Deel 3 van onze verzameling interactieve video’s laat zien hoe je leveranciersfacturen kunt beheren binnen de Headlight-applicatie.
De Headlight factuurmodule bespaart enorm veel tijd voor de vlootmanager in het goedkeuringsproces van facturen, evenals voor de boekhoudafdeling, via kant-en-klare invoerbestanden voor de Analytical Accounting.
Zie deel 1 als je een inleiding nodig hebt tot Factuurbeheer met Headlight, of bekijk het overzicht van alle gerelateerde artikelen.
Laat ons je vragen of gedachten weten via support@headlight.tech.
Uitgebreide & geconsolideerde facturen
In dit gedeelte gaan we dieper in op het verwerken van factuurbestanden en hoe de “uitgebreide” facturen je boekhoudteam uren en uren tijd zullen besparen!
Uitgebreide facturen
In het gedeelte “Factuurbestanden” kunnen we het door Headlight gegenereerde bestand downloaden.
Wat we verwachten:
- een factuurregel voor elke kostenpost
- gekoppelde kostenplaatsinformatie
- gekoppelde informatie over de grootboekrekening
- Informatie over terugvorderbare btw
Open de uitgebreide factuur als excel-bestand
We kunnen die koplamp zien:
- de kostenelementen op de factuur geclassificeerd 🧾
- de kostenplaats van de werknemer toegewezen (boekhoudregel: erft van link) 🧑🏻💼
- de juiste grootboekrekening toegewezen (boekhoudregel) 📔
- BTW-informatie toegevoegd 🏛️
Een standaard, uniforme factuurlay-out toegepast, gelijk voor alle facturen die in Headlight worden verwerkt.
Dit bestand kan door het boekhoudteam worden gebruikt om de factuur te verwerken voor de analytische boekhouding.
Het kan echter zijn dat ze een bestand nodig hebben dat anders is geformatteerd om het direct voor verwerking te kunnen gebruiken.
Goed nieuws! We kunnen dit bestand verder nabewerken via Headlight Workflows om ervoor te zorgen dat het precies is wat ze nodig hebben.😎
Meer daarover in de volgende sectie!
Geconsolideerde facturen
Ga naar het facturenoverzicht om alle facturen te bekijken.
Headlight verwerkt elke leveranciersfactuur, ondanks verschillende formaten voor elke leverancier, tot uniforme Extended facturen.
Daarom kunnen we, bijvoorbeeld voor een bepaalde periode, deze facturen consolideren in één enkel factuurbestand: een geconsolideerde factuur.
- Selecteer daarvoor de verschillende facturen via de selectievakjes.
- Nu kunnen we één enkel factuurbestand maken voor ons boekhoudteam. Gedaan met het handmatig verwerken van elke factuur – stel je de tijdsbesparing eens voor!
- We kunnen ook het selectievakje “workflow-evenement starten” inschakelen. Daarover meer in de volgende sectie! Blijf op de hoogte voor facturatie op de automatische piloot.
Zodra je hebt bevestigd, wordt de geconsolideerde factuur gedownload. Alles in een paar stappen.
Vervolg in Deel 4
