ici, vous pouvez choisir qui sera contacté à cette étape du flux de travail.
Vous avez un contrôle total sur les paramètres d’e-mail, de CC, de notification et de rappel, ainsi que sur les pièces jointes.
Découvrez comment utiliser la fonctionnalité Cessionnaire dans les vidéos plus détaillées sur l’utilisation des formulaires, de la notification et des approbations. - Cliquez sur « Détails » pour les consulter.
Dans cet exemple, nous consultons les « Détails » d’un formulaire.
Consultez la vidéo consacrée à la création de messages et de formulaires personnalisés. - La dernière section s’intitule « Paramètres ». Vous pourrez y rechercher et sélectionner les paramètres des phares disponibles dans votre flux de travail.
Dans la suite de la vidéo, nous verrons comment définir le type d’action. Nous vous expliquerons ensuite les différents types d’action possibles.
Réglage du type d’action
En accédant au panneau de droite, vous pouvez configurer ou modifier l’action.
Tout d’abord, nous allons choisir un type d’action.
Accéder au menu du type d’action
Suivez les étapes pour voir les options disponibles.
- Cliquez sur l’action pour revoir sa configuration dans le panneau de droite.
- Sélectionnez le champ Type pour définir le type d’action.
- Cliquez sur le champ Type d’action pour ouvrir le menu déroulant.
Ici, la valeur par défaut est « Demande d’informations (formulaire) ». - Dans le menu déroulant, vous pouvez choisir l’un des types d’action disponibles. Passons en revue ce qui est disponible !
Examen des types d’action
Des options puissantes : Choisissez parmi de nombreuses actions pour construire votre flux de travail.
- Les actions sont les éléments les plus courants de vos flux de travail.
Elles vous permettent d’agir de plusieurs façons : demander des informations internes et externes, envoyer des notifications, demander une approbation et interagir avec votre base de données Headlight. - Dans le menu déroulant Type, nous pouvons choisir notre action parmi les nombreuses options disponibles.
Voyons les types les plus courants que vous utiliserez dans Headlight !
Formulaires, notifications et approbations
Ce sont les types d’action que vous utiliserez le plus en tant que client Headlight.
Ils vous permettent d’envoyer et de recevoir des communications internes et externes automatisées.
- L’option Demande d’approbation/signature permet de demander l’approbation du propriétaire du processus.
Dans une prochaine vidéo, nous vous montrerons comment configurer l’option Demande d’approbation/signature de manière plus détaillée. - Avec Request info (formulaire), nous pouvons demander des informations en interne aux utilisateurs de Headlight, ainsi qu’en externe à des fournisseurs ou partenaires.
Dans une prochaine vidéo, nous vous montrerons comment configurer les formulaires plus en détail. - Avec Notify, nous envoyons des informations. Nous pouvons choisir si le cessionnaire doit confirmer.
Dans une prochaine vidéo, nous vous montrerons comment configurer Notify plus en détail.
Sous-flux et attente
Ils sont généralement mis en place par l’équipe Headlight lors de votre Onboarding.
Si vous décidez d’essayer de les ajouter vous-même, ils sont faciles à comprendre.
- Le sous-flux de travail permet d’intégrer des flux de travail distincts dans un processus global. Ceci est utile pour garder nos flux de travail organisés.
- L’option Attendre vous permet de suspendre le processus pendant un certain nombre de jours ou jusqu’à une date que vous avez récupérée plus tôt dans le flux de travail.
Interagir avec la base de données des phares
Les autres types d’action permettent au flux de travail d’interagir avec la base de données.
L’équipe Headlight vous aidera à les configurer lors de votre Onboarding.
Vous pouvez les modifier ou les ajouter vous-même à vos flux de travail.
Nous vous montrerons les paramètres de base et des exemples par type.
- Les opérations sur les phares vous permettent d’extraire, de stocker ou de mettre à jour des informations de la base de données. Choisissez parmi une vaste bibliothèque.
Sélectionnez « Fonctionnement des phares » pour voir à quoi cela ressemble. - Cliquez sur le champ « Select operation type » pour ouvrir la bibliothèque.
Headlight ouvre une fenêtre de dialogue avec une vaste bibliothèque.
Ces opérations vous permettent de rechercher des données, de stocker des données, de vérifier des conditions, de créer des fichiers, de modifier des données, etc.
- Utilisez la fonction de recherche pour trouver rapidement des opérations liées à votre sujet.
- Les opérations disponibles sont organisées par thème sur la gauche.
Parcourez les catégories pour trouver une opération pour votre flux de travail. - Vous pouvez trouver le titre et la description de chaque opération.
Cliquez sur l’une des cases pour afficher les détails de l’opération dans le panneau de droite. - Sur la droite, vous pouvez consulter le titre, la description et les paramètres de l’opération sélectionnée.
- Cliquez sur SELECTIONNER L’OPERATION pour confirmer et ajouter l’opération à votre flux de travail.
Cartographe
Avec Mapper, vous pouvez mapper des données avec un paramètre source vers une destination.
Ce paramètre est défini dans la section Détails.
Cette fenêtre de dialogue montre les paramètres de mappage de base disponibles.
Indiquez-nous votre scénario de flux de travail spécifique lors de l’Onboarding, ou contactez le support.
Le scénario
Script vous permet d’écrire et d’éditer un script Python, y compris les paramètres de Headlight.
- Vous pouvez créer un script Python et ajouter des paramètres Headlight.
Indiquez-nous votre scénario de workflow spécifique lors de l’Onboarding, ou contactez le support.
Évaluer
Evaluate vous permet d’intégrer une vérification de l’IA dans une étape du flux de travail, à n’importe quel endroit de votre processus.
- Vous pouvez sélectionner le modèle d’IA, les paramètres d’entrée, décrire le contrôle que vous souhaitez que l’IA effectue et sélectionner les résultats possibles.
- Utilisez le champ Description de la tâche pour donner des instructions ou un contexte à l’IA.
Il s’agit simplement d’un examen des paramètres de base.
Un cas d’utilisation serait de vérifier les devis des concessionnaires pour des couleurs spécifiques ou de vérifier s’ils correspondent à la configuration du conducteur.
Crochet
Avec Hook, vous pouvez demander à l’IA de Headlight de surveiller vos courriels.
Vous pouvez définir un événement déclencheur et définir des paramètres d’entrée et de sortie pour les messages.
Nous allons rapidement vous montrer les champs et les textes d’information disponibles.
Nous espérons que vous aurez une idée des possibilités en examinant les paramètres de base.
Parlez à l’équipe si vous n’avez pas encore d’intégrations AI ou e-mail.
✅ Fin de la version nettoyée.
