Deze verzameling interactieve video’s laat zien hoe je leveranciersfacturen kunt beheren binnen de Headlight-applicatie.
De Headlight factuurmodule bespaart enorm veel tijd voor de vlootmanager in het goedkeuringsproces van facturen, evenals voor de boekhoudafdeling, via kant-en-klare invoerbestanden voor de Analytical Accounting.
- Ga verder op deze pagina voor een inleiding en het configureren van boekhoudregels
- Of bekijk deel 2 voor Facturen importeren en valideren
- Deel 3 voor Uitgebreide & Geconsolideerde facturen als tijdsbesparing
- Deel 4 voor geautomatiseerde workflows & automatisch maken van aangepaste factuurbestanden
- Deel 5, voor geautomatiseerde workflows (vervolg) specifiek voor het maken van geconsolideerde facturen en creditnota-triggers
- En deel 6 voor Factuuranalyse & Rapport Werknemerskosten
Laat ons je vragen of gedachten weten via info@headlight.tech
Inleiding
In dit gedeelte laten we je zien waar je de factuurmodule kunt vinden, inclusief je facturen, boekhoudregels en analyseschermen. Vervolgens laten we zien waar je de instellingen voor factuurgegevens kunt vinden.
Koplamp | Factuurmodule
Zoek je facturen in het gedeelte Inkoop.
Ga naar Bestellingen en selecteer vervolgens het tabblad Facturen.
Hier heb je toegang tot Boekhoudregels, Facturen en Factuuranalyse.
Gebruik deze pagina’s om boekhoudlogica te configureren, facturen van leveranciers te bekijken en kosten te analyseren.
Koplamp | Instellingen factuurgegevens
Zoek je geavanceerde factuurinstellingen via Instellingen.
Selecteer Data & beveiligingsinstellingen in het gedeelte Instellingen.
Hier kun je voorkeuren configureren met betrekking tot gegevensbeheer en beveiliging.
Blader in Gegevensinstellingen naar Instellingen factuurgegevens.
Opties zoals Indicatieve fiscale aftrekbaarheid opnemen, Indicatieve aftrekbare btw opnemen en Laatst bekende chauffeur gebruiken voor factuurregels in- of uitschakelen.
Met deze opties kun je bepalen hoe facturen worden verwerkt.
Als deze optie is ingeschakeld, bevatten uitgebreide factuurgegevens indicatieve fiscale aftrekbaarheid.
Factuurregels kunnen automatisch verbinding maken met de laatst bekende bestuurder van een voertuig als er geen huidige bestuurder is gevonden.
Andere configuratieopties zijn aftrekbaarheid van kosten, terugvorderbare btw en kostenplaatsallocatie in het geval van bestuurderloze auto’s.
Vergeet niet je wijzigingen op te slaan.
Klaar! De uitgebreide factuurinstellingen zijn nu geconfigureerd.
Boekhoudregels configureren
In dit gedeelte laten we je zien hoe je ervoor kunt zorgen dat de juiste kostenplaatsen en grootboekrekeningen worden gekoppeld aan elke factuurregel.
Koplamp | Boekhoudcentra toevoegen
Al je boekhoudcentra en de bijbehorende regels kun je vinden in Boekhoudregels onder het gedeelte Facturen.
Zoals je kunt zien, zijn sommige kostenplaatsen al toegevoegd. Als er kostenplaatsgegevens bestaan in je HR-gegevens, verschijnen ze automatisch in deze lijst.
Selecteer het pictogram Toevoegen om een nieuw centrum toe te voegen.
Kies in het dialoogvenster het type center dat u wilt toevoegen. We kunnen kiezen tussen Kostencentrum of Grootboekrekening.
- Laten we een grootboekrekening toevoegen.
- Voer het Label en de Waarde in voor je nieuwe grootboekrekening.
- Opslaan om de grootboekrekening toe te voegen aan de beschikbare boekhoudcentra.
Je ziet nu je nieuwe grootboekrekening tussen de beschikbare centra staan.
Koplamp | Boekhoudregels toevoegen
Koplamp | Boekhoudcentra toevoegen en boekhoudregels maken
In Boekhoudregels kun je instellen hoe kosten automatisch worden toegewezen aan de juiste kostenplaatsen en grootboekrekeningen.
Sommige kostenplaatsen kunnen al worden weergegeven als er gegevens beschikbaar zijn uit je HR-systeem.
- Selecteer het pictogram Toevoegen om een nieuw centrum toe te voegen.
- Je kunt kiezen tussen een kostenplaats of een grootboekrekening.
- Laten we beginnen met het toevoegen van een grootboekrekening.
- Voer het Label en de Waarde in en selecteer Opslaan om het te maken.
Je nieuwe grootboekrekening verschijnt nu in de lijst.
Regels voor kostenplaatsen maken
Vervolgens maken we boekhoudregels om kostenclassificatie te automatiseren.
- Open het tabblad Regels onder Boekhoudregels en klik op Regel toevoegen.
- We beginnen met het koppelen van kosten met betrekking tot Huur aan de juiste grootboekrekening.
- Stel het categorietype Klant in op Grootboekrekening en het regeltype op Classificeerder.
- Kies voor het type Voorwaarde == (Gelijk).
- Dit betekent dat de regel alleen van toepassing is als aan een specifieke voorwaarde wordt voldaan.
- Selecteer voor Overeenkomend type de categorie Kostenitem
- Headlight classificeert kostenelementen op leveranciersfacturen automatisch in deze categorieën, zodat je kunt kiezen uit een vooraf gedefinieerde lijst.
- Selecteer vervolgens Huur in de vervolgkeuzelijst Waarde.
We willen deze regel alleen toepassen als de kostencategorie Huur is.
- Kies nu welke grootboekrekening moet worden gebruikt wanneer deze voorwaarde van toepassing is
- Selecteer de grootboekrekening Huur uit de vervolgkeuzelijst.
- Klik op Opslaan om te bevestigen.
Tip: Je kunt ook Kostenitem kiezen als het overeenkomsttype voor meer verfijnde kostentoewijzingen.
De nieuwe regel verschijnt nu in de tabel Boekhoudregels.
Meer regels toevoegen
Laten we vervolgens nog een regel toevoegen voor de Rente-grootboekrekening.
Opnieuw instellen:
- Type klantcategorie → Grootboekrekening
- Type regel → Classificator
- Voorwaarde type → ==
- Type overeenkomst → Categorie kostenpost
- Waarde → Rente
- Selecteer de overeenkomende Rente grootboekrekening als gekoppelde rekening.
- Klik op Opslaan.
Je regels herzien
Je lijst met boekhoudregels bevat nu:
- Postcategorie == Rente → Grootboekrekening 650040
- Postcategorie == Huur → Grootboekrekening 611059
- Erven van werknemer → Kostenplaats
✅ Klaar!
In de volgende video bekijken we hoe deze regels automatisch worden toegepast in je boekhoudproces.
Blijf kijken!
Vervolg in Deel 2
