Cette collection de vidéos interactives montre comment vous pouvez gérer les factures des fournisseurs dans l’application Headlight.
Le module de facturation Headlight fait gagner un temps considérable au gestionnaire de flotte dans le processus d’approbation des factures, ainsi qu’au service de comptabilité, grâce à des fichiers d’entrée prêts à l’emploi pour la comptabilité analytique.
- Continuez sur cette page pour une introduction et la configuration des règles de comptabilité
- Ou bien, consultez la partie 2 pour l’importation et la validation des factures.
- Partie 3 pour les factures étendues et consolidées comme gain de temps
- Partie 4 pour les flux de travail automatisés et la création automatique de fichiers de factures personnalisés
- Partie 5, pour les flux de travail automatisés (suite) spécifiques à la création de factures consolidées et de déclencheurs de notes de crédit
- Et, partie 6 pour l’analyse des factures et le rapport sur les coûts des employés
Faites-nous part de vos questions ou de vos réflexions via info@headlight.tech
Introduction
Dans cette section, nous allons vous montrer où se trouve le module de facturation, y compris vos factures, vos règles comptables et vos écrans d’analyse. Ensuite, nous vous montrerons où trouver les paramètres des données de la facture.
Phare | Module de facturation
Retrouvez vos factures dans la section Achats.
Allez dans Commandes, puis sélectionnez l’onglet Factures.
Ici, vous pouvez accéder aux règles comptables, aux factures et à l’ analyse des factures.
Ces pages permettent de configurer la logique comptable, d’examiner les factures des fournisseurs et d’analyser les coûts.
Phare | Paramètres des données de facturation
Vous trouverez vos paramètres de facturation avancés dans la rubrique Paramètres.
Dans la section Paramètres, sélectionnez Paramètres de données et de sécurité.
Ici, vous pouvez configurer les préférences relatives à la gestion et à la sécurité des données.
Dans Paramètres des données, faites défiler jusqu’à Paramètres des données de facturation.
Activez ou désactivez des options telles que Inclure la déductibilité fiscale indicative, Inclure la TVA déductible indicative et Utiliser le dernier pilote connu pour les lignes de facture.
Ces options vous permettent de définir le mode de traitement des factures.
Si cette option est activée, les données étendues de la facture comprennent une indication de la déductibilité fiscale.
Les lignes de facturation peuvent se connecter automatiquement au dernier conducteur connu d’un véhicule lorsqu’aucun conducteur actuel n’est trouvé.
D’autres options de configuration incluent la déductibilité des coûts, la TVA récupérable et l’allocation des centres de coûts dans le cas des voitures sans conducteur.
N’oubliez pas d’enregistrer vos modifications.
C’est fait ! Les paramètres de la facture étendue sont maintenant configurés.
Configuration des règles de comptabilité
Dans cette section, nous allons vous montrer comment vous assurer que les bons centres de coûts et les bons comptes du grand livre seront liés à chaque ligne d’élément de coût de la facture.
Headlight | Ajouter des centres de comptabilité
Tous vos centres comptables et les règles correspondantes se trouvent dans Règles comptables sous la section Factures.
Comme vous pouvez le constater, certains centres de coûts ont déjà été ajoutés. Si des données relatives aux centres de coûts existent dans vos données RH, elles apparaîtront automatiquement dans cette liste.
Pour ajouter un nouveau centre, sélectionnez l’icône Ajouter.
Dans la boîte de dialogue, choisissez le type de centre à ajouter : centre de coûts ou compte de grand livre.
- Ajoutons un compte de grand livre.
- Saisissez l’intitulé et la valeur de votre nouveau compte de comptabilité.
- Sauvegardez pour ajouter le compte du grand livre aux centres comptables disponibles.
Vous verrez maintenant votre nouveau compte de grand livre listé parmi les centres disponibles.
Phare | Ajouter des règles comptables
Headlight | Ajouter des centres comptables et créer des règles comptables
Dans les règles comptables, vous pouvez définir la manière dont les coûts sont automatiquement affectés aux centres de coûts et aux comptes du grand livre appropriés.
Certains centres de coûts peuvent déjà apparaître si des données sont disponibles dans votre système RH.
- Pour ajouter un nouveau centre, sélectionnez l’icône Ajouter.
- Vous pouvez choisir entre un centre de coûts ou un compte de grand livre.
- Commençons par ajouter un compte de grand livre.
- Saisissez l’étiquette et la valeur, puis sélectionnez Enregistrer pour le créer.
Votre nouveau compte apparaît alors dans la liste.
Création de règles pour les centres de coûts
Ensuite, nous créerons des règles comptables pour automatiser la classification des coûts.
- Ouvrez l’onglet Règles sous Règles comptables et cliquez sur Ajouter une règle.
- Nous commencerons par rattacher les coûts liés aux loyers au compte comptable approprié.
- Définissez le type de catégorie de client comme étant le compte de grand livre et le type de règle comme étant le classificateur.
- Pour le type de condition, sélectionnez == (égal).
- Cela signifie que la règle ne s’applique que lorsqu’une condition spécifique est remplie.
- Pour le type de correspondance, sélectionnez le type d’élément de coût.
- Headlight classe automatiquement les éléments de coût des factures fournisseurs dans ces catégories, en vous permettant de choisir parmi une liste prédéfinie.
- Ensuite, dans la liste déroulante Valeur, sélectionnez Loyer.
Nous voulons que cette règle ne s’applique que lorsque la catégorie de coût est Location.
- Choisissez maintenant le compte du grand livre à utiliser lorsque cette condition s’applique
- Sélectionnez le compte du grand livre des loyers dans la liste déroulante.
- Cliquez sur Enregistrer pour confirmer.
✅ Astuce: Vous pouvez également choisir Cost item comme type de correspondance pour des allocations de coûts plus granulaires.
La nouvelle règle apparaîtra maintenant dans votre tableau Accounting Rules.
Ajouter d’autres règles
Ensuite, ajoutons une autre règle pour le compte du grand livre des intérêts.
Encore une fois, définissez :
- Type de catégorie de clients → Compte du grand livre
- Type de règle → Classificateur
- Type de condition → ==
- Type de correspondance → Catégorie d’élément de coût
- Valeur → Intérêt
- Sélectionnez le compte du grand livre des intérêts correspondant comme compte lié.
- Cliquez sur Enregistrer.
Révision de vos règles
Votre liste de règles comptables comprend maintenant
- Catégorie de poste == Intérêts → Compte du grand livre 650040
- Catégorie de poste == Loyer → Compte du grand livre 611059
- Héritage du salarié → Centre de coûts
Dans la prochaine vidéo, nous verrons comment ces règles s’appliquent automatiquement à votre processus comptable.
Restez à l’écoute!
Suite de la Partie 2
