Deuxième partie de notre collection de vidéos interactives montrant comment vous pouvez gérer les factures des fournisseurs dans l’application Headlight.
Le module de facturation Headlight fait gagner un temps considérable au gestionnaire de flotte dans le processus d’approbation des factures, ainsi qu’au service de comptabilité, grâce à des fichiers d’entrée prêts à l’emploi pour la comptabilité analytique.
Consultez la partie 1 si vous avez besoin d’une introduction à la gestion des factures avec Headlight, ou consultez l’aperçu de tous les articles connexes.
Faites-nous part de vos questions ou de vos réflexions à l’adresse support@headlight.tech.
Importation de factures dans Headlight
Dans cette vidéo, nous vous montrons comment importer des factures manuellement. Bien entendu, Headlight prend en charge l’importation automatique des factures – contactez votre interlocuteur Headlight pour plus d’informations.
Phare | Ajout d’une facture
Outre la page d’importation habituelle sous Ressources, vous pouvez également ajouter des factures directement à partir de la vue d’ensemble des factures.
Vous pouvez glisser-déposer un fichier dans le tableau des factures ou sélectionner Télécharger une facture structurée pour télécharger un fichier Excel ou CSV.
- Après avoir sélectionné votre fichier de factures local, indiquez de quel fournisseur provient la facture.
- Choisissez le bon fournisseur dans la liste déroulante.
- Lorsque tout est prêt, cliquez sur Télécharger.
La facture sera automatiquement téléchargée et traitée.
Votre facture a été téléchargée, classée et vérifiée.
Dans une prochaine vidéo, nous entrerons dans les détails. Restez à l’écoute !
Validation des factures
Cette section montre comment les gestionnaires de flotte ou d’autres parties prenantes peuvent examiner les factures et les approuver ou les rejeter.
Phares | Inspecter les lignes de facturation
Retrouvez vos factures dans Procurement > Invoices.
- Accédez à la vue d’ensemble des factures et ouvrez une facture pour en visualiser les lignes détaillées.
- Chaque ligne de facture présente des détails clés tels que le fournisseur, le numéro de facture, la date, le montant et le statut.
- Cliquez sur n’importe quelle ligne de la facture pour la développer et en examiner les éléments.
- Sur chaque ligne, vous trouverez des informations telles que le véhicule, le conducteur, le type de service, la description et le montant total.
- Chaque ligne affiche également des données de classification telles que le type d’élément de coût, le compte du grand livre et le centre de coûts.
Headlight effectue plusieurs contrôles automatisés pour valider les données. Il s’agit notamment de confirmer que l’entité juridique correcte est facturée, que la période de facturation correspond au contrat de location et que le montant de la location est exact.
Si l’un des contrôles échoue, le système affiche un statut « Échec » à côté de la ligne.
- Cliquez sur l’icône pour consulter les détails du contrôle qui a échoué.
- Dans certains cas, une facture peut mentionner une entité juridique différente de celle enregistrée dans le système Headlight.
- Ces informations permettent d’identifier les divergences et de contacter le fournisseur si nécessaire.
- Pour aller plus loin, sélectionnez « Lignes de la facture » pour examiner le véhicule et l’article facturés.
- Dans l’aperçu du véhicule, nous pouvons vérifier que le véhicule est lié à la bonne entité juridique.
Nous pouvons également consulter l’historique des montants facturés pour ce véhicule dans l’onglet Factures.
Dans nos scénarios de test, si l’environnement ne contient qu’une seule facture, nous trouvons les montants correspondants et la période correspondante qui a été facturée.
Utilisez les options de tri pour organiser les montants des factures selon différentes vues.
- En cas de non-concordance, mettez à jour l’entité juridique du véhicule directement à partir de cette vue.
- Spécifiez la date de modification lors de l’application des mises à jour.
- Par exemple, un véhicule peut avoir été transféré à une nouvelle entité juridique le 10 février 2025.
- Une fois les modifications apportées, revenez à la facture et relancez les contrôles Headlight.
Les contrôles prennent toujours en compte les propriétés d’un véhicule à la période facturée.
Si une facture couvre une période passée, les modifications futures des données de l’entité n’affecteront pas rétroactivement les résultats.
Lorsque toutes les données et tous les contrôles sont alignés, Headlight confirme la validité de la facture.
Nous y voilà – tous les contrôles ont été effectués avec succès !
- Utilisez les outils de recherche et de filtrage pour localiser des factures ou des types de coûts spécifiques.
- Cliquez sur Colonnes pour ajuster les champs de données visibles.
- Pour consulter le fichier brut de la facture, sélectionnez Ouvrir le document dans le menu contextuel – la visionneuse s’ouvre directement dans Headlight.
- Comparez les lignes de la facture numérique avec le document original pour en vérifier l’exactitude.
Une fois validée, vous pouvez approuver ou rejeter la facture dans le flux de travail décrit dans les vidéos suivantes.
Toutes les données des factures sont automatiquement mises à jour lorsque des modifications sont apportées à la comptabilité ou aux registres des véhicules.
Approuver ou rejeter les factures
Accédez à l’onglet Factures sous Procurement pour consulter les détails de la facture.
Dans la vue Détails de la facture, vous trouverez des champs tels que l’ID de la facture, la date de la facture, les données financières et le statut de la facture. La section Fichiers de facture répertorie la facture structurée, le fichier Excel étendu et la facture PDF.
Ajoutez le fichier PDF correspondant pour compléter le statut du fichier. Une fois le fichier téléchargé, le système marque la facture comme étant complète.
Lorsque tous les contrôles sont réussis, vous pouvez approuver ou rejeter la facture directement à partir de cet écran. L’approbation est possible même si les contrôles ont échoué ou si le fichier est incomplet.
Après approbation, le statut de la facture passe à Approuvé, confirmant qu’elle est prête à être traitée par vos collègues.
Phare | Lignes litigieuses et notes de crédit
Si certaines lignes de facture doivent être signalées au fournisseur, vous pouvez les marquer comme contestées.
Dans la vue Détails de la facture, sélectionnez la ligne concernée et cliquez sur Marquer comme contesté. La ligne apparaît alors dans la section Litiges de la facture.
Lorsque les notes de crédit seront téléchargées ultérieurement, les lignes de crédit correspondantes seront automatiquement liées aux éléments contestés. Vous pouvez également demander une note de crédit directement à partir d’une ligne de facture.
Pour les utilisateurs de Headlight Flow, un flux de travail peut être lancé à partir du même menu pour demander une note de crédit. Confirmez la demande et ajoutez des notes, telles que des détails sur les montants incorrects ou les données manquantes.
Pour finaliser le processus, assurez-vous qu’il existe un flux de travail Headlight actif utilisant le déclencheur de note de crédit.
Suite de la Partie 3
