Rechnungsverwaltung mit Headlight – Teil 4

Teil 4 unserer Sammlung interaktiver Videos, die Ihnen zeigen, wie Sie Lieferantenrechnungen in der Headlight-Anwendung verwalten können.

Das Headlight-Rechnungsmodul spart dem Fuhrparkleiter viel Zeit bei der Genehmigung von Rechnungen und der Buchhaltung durch vorgefertigte Eingabedateien für die analytische Buchhaltung.

Lesen Sie Teil 1, wenn Sie eine Einführung in das Rechnungsmanagement mit Headlight benötigen, oder sehen Sie sich die Übersicht aller verwandten Artikel an.

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Automatisierung über Workflows

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Rechnungsverwaltung auf Autopilot stellen können, indem Sie automatische Auslöser, Generierungs-, Umwandlungs- und Benachrichtigungsschritte verwenden.

Scheinwerfer | Workflow Auslöser

Jeder Prozess in Headlight beginnt mit einem Auslöser: Workflow-Auslöser ermöglichen es Ihnen, Aktionen in der Rechnungsverwaltung zu automatisieren.

Sie können automatische Auslöser für Ereignisse wie die Erstellung, Genehmigung oder Konsolidierung einer Rechnung festlegen.

Jeder Auslöser ist direkt mit den Rechnungsdokumenten im System verbunden.

Auslöser ermöglichen es, Folgeschritte wie Genehmigungen, Zahlungen oder Benachrichtigungen zu automatisieren. Wenn beispielsweise eine konsolidierte Lieferantenrechnung erstellt wird, kann diese automatisch an das Buchhaltungsteam gesendet werden.

• Anhänge und Dokumentenverweise sind enthalten, so dass die Teams vollständige Informationen erhalten.
• Alle Einstellungen sind über No-Code-Optionen im Workflow-Editor konfigurierbar.
• Wählen Sie den Typ des Auslösers, den Sie verwenden möchten, und durchsuchen Sie die verfügbaren Optionen.
• Sie können auch suchen und Parameter einstellen, die Ihren Prozessanforderungen entsprechen.

Jeder Workflow-Schritt – das Senden einer Benachrichtigung, das Aktualisieren einer Datei oder das Starten eines Ereignisses – kann innerhalb derselben Schnittstelle definiert werden. Benachrichtigungen können benutzerdefinierten Text enthalten, wie z.B.:

„Sehr geehrte Kollegen der Buchhaltung,
anbei finden Sie die konsolidierte Rechnung {{konsolidierte_Lieferantenrechnung.document_label}}.
Mit freundlichen Grüßen,
Fuhrpark-Team.“

Einmal konfiguriert, laufen die Workflows jedes Mal automatisch ab, wenn die Auslösebedingung erfüllt ist. Dadurch entfallen manuelle Schritte und die Rechnungsverwaltung wird schneller und konsistenter.

Scheinwerfer | Benutzerdefinierte Rechnungsdateien erstellen

Der Workflow Automatisierte Rechnungsverarbeitung wandelt hochgeladene Excel-Rechnungen in strukturierte Daten um. Er ergänzt fehlende Details, berechnet die MwSt.-Codes und erstellt Beschreibungen für jede Zeile. Die resultierende Datei wird dann automatisch per E-Mail an die Buchhaltungsabteilung gesendet.

Im Vergleich zum Standard-Workflow wurde in dieser Version ein Schritt zur benutzerdefinierten Dateitransformation hinzugefügt. Hier können vordefinierte Skripte in Python angewandt werden, um Dateien entsprechend den spezifischen Formatierungsanforderungen zu ändern.

Sobald die Umwandlung abgeschlossen ist, wird die benutzerdefinierte Datei gespeichert und über eine E-Mail-Benachrichtigung weitergegeben. Die Nachricht kann einen personalisierten Text für Kollegen enthalten, z. B. eine Notiz an das Team der Kreditorenbuchhaltung.

Diese Workflows können auch eine bedingte Logik enthalten, z. B. das Versenden von Ergebnissen an verschiedene Empfänger je nach Rechtssubjekt, was eine äußerst flexible Automatisierung ermöglicht.

Scheinwerfer | Benutzerdefinierte Rechnungsdateien erstellen – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Zweck:
Automatisieren Sie die Umwandlung von hochgeladenen Rechnungsdateien in strukturierte, formatierte Daten – bereit für Buchhaltungs- oder Analyse-Workflows.

1. Öffnen Sie den Workflow Automatisierte Rechnungsverarbeitung

• Navigieren Sie zu Beschaffung > Rechnungen > Rechnung.
• Wählen Sie den Workflow Automatisierte Rechnungsverarbeitung.
• Dieser Prozess verarbeitet Excel-Rechnungen und wandelt sie in strukturierte Daten um.

2. Verstehen Sie den Prozess

• Der Arbeitsablauf füllt fehlende Informationen auf, berechnet die MwSt.-Codes und erstellt automatisch Zeilenbeschreibungen.
• Nach Abschluss des Vorgangs sendet das System die bearbeitete Rechnung per E-Mail an das Buchhaltungsteam zur Dokumentation und Aufbewahrung.

3. Suchen Sie den Schritt Umwandlung benutzerdefinierter Dateien

• Dieser zusätzliche Schritt ermöglicht die Verwendung von benutzerdefinierten Python-Skripten zur Umwandlung der Excel-Dateien.
• Diese Skripte können vordefinierte Formatierungsregeln oder Berechnungen anwenden, um unternehmensspezifische Anforderungen zu erfüllen.
• Beispielfunktionen sind read_excel(), group_rows() und idd_vat_results() zur Verfeinerung der Daten.

4. Bearbeiten oder erweitern Sie die Transformationslogik

• Die Transformationslogik läuft über eine Python-Handler-Funktion, die sichere integrierte Bibliotheken wie z.B.:
  • pandas
  • requests
  • io
• Sie können die Ereignis-Nutzlast für den Zugriff verwenden:
  • upload_link → Ziel für die Ausgabedatei.
  • invoice_doc.external_link → Speicherort der Quelldatei.
• Das Skript wendet Transformationen an und lädt dann die endgültige Datei hoch:
  „`python
  write_to_excel(df, url)

5. Überprüfen Sie die Einrichtung der E-Mail-Benachrichtigung

• Der Schritt Benachrichtigung über die Rechnungsbearbeitung versendet automatisch eine E-Mail mit der verarbeiteten Datei.
• Der Empfänger (z.B. accounting@company.com) wird benachrichtigt, sobald das Dokument fertig ist.
• Beispielnachricht:

„Sehr geehrte Kreditorenabteilung von Firma.Firmenname,
Anbei finden Sie die bearbeitete Rechnung supplier_invoice.external_invoice_id von supplier_invoice.supplier_name.
Mit freundlichen Grüßen,
Flotten-Team Firma.Firmenname“

6. Benutzerdefinierte Kommunikation oder Logik hinzufügen

• Sie können eine persönliche Nachricht für Ihre Kollegen in die Benachrichtigungs-E-Mail einfügen.
• Erweitern Sie den Workflow mit zusätzlicher Automatisierungslogik, z.B.:
  • Versenden an verschiedene Empfänger pro juristischer Person.
  • Ein-Klick-Bestätigung für schnellere Genehmigungen.

7. Bestätigen Sie den Abschluss des Workflows

• Sobald die Dateiumwandlung und die Benachrichtigungsschritte abgeschlossen sind, kann das Buchhaltungsteam die bearbeitete Rechnung sofort importieren.
• Diese Automatisierung gewährleistet eine effiziente Dokumentation und macht manuelle Formatierungsarbeiten überflüssig.

Tipp:
Fügen Sie eine freundliche Nachricht für Ihre Kollegen hinzu – und denken Sie daran, dass Headlight-Workflows endlos mit benutzerdefinierter Logik erweitert werden können, um den Anforderungen Ihres Unternehmens zu entsprechen.

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Fortgesetzt in Teil 5