Deel 5 van onze verzameling interactieve video’s laat zien hoe je leveranciersfacturen kunt beheren binnen de Headlight-applicatie.
De Headlight factuurmodule bespaart enorm veel tijd voor de vlootmanager in het goedkeuringsproces van facturen, evenals voor de boekhoudafdeling, via kant-en-klare invoerbestanden voor de Analytical Accounting.
Zie deel 1 als je een inleiding nodig hebt tot Factuurbeheer met Headlight, of bekijk het overzicht van alle gerelateerde artikelen.
Laat ons je vragen of gedachten weten via info@headlight.tech.
Automatisering via workflows (vervolg)
Koplamp | Geconsolideerde factuur maken
Headlight kan automatisch geconsolideerde facturen genereren door alle niet-afgewezen facturen uit een bepaalde periode te combineren.
De stap Geconsolideerde factuur maken maakt deel uit van de geautomatiseerde workflow. Hiermee worden alle facturen binnen een gespecificeerde maandcompensatie, meestal de vorige maand, samengevoegd tot één geconsolideerd document.
Dit proces kan periodiek worden geactiveerd – bijvoorbeeld elke maand – om factuurbeheer automatisch te laten verlopen.
Zodra de workflow is aangemaakt, stuurt deze een e-mail naar de aangewezen contactpersoon voor boekhouding om te bevestigen dat de geconsolideerde factuur klaar is.
Koplamp | Geconsolideerde factuur maken – Stap-voor-stap handleiding
Doel:
Maak automatisch een geconsolideerde factuur door alle niet-afgewezen facturen binnen een gedefinieerde maandcompensatie samen te voegen.
1. Open de workflow
- Ga naar Inkoop > Facturen > Factuur.
- Kies de workflow “Geconsolideerde factuur maken stap”.
2. Bekijk de werking
- De actiestap is bedoeld om een geconsolideerde factuur te maken als onderdeel van het Headlight-operatieproces.
- Er wordt een nieuw document aangemaakt met de naam “Geconsolideerde factuur”.
3. Configureer de invoervelden
- Compensatie: definieer hoeveel maanden terug facturen moeten worden opgenomen.
- Standaardwaarde = 0 (huidige maand).
- Je kunt “1” invoeren om facturen van de vorige maand te consolideren.
- Alleen facturen die niet worden afgewezen, worden opgenomen.
4. Het proces uitvoeren
- De Headlight-bewerking voegt automatisch alle in aanmerking komende facturen samen in één bestand.
- Het systeem kan worden ingesteld met een periodieke trigger (bijvoorbeeld elke maand) om automatisch te worden uitgevoerd.
- Na voltooiing wordt een nieuw document opgeslagen onder de parameter
consolidated_invoice.
5. De melding verzenden
- Een stap “Kennisgeving geconsolideerde factuur verzenden” toevoegen.
- Hiermee wordt een e-mail gestuurd naar de opgegeven contactpersoon voor de boekhouding (bijvoorbeeld accounting@company.com).
- De e-mail bevestigt dat de geconsolideerde factuur is aangemaakt en gedeeld.
6. Terugkerende runs automatiseren
- Schakel geplande uitvoering in zodat dit proces maandelijks wordt herhaald zonder handmatige invoer.
- Gebruik een periodieke trigger om facturen op de automatische piloot te genereren en te versturen.
7. Optioneel maatwerk
- Pas de ontvangers, onderwerpregel of bestandsindeling van de bijlage aan in de instellingen voor de stap Melding.
- De workflow kan het geconsolideerde rapport ook doorgeven aan andere modules voor verdere verwerking of archivering.
Tip:
“Hadden we al gezegd dat we je factuurbeheer op de automatische piloot kunnen zetten?”
Inderdaad – met deze stappen geconfigureerd, zorgt Headlight automatisch voor factuurconsolidatie en levering.
Koplamp | Kredietnota Trigger
Wat is een kredietnota Trigger?
De Credit Note Trigger automatiseert de workflow voor het aanvragen van creditnota’s direct vanuit factuurregels.
Open in de workflowconfigurator Workflow samenstellen en maak een nieuw proces met de naam “Creditnota aanvragen” .
Voeg een automatische trigger toe en selecteer “Creditnota factuurregel” in de triggerbibliotheek.
Deze trigger start een workflow wanneer een gebruiker een creditnota aanvraagt voor een specifieke factuurregel.
Het geeft volledige details over de factuurregel, leverancier en aantekeningen van de aanvrager, zodat je goedkeuringen voor creditnota’s efficiënt kunt beheren.
Je kunt dan een melding toevoegen om de leverancier te informeren over de creditnota-aanvraag.
Bijvoorbeeld:
Onderwerp: Verzoek voor creditnota – {{company.company_name}}
Bericht:
Bij het controleren van factuur {{invoice.external_invoice_id}} is een afwijking gevonden.
We verzoeken om een creditnota voor {{supplier_invoice_line_id}}.
Motivatie: {{notes}}Met vriendelijke groet,
Fleet Team {{company.company_name}}
{{company.fleet_manager_email}}
Publiceer ten slotte de workflow.
Het kan nu worden gebruikt om automatisch verzoeken voor creditnota’s te versturen vanuit het scherm Factuurdetails.
Koplamp | Kredietnota trekker – Stap-voor-Stap Handleiding
Doel:
Het aanmaken en verzenden van creditnota-aanvragen direct vanuit factuurregels automatiseren met behulp van een automatische workflowtrigger.
1. Open de workflowconfigurator
- Ga naar Workflows > Workflow Configurator > Workflow samenstellen.
- Maak een nieuwe workflow met de naam “Kredietnota aanvragen”.
- Deze workflow verwerkt automatisch creditnota-aanvragen wanneer een gebruiker een probleem met een factuurregel markeert.
2. Een automatische trigger toevoegen
- Klik op “+ Trigger” en kies Type: Automatische trigger.
- Selecteer in de triggerbibliotheek “Factuurregel Kredietnota”.
- Deze trigger start de workflow wanneer een creditnota wordt aangevraagd voor een factuurregel.
Beschrijving (van UI):
“Start een workflow wanneer een gebruiker een creditnota aanvraagt voor een factuurregel.
Deze trigger levert informatie over de factuurregel en notities van de aanvrager,
waarmee je goedkeuringsprocessen voor creditnota’s kunt beheren.”
3. Details trigger configureren
- Selecteer de trigger Factuurregel Kredietnota.
- Bekijk de beschikbare workflowparameters, waaronder:
- Factuur: het referentiefactuurobject.
- Opmerkingen: opmerkingen of motivatie toegevoegd door de aanvrager.
- Supplier Invoice Line ID (factuurregel-ID): de regel waarvoor de creditnota wordt aangevraagd.
- Bedrijf: de rechtspersoon die het verzoek verstuurt.
4. Een meldingsbericht toevoegen
- Voeg na de trigger een stap toe om de leverancier te informeren over de creditnota-aanvraag.
- Configureer de stap Factuur afwijkende melding.
- Voorbeeldbericht (zoals te zien in de interface):
Betreft: Aanvraag kredietnota – {{bedrijf.bedrijfsnaam}}
Beste,
Bij het controleren van factuur {{invoice.external_invoice_id}} hebben we een onregelmatigheid gevonden.
We willen graag een creditnota aanvragen voor {{supplier_invoice_line_id}}.Motivatie: {{notes}}
Met vriendelijke groet,
Fleet Team {{company.company_name}}
{{company.fleet_manager_email}}
5. De workflow opslaan en publiceren
- Klik op Opslaan of druk op Ctrl + S om je workflowconfiguratie op te slaan.
- Selecteer na het opslaan Publiceren zodat de workflow beschikbaar wordt voor gebruikers.
- Na publicatie kunnen gebruikers deze workflow direct activeren vanuit het scherm Factuurdetails wanneer een creditnota nodig is.
6. Optioneel: Voeg een eindstap toe
- Voeg een laatste bevestiging of eindstap toe om de workflow als voltooid te markeren nadat de melding is verzonden.
- Dit zorgt voor een duidelijke afsluiting van de workflowrun.
Tip:
Eenmaal gepubliceerd kan de Credit Note Trigger direct worden gebruikt vanuit de factuurdetailsweergave.
Deze instelling zorgt ervoor dat leveranciers automatisch op de hoogte worden gesteld, wat tijd bespaart en de communicatie over creditnota’s standaardiseert.
Vervolg in Deel 6
