Deel 2 van onze verzameling interactieve video’s laat zien hoe je leveranciersfacturen kunt beheren binnen de Headlight-applicatie.
De Headlight factuurmodule bespaart enorm veel tijd voor de vlootmanager in het goedkeuringsproces van facturen, evenals voor de boekhoudafdeling, via kant-en-klare invoerbestanden voor de Analytical Accounting.
Zie deel 1 als je een inleiding nodig hebt tot Factuurbeheer met Headlight, of bekijk het overzicht van alle gerelateerde artikelen.
Laat ons je vragen of gedachten weten via support@headlight.tech.
Facturen importeren in Headlight
In deze video laten we je zien hoe je facturen handmatig importeert. Natuurlijk ondersteunt Headlight het automatisch importeren van facturen – neem contact op met je Headlight contactpersoon voor meer informatie.
Koplamp | Een factuur toevoegen
Naast de gewone pagina Importeren onder Hulpbronnen, kun je facturen ook rechtstreeks toevoegen vanuit het facturenoverzicht.
Je kunt een bestand naar de factuurtabel slepen of Upload Structured Invoice (Gestructureerde factuur uploaden) selecteren om een Excel- of CSV-bestand te uploaden.
- Nadat je je lokale factuurbestand hebt geselecteerd, geef je aan van welke leverancier de factuur afkomstig is.
- Kies de juiste leverancier uit de vervolgkeuzelijst.
- Wanneer alles is ingesteld, klikt u op Uploaden.
De factuur wordt automatisch geüpload en verwerkt.
Je factuur is geüpload, geclassificeerd en gecontroleerd.
In een latere video duiken we in de details. Blijf kijken!
Validatie van facturen
Dit gedeelte laat zien hoe wagenparkbeheerders of andere belanghebbenden facturen kunnen bekijken en goedkeuren of afwijzen.
Koplamp | Factuurlijnen inspecteren
Vind je facturen in Inkoop > Facturen.
- Ga naar het facturenoverzicht en open een factuur om de gedetailleerde regels te bekijken.
- Elke factuurregel toont belangrijke details zoals Leverancier, Factuurnummer, Datum, Bedrag en Status.
- Klik op een factuurregel om deze uit te vouwen en de onderdelen te bekijken.
- Binnen elke regel zie je informatie zoals Voertuig, Chauffeur, Servicetype, Omschrijving en Totaalbedrag.
- Elke regel geeft ook classificatiegegevens weer, zoals kostenpostcategorie, grootboekrekening en kostenplaats.
Headlight voert verschillende geautomatiseerde controles uit om de gegevens te valideren. Zo wordt onder andere gecontroleerd of de juiste juridische entiteit wordt gefactureerd, of de factureringsperiode overeenkomt met het leasecontract en of het leasebedrag correct is.
Als er controles mislukken, geeft het systeem naast de regel de status “Mislukt” weer.
- Klik op het pictogram om de details van de mislukte controle te bekijken.
- In sommige gevallen kan een factuur een andere juridische entiteit vermelden dan de entiteit die in het Headlight-systeem is opgeslagen.
- Deze informatie helpt om afwijkingen te identificeren en indien nodig contact op te nemen met de leverancier.
- Als je verder onderzoek wilt doen, selecteer je “Factuurregels” om het specifieke voertuig en het gefactureerde item te bekijken.
- In het Voertuigoverzicht kunnen we controleren of het voertuig is gekoppeld aan de juiste rechtspersoon.
We kunnen ook de geschiedenis van gefactureerde bedragen voor dat voertuig bekijken op het tabblad Facturen.
In onze testscenario’s, als de omgeving slechts één factuur bevat, vinden we de bijbehorende bedragen en de overeenkomende periode die werd gefactureerd.
Gebruik de sorteeropties om factuurbedragen te ordenen op verschillende weergaven.
- Als er een incongruentie wordt gevonden, wordt de juridische entiteit van het voertuig rechtstreeks vanuit deze weergave bijgewerkt.
- Geef de datum van wijziging op bij het toepassen van updates.
- Een voertuig kan bijvoorbeeld op 10 februari 2025 zijn verplaatst naar een nieuwe rechtspersoon.
- Zodra de wijzigingen zijn aangebracht, keert u terug naar de factuur en start u de koplampcontroles opnieuw.
Controles houden altijd rekening met de eigenschappen van een voertuig in de periode dat de factuur werd opgesteld.
Als een factuur betrekking heeft op een voorbije periode, zullen toekomstige wijzigingen in de gegevens van de entiteit de resultaten niet met terugwerkende kracht beïnvloeden.
Wanneer alle gegevens en controles overeenstemmen, bevestigt Headlight dat de factuur geldig is.
Ziezo – alle controles geslaagd!
- Gebruik de zoek- en filterfuncties om specifieke facturen of kostensoorten te vinden.
- Klik op Kolommen om zichtbare gegevensvelden aan te passen.
- Als je het onbewerkte factuurbestand wilt bekijken, selecteer je Document openen in het contextmenu – de viewer wordt direct in Headlight geopend.
- Vergelijk digitale factuurregels met het originele document om de nauwkeurigheid te controleren.
Na validatie kun je de factuur goedkeuren of afwijzen in de workflow die in latere video’s wordt besproken.
Alle factuurgegevens worden automatisch bijgewerkt wanneer er wijzigingen worden aangebracht in de boekhouding of voertuiggegevens.
Koplamp | Facturen goedkeuren of afwijzen
Ga naar het tabblad Facturen onder Inkoop om de factuurgegevens te bekijken.
In de weergave Factuurdetails zie je velden zoals Factuur ID, Factuurdatum, Financiële gegevens en Factuurstatus. In het gedeelte Factuurbestanden worden de gestructureerde factuur, het uitgebreide Excel-bestand en de PDF-factuur weergegeven.
Voeg het bijbehorende PDF-bestand toe om de Bestandsstatus te voltooien. Zodra het bestand is geüpload, markeert het systeem de factuur als Gereed.
Als alle controles geslaagd zijn, kun je de factuur direct vanuit dit scherm goedkeuren of afwijzen. Goedkeuring is zelfs mogelijk als de controles mislukt zijn of als het bestand onvolledig is.
Na goedkeuring wordt de factuurstatus bijgewerkt naar Goedgekeurd, wat bevestigt dat de factuur klaar is voor verwerking door je collega’s.
Koplamp | Betwiste regels & Kredietnota’s
Als bepaalde factuurregels gemarkeerd moeten worden bij de leverancier, kun je ze markeren als betwist.
Selecteer in de weergave Factuurdetails de betreffende regel en klik op Markeren als betwist. De regel wordt vervolgens weergegeven in het gedeelte Geschillen van de factuur.
Wanneer creditnota’s later worden geüpload, worden gerelateerde creditregels automatisch gekoppeld aan de betwiste posten. Je kunt ook rechtstreeks vanuit een factuurregel een creditnota aanvragen.
Voor Headlight Flow gebruikers kan vanuit hetzelfde menu een workflow worden gestart om een creditnota aan te vragen. Bevestig de aanvraag en voeg notities toe, zoals details over onjuiste bedragen of ontbrekende gegevens.
Om het proces af te ronden, moet je ervoor zorgen dat er een actieve Headlight-workflow is met de creditnota-trigger.
Vervolg in Deel 3
