Troisième partie de notre collection de vidéos interactives montrant comment vous pouvez gérer les factures des fournisseurs dans l’application Headlight.
Le module de facturation Headlight fait gagner un temps considérable au gestionnaire de flotte dans le processus d’approbation des factures, ainsi qu’au service de comptabilité, grâce à des fichiers d’entrée prêts à l’emploi pour la comptabilité analytique.
Consultez la partie 1 si vous avez besoin d’une introduction à la gestion des factures avec Headlight, ou consultez l’aperçu de tous les articles connexes.
Faites-nous part de vos questions ou de vos réflexions à l’adresse support@headlight.tech.
Factures étendues et consolidées
Dans cette section, nous nous pencherons sur le traitement des fichiers de factures et sur la façon dont les factures « étendues » feront gagner des heures et des heures à votre équipe comptable !
Factures étendues
Dans la section « Fichiers de factures », vous pouvez télécharger le fichier généré par Headlight.
Ce que nous attendons :
- une ligne de facturation pour chaque élément de coût
- informations sur les centres de coûts liés
- informations sur le compte du grand livre liées
- Informations sur la TVA récupérable
Ouvrez la facture étendue sous forme de fichier Excel
Nous pouvons voir ce phare :
- classer les éléments de coût dans la facture 🧾
- a attribué le centre de coûts de l’employé (règle comptable : hériter du lien) 🧑🏻💼
- attribuer le bon compte du grand livre (règle comptable) 📔
- ajout d’informations sur la TVA 🏛️
Application d’une présentation de facture uniforme par défaut, identique pour toutes les factures traitées dans Headlight.
Ce fichier peut être utilisé par l’équipe de la comptabilité pour traiter la facture pour la comptabilité analytique.
Cependant, ils peuvent avoir besoin d’un fichier formaté différemment pour pouvoir l’utiliser directement pour le traitement.
Bonne nouvelle ! Nous pouvons post-traiter ce fichier via les flux de travail Headlight pour nous assurer qu’il correspond exactement à ce dont ils ont besoin.😎
Vous en saurez plus à ce sujet dans la prochaine section !
Factures consolidées de Headlight
Accédez à la vue d’ensemble des factures pour passer en revue toutes les factures.
Headlight traite chaque facture de fournisseur, malgré des formats différents pour chaque fournisseur, pour en faire des factures Extended uniformes.
C’est pourquoi nous pouvons, par exemple pour une période donnée, consolider ces factures en un seul fichier de factures : une facture consolidée.
- Pour ce faire, sélectionnez les différentes factures à l’aide des cases à cocher.
- Désormais, nous pouvons créer un seul fichier de factures pour notre équipe comptable. Fini le traitement manuel de chaque facture, imaginez le gain de temps !
- Nous pouvons également cocher la case « lancer un événement de flux de travail ». Plus d’informations à ce sujet dans la prochaine section ! Restez à l’écoute pour la facturation en mode automatique.
Dès que vous confirmez, la facture consolidée est téléchargée. Le tout en quelques étapes.
Suite de la Partie 4
