Teil 3 unserer Sammlung interaktiver Videos, die Ihnen zeigen, wie Sie Lieferantenrechnungen in der Headlight-Anwendung verwalten können.
Das Headlight-Rechnungsmodul spart dem Fuhrparkleiter viel Zeit bei der Genehmigung von Rechnungen und der Buchhaltung durch vorgefertigte Eingabedateien für die analytische Buchhaltung.
Lesen Sie Teil 1, wenn Sie eine Einführung in das Rechnungsmanagement mit Headlight benötigen, oder sehen Sie sich die Übersicht aller verwandten Artikel an.
Lassen Sie uns Ihre Fragen oder Gedanken über support@headlight.tech wissen.
Erweiterte & konsolidierte Rechnungen
In diesem Abschnitt gehen wir auf die Verarbeitung von Rechnungsdateien ein und zeigen Ihnen, wie die „erweiterten“ Rechnungen Ihrem Buchhaltungsteam viele Stunden Zeit sparen!
Erweiterte Rechnungen
Im Abschnitt „Rechnungsdateien“ können wir die von Headlight generierte Datei herunterladen.
Was wir erwarten:
- eine Rechnungszeile für jeden Kostenpunkt
- Kostenstelleninformationen verknüpft
- Informationen zum Hauptbuchkonto verknüpft
- Informationen über erstattungsfähige Mehrwertsteuer
Öffnen Sie die erweiterte Rechnung als Exceldatei
Wir können den Scheinwerfer sehen:
- die Kostenarten in der Rechnung klassifiziert 🧾.
- die Kostenstelle des Mitarbeiters zugeordnet (Buchhaltungsregel: erben von Link) 🧑🏻💼
- das richtige Hauptbuchkonto zugewiesen (Buchhaltungsregel) 📔.
- Informationen zur Mehrwertsteuer hinzugefügt 🏛️
Sie haben ein einheitliches Standard-Rechnungslayout angewendet, das für alle in Headlight verarbeiteten Rechnungen gleich ist.
Diese Datei kann von der Buchhaltung verwendet werden, um die Rechnung für die analytische Buchhaltung zu bearbeiten.
Sie benötigen jedoch möglicherweise eine anders formatierte Datei, um sie direkt für die Bearbeitung verwenden zu können.
Gute Nachrichten! Wir können diese Datei über Headlight Workflows weiter bearbeiten, um sicherzustellen, dass sie genau das ist, was sie brauchen.😎
Mehr dazu im nächsten Abschnitt!
Scheinwerfer | Konsolidierte Rechnungen
Rufen Sie die Übersicht Rechnungen auf, um alle Rechnungen zu überprüfen.
Headlight verarbeitet jede Lieferantenrechnung, trotz unterschiedlicher Formate für jeden Lieferanten, zu einheitlichen erweiterten Rechnungen.
Deshalb können wir zum Beispiel für einen bestimmten Zeitraum diese Rechnungen in einer einzigen Rechnungsdatei konsolidieren: einer konsolidierten Rechnung.
- Dazu wählen Sie die verschiedenen Rechnungen über die Kontrollkästchen aus.
- Jetzt können wir eine einzige Rechnungsdatei für unser Buchhaltungsteam erstellen. Wir müssen nicht mehr jede Rechnung manuell bearbeiten – stellen Sie sich die Zeitersparnis vor!
- Wir können auch das Kontrollkästchen „Workflow-Ereignis starten“ aktivieren. Mehr dazu im nächsten Abschnitt! Bleiben Sie dran für die Rechnungsstellung auf Autopilot.
Sobald Sie dies bestätigen, wird die konsolidierte Rechnung heruntergeladen. Alles in ein paar Schritten erledigt.
Fortgesetzt in Teil 4
