Diese Sammlung interaktiver Videos zeigt, wie Sie Lieferantenrechnungen in der Headlight-Anwendung verwalten können.
Das Headlight-Rechnungsmodul spart dem Fuhrparkleiter viel Zeit bei der Genehmigung von Rechnungen und der Buchhaltung durch vorgefertigte Eingabedateien für die analytische Buchhaltung.
- Weiter auf dieser Seite für eine Einführung und die Konfiguration von Buchhaltungsregeln
- Oder lesen Sie Teil 2 zum Importieren und Validieren von Rechnungen.
- Teil 3 für Erweiterte & Konsolidierte Rechnungen als Zeitsparer
- Teil 4 für automatisierte Arbeitsabläufe & automatische Erstellung von benutzerdefinierten Rechnungsdateien
- Teil 5, für automatisierte Arbeitsabläufe (Fortsetzung) speziell für die Erstellung von konsolidierten Rechnungen und Gutschriftsauslösern
- Und, Teil 6 für Rechnungsanalyse & Mitarbeiterkostenbericht
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Einführung
In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wo Sie das Rechnungsmodul finden, einschließlich Ihrer Rechnungen, Buchhaltungsregeln und Analysebildschirme. Als nächstes zeigen wir Ihnen, wo Sie die Einstellungen für die Rechnungsdaten finden.
Scheinwerfer | Rechnungsmodul
Sie finden Ihre Rechnungen in der Rubrik Beschaffung.
Gehen Sie zu Bestellungen und wählen Sie dann die Registerkarte Rechnungen.
Hier haben Sie Zugriff auf Buchhaltungsregeln, Rechnungen und Rechnungsanalyse.
Verwenden Sie diese Seiten, um die Buchhaltungslogik zu konfigurieren, Lieferantenrechnungen zu prüfen und Kosten zu analysieren.
Scheinwerfer | Rechnungsdaten Einstellungen
Ihre erweiterten Rechnungseinstellungen finden Sie unter Einstellungen.
Wählen Sie im Bereich Einstellungen die Option Daten- und Sicherheitseinstellungen.
Hier können Sie Einstellungen zur Datenverwaltung und Sicherheit vornehmen.
Blättern Sie unter Dateneinstellungen zu Rechnungsdateneinstellungen.
Aktivieren oder deaktivieren Sie Optionen wie Vorläufige steuerliche Absetzbarkeit einbeziehen, Vorläufige absetzbare Mehrwertsteuer einbeziehen und Letzten bekannten Treiber für Rechnungszeilen verwenden.
Mit diesen Optionen können Sie festlegen, wie Rechnungen bearbeitet werden.
Wenn diese Option aktiviert ist, enthalten die erweiterten Rechnungsdaten einen Hinweis auf die steuerliche Absetzbarkeit.
Rechnungszeilen können automatisch mit dem letzten bekannten Fahrer eines Fahrzeugs verbunden werden, wenn kein aktueller Fahrer gefunden wird.
Weitere Konfigurationsoptionen sind die Absetzbarkeit von Kosten, die erstattungsfähige Mehrwertsteuer und die Kostenstellenzuweisung im Falle von fahrerlosen Autos.
Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern.
Alles erledigt! Die erweiterten Rechnungseinstellungen sind nun konfiguriert.
Buchhaltungsregeln konfigurieren
In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie sicherstellen, dass die richtigen Kostenstellen und Hauptbuchkonten mit den einzelnen Kostenpositionen der Rechnung verknüpft werden.
Scheinwerfer | Buchhaltungszentren hinzufügen
Alle Ihre Buchhaltungszentren und die entsprechenden Regeln finden Sie unter Buchhaltungsregeln im Abschnitt Rechnungen.
Wie Sie sehen, wurden bereits einige Kostenstellen hinzugefügt. Wenn in Ihren HR-Daten Kostenstellendaten vorhanden sind, erscheinen sie automatisch in dieser Liste.
Um ein neues Zentrum hinzuzufügen, wählen Sie das Symbol Hinzufügen.
Im Dialogfenster wählen Sie die Art der hinzuzufügenden Stelle aus, z.B. Kostenstelle oder Hauptbuchkonto.
- Fügen wir ein Ledger-Konto hinzu.
- Geben Sie die Bezeichnung und den Wert für Ihr neues Ledger-Konto ein.
- Speichern, um das Ledger-Konto zu den verfügbaren Buchhaltungszentren hinzuzufügen.
Sie sehen nun Ihr neues Ledger-Konto unter den verfügbaren Zentren aufgelistet.
Scheinwerfer | Buchhaltungsregeln hinzufügen
Scheinwerfer | Buchhaltungsstellen hinzufügen & Buchhaltungsregeln erstellen
In Buchhaltungsregeln können Sie festlegen, wie die Kosten automatisch den richtigen Kostenstellen und Ledger-Konten zugeordnet werden.
Einige Kostenstellen werden möglicherweise bereits angezeigt, wenn Daten aus Ihrem HR-System verfügbar sind.
- Um ein neues Zentrum hinzuzufügen, wählen Sie das Symbol Hinzufügen.
- Sie können zwischen einer Kostenstelle oder einem Ledger-Konto wählen.
- Beginnen wir mit dem Hinzufügen eines Ledger-Kontos.
- Geben Sie die Beschriftung und den Wert ein und wählen Sie dann Speichern, um sie zu erstellen.
Ihr neues Ledger-Konto wird nun in der Liste angezeigt.
Erstellen von Kostenstellenregeln
Als nächstes erstellen wir Buchhaltungsregeln, um die Kostenklassifizierung zu automatisieren.
- Öffnen Sie die Registerkarte Regeln unter Buchhaltungsregeln und klicken Sie auf Regel hinzufügen.
- Wir beginnen damit, dass wir die Kosten für die Miete mit dem richtigen Hauptbuchkonto verknüpfen.
- Setzen Sie den Typ Kundenkategorie auf Ledger-Konto und den Regeltyp auf Klassifikator.
- Wählen Sie für den Bedingungstyp == (Gleich).
- Das bedeutet, dass die Regel nur gilt, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist.
- Wählen Sie für Match type die Kategorie Cost item
- Headlight ordnet die Kostenelemente von Lieferantenrechnungen automatisch in diese Kategorien ein und ermöglicht Ihnen die Auswahl aus einer vordefinierten Liste.
- Wählen Sie dann aus der Dropdown-Liste Wert die Option Miete.
Wir möchten, dass diese Regel nur gilt, wenn die Kostenkategorie Miete ist.
- Wählen Sie nun, welches Ledger-Konto verwendet werden soll, wenn diese Bedingung zutrifft
- Wählen Sie das Konto Mietbuch aus der Dropdown-Liste.
- Klicken Sie zum Bestätigen auf Speichern.
✅ Tipp: Sie können auch Kostenartikel als Abgleichstyp wählen, um die Kosten genauer zuzuordnen.
Die neue Regel erscheint nun in Ihrer Tabelle Buchhaltungsregeln.
Weitere Regeln hinzufügen
Als Nächstes fügen wir eine weitere Regel für das Konto Zinsbuch hinzu.
Auch hier gilt: Setzen:
- Typ der Kundenkategorie → Hauptbuchkonto
- Regeltyp → Klassifikator
- Bedingungsart → ==
- Spieltyp → Kostenpunktkategorie
- Wert → Interesse
- Wählen Sie das entsprechende Zinsbuchkonto als verknüpftes Konto.
- Klicken Sie auf Speichern.
Überprüfen Sie Ihre Regeln
Ihre Liste der Buchhaltungsregeln enthält jetzt:
- Postenart == Zinsen → Hauptbuchkonto 650040
- Postenkategorie == Miete → Hauptbuchkonto 611059
- Vererben von Mitarbeiter → Kostenstelle
✅ Fertig!
Im nächsten Video werden wir uns ansehen, wie diese Regeln automatisch in Ihrem Buchhaltungsprozess angewendet werden.
Bleiben Sie dran!
Fortgesetzt in Teil 2
