Leer hoe u Workflow Actions kunt maken, bewerken en beheren. Leer de verschillende beschikbare Action types.
Ga naar werkstroomconfiguratie
We kunnen Workflow Acties beheren vanaf de Workflow Configuratie pagina. Een kort overzicht van de basis.
Navigeer naar werkstroomconfiguratie
Volg de navigatiestappen om naar de pagina Workflowconfiguratie te gaan.
- Selecteer de specifieke workflow die je wilt configureren. Als voorbeeld gebruiken we het goedkeuringsproces voor nieuwe bedrijfsauto’s.
Tip: zie Hoe voeg ik een workflow toe om een workflow vanuit sjablonen toe te voegen.
Waar vind ik acties?
Bekijk snel waar u Workflow Acties kunt vinden op de Workflow Configuratie pagina.
Zoals uitgelegd in Workflow Basics 101 zijn er 3 secties op de pagina.
- Eerst de bovenste sectie met de basis Workflow instellingen.
- Ten tweede, het linkerpaneel waar we door de workflow visualisatie kunnen scrollen.
- Ten derde het rechterpaneel, waar we het Type, de Details en de Parameters per workflowstap kunnen bekijken en bewerken.
Een actie toevoegen
Laten we een Workflow Action toevoegen via de knoppen in het linkerpaneel.
De actieknop vinden
Laten we beginnen bij de rechterbovenhoek van de Workflow-visualisatie.
- Scroll in het linkerpaneel naar rechtsboven totdat je de grote “+”-knop ziet →
- Als we met de muis over de “+”-knop gaan, verschijnen er 4 nieuwe pictogrammen: Vertakking, Actie, Samenvoegen en Einde.
- Met het tweede pictogram van links, het raketpictogram, kunnen we nieuwe Workflow Actions toevoegen. Laten we de informatietekst bekijken.
- De tekst geeft een korte lijst van de beschikbare actietypen.
Een actie toevoegen
Laten we een Workflow Action toevoegen vanaf de bovenkant van de visualisatie.
- Klik op het raketpictogram om een actie toe te voegen.
Overal in de workflow een actie toevoegen
In de meeste gevallen is de knop “+” ook verderop in de workflow beschikbaar.
We volgen dezelfde methode: ga met de muis over de “+” om de beschikbare workflowstappen weer te geven.
- Klik nogmaals op het raketpictogram om een actie toe te voegen.
- Je nieuwe actie is toegevoegd.
Acties verplaatsen en verwijderen
We kunnen de actie verplaatsen naar een nieuwe plaats in de workflow. Onnodige acties verwijderen.
Als je bovenaan acties hebt toegevoegd, kun je ze eenvoudig verder in de workflow koppelen door een visuele link te maken in de visualisatie. We laten je zien hoe dat werkt.
- Uw actie is verplaatst naar beneden in de workflow en is gekoppeld aan de workflowstap die u hebt geselecteerd.
- Verwijder een workflowstap door op het pictogram Verwijderen (prullenbak) te klikken als deze niet langer nodig is.
Actietype, details en parameters configureren
Via het rechterpaneel hebben we toegang tot de configuratieaspecten van een Workflow Action.
Er zijn altijd drie secties beschikbaar: Action Type, Details en Parameters.
Voor communicatie hebben we ook de extra sectie Assignee.
- Er zijn altijd 3 tot 4 secties in het rechterpaneel. In dit voorbeeld: Type, Assignee, Details en Parameters.
Door elke sectie te doorlopen, kun je de configuratieaspecten voor je Workflow Actions voltooien.
Klik op een sectie in het rechterpaneel om deze te bekijken en te bewerken. - Klik op ‘Type’ om de instellingen te bekijken.
- We hebben veel nuttige opties beschikbaar via deze Drop Down die ons zullen helpen om impactvolle workflows op te bouwen.
Blijf kijken, want aan het einde van deze video zullen we alle beschikbare Actietypes bekijken. - Klik op ‘Geadresseerde’ om te bekijken.
‘Geadresseerde’ wordt alleen weergegeven als onze actiestap betrekking heeft op interne of externe communicatie. - Hier kunnen we kiezen met wie contact wordt opgenomen in deze stap van de workflow.
U hebt volledige controle over e-mail-, CC-, notificatie- en herinneringsinstellingen en bijlagen.
Bekijk in meer gedetailleerde video’s over het gebruik van Formulieren, Notificaties en Goedkeuringen hoe u de functie Toegewezen gebruikt . - Klik op ‘Details’ om deze te bekijken.
In dit voorbeeld bekijken we de ‘Details’ voor een formulier.
Bekijk de speciale video over het maken van aangepaste berichten en formulieren. - Parameters’ is de laatste sectie. Hier kun je zoeken en selecteren uit de beschikbare koplampparameters in je workflow.
In de rest van de video laten we zien hoe je het Actietype instelt. Daarna leggen we de mogelijke actietypes uit waaruit je kunt kiezen.
Actietype instellen
Via het rechterpaneel kunnen we de actie instellen of bewerken.
Eerst kiezen we een Actietype.
Het menu Actietype openen
Volg de stappen om de beschikbare opties te zien.
- Klik op de actie om de instellingen in het rechterpaneel te bekijken.
- Selecteer het veld Type om het type actie in te stellen.
- Klik op het veld Actietype om het vervolgkeuzemenu te openen.
Hier staat standaard “Info aanvragen (formulier)”. - Uit het Drop Down menu kunnen we een van de beschikbare Action types kiezen. Laten we eens kijken wat er beschikbaar is!
Actietypes bekijken
Krachtige opties: Kies uit vele acties om je workflow uit te bouwen.
- Acties zijn de meest voorkomende bouwsteen van je workflows.
Ze stellen je in staat om op meerdere manieren te handelen: interne en externe informatie opvragen, meldingen versturen, om goedkeuring vragen en interactie met je Headlight database. - Via het vervolgkeuzemenu Type kunnen we onze actie kiezen uit de vele beschikbare opties.
Laten we eens kijken naar de meest voorkomende types die je zult gebruiken in Headlight!
Formulieren, kennisgeving en goedkeuringen
Dit zijn de actietypes die u het meest zult gebruiken als Headlight-klant.
Hiermee kunt u geautomatiseerde interne en externe communicatie verzenden en ontvangen.
- Met Goedkeuring/ondertekening aanvragen kunnen we goedkeuring vragen aan de proceseigenaar.
In een volgende video laten we je zien hoe je Goedkeuring/ondertekening aanvragen in meer detail kunt configureren. - Met Request info (formulier) kunnen we zowel intern informatie opvragen bij Headlight gebruikers, als extern bij leveranciers of partners.
In een toekomstige video laten we je zien hoe je Forms in meer detail kunt configureren. - Met Notify versturen we informatie. We kunnen kiezen of de ontvanger moet bevestigen.
In een toekomstige video laten we je zien hoe je Notify in meer detail kunt configureren.
Subworkflows en wachten
Deze worden meestal voor je ingesteld door het Headlight team tijdens je Onboarding.
Als je besluit om te proberen ze zelf toe te voegen, zijn ze eenvoudig te begrijpen.
- Met Subworkflow kunnen we afzonderlijke workflows integreren in één groot proces. Dit is handig om onze workflows georganiseerd te houden.
- Met Wachten kun je het proces een bepaald aantal dagen vasthouden, of tot een datum die je eerder in de workflow hebt opgehaald.
Interactie met koplampdatabase
Met de overige Action Types kan de Workflow communiceren met de database.
Het Headlight team zal je helpen bij het configureren hiervan tijdens de Onboarding.
Ze zijn beschikbaar om te bewerken, of als je ze zelf wilt toevoegen aan je Workflows.
We tonen je basisinstellingen en voorbeelden per Type.
- Met Headlight Operations kun je informatie uit de database ophalen, opslaan of bijwerken. Kies uit een uitgebreide bibliotheek.
Selecteer “Koplampbediening” om te zien hoe dat eruitziet. - Klik op het veld “Select operation type” om de Bibliotheek te openen.
Headlight opent een dialoogvenster met een uitgebreide Bibliotheek.
Met deze bewerkingen kun je gegevens vinden, gegevens opslaan, gegevens controleren op voorwaarden, bestanden maken, gegevens wijzigen, enz.
- Gebruik de zoekfunctie om snel bewerkingen over uw onderwerp te vinden.
- De beschikbare bewerkingen zijn links per onderwerp georganiseerd.
Blader door de categorieën om een bewerking voor uw workflow te vinden. - Je vindt de titel en beschrijving per bewerking.
Klik op een van de vakjes om de details van de bewerking in het rechterpaneel weer te geven. - Aan de rechterkant kun je de titel, beschrijving en parameters voor de geselecteerde bewerking bekijken.
- Klik op OPERATIE SELECTEREN om te bevestigen en de bewerking aan je workflow toe te voegen.
Mapper
Met Mapper kun je gegevens met een bronparameter naar een bestemming mappen.
Dit wordt ingesteld via het gedeelte Details.
Dit dialoogvenster toont de beschikbare basisinstellingen voor mapping.
Laat ons je specifieke workflowscenario weten tijdens de Onboarding, of neem contact op met support.
Script
Met Script kun je een Python-script schrijven en bewerken, inclusief Headlight-parameters.
- Je kunt een Python-script maken en Headlight-parameters toevoegen.
Laat ons je specifieke workflowscenario weten tijdens de onboarding of neem contact op met support.
Evalueer
Met Evaluate kun je overal in je proces een AI-controle inbouwen in een workflowstap.
- Je kunt het AI-model en de invoerparameters selecteren, de controle beschrijven die je wilt dat de AI uitvoert en de mogelijke uitkomsten selecteren.
- Gebruik het veld Taakomschrijving om instructies of context voor de AI te geven.
Dit is slechts een overzicht van de basisinstellingen.
Een voorbeeld hiervan is het controleren van offertes van dealers voor specifieke kleuren of het controleren of deze overeenkomen met de configuratie van de driver.
Haak
Met Hook kun je de AI van Headlight je e-mails laten bewaken.
Je kunt een trigger-event definiëren en inkomende en uitgaande parameters voor berichten instellen.
We laten snel de beschikbare velden en informatieteksten zien.
We vertrouwen erop dat je een idee krijgt van de mogelijkheden door de basisinstellingen te bekijken.
Praat met het team als je nog geen AI- of e-mailintegraties hebt.
Einde van de opgeschoonde versie.
