Factuurbeheer met Headlight – Deel 4

Deel 4 van onze verzameling interactieve video’s laat zien hoe je leveranciersfacturen kunt beheren binnen de Headlight-applicatie.

De Headlight factuurmodule bespaart enorm veel tijd voor de vlootmanager in het goedkeuringsproces van facturen, evenals voor de boekhoudafdeling, via kant-en-klare invoerbestanden voor de Analytical Accounting.

Zie deel 1 als je een inleiding nodig hebt tot Factuurbeheer met Headlight, of bekijk het overzicht van alle gerelateerde artikelen.

Laat ons je vragen of gedachten weten via support@headlight.tech.

Automatisering via workflows

In dit gedeelte laten we je zien hoe je factuurbeheer op de automatische piloot kunt zetten, met behulp van automatische triggers, generatie, transformatie en processtappen voor kennisgeving.

Koplamp | Workflow triggers

Elk proces in Headlight begint met een trigger. Met workflowtriggers kun je acties in factuurbeheer automatiseren.

Je kunt automatische triggers instellen voor gebeurtenissen zoals het aanmaken, goedkeuren of consolideren van een factuur.

Elke trigger is direct gekoppeld aan factuurdocumenten in het systeem.

Triggers maken het mogelijk om vervolgstappen zoals goedkeuringen, betalingen of meldingen te automatiseren. Wanneer er bijvoorbeeld een geconsolideerde leveranciersfactuur wordt aangemaakt, kan deze automatisch naar het boekhoudteam worden gestuurd.

• Bijlagen en verwijzingen naar documenten zijn inbegrepen, zodat teams volledige informatie ontvangen.
• Alle instellingen zijn configureerbaar via no-code opties in de workflow editor.
• Selecteer het type trigger dat je wilt gebruiken en blader door de beschikbare opties.
• U kunt ook parameters zoeken en instellen die voldoen aan uw procesbehoeften.

Elke workflowstap – een melding versturen, een bestand bijwerken of een gebeurtenis starten – kan binnen dezelfde interface worden gedefinieerd. Meldingen kunnen aangepaste tekst bevatten, zoals:

“Beste collega’s van de boekhouding,
bijgevoegd vindt u de geconsolideerde factuur {{consolidated_supplier_invoice.document_label}}.
Met vriendelijke groet,
Fleet team.”

Eenmaal geconfigureerd, worden workflows automatisch uitgevoerd telkens als aan de triggervoorwaarde wordt voldaan. Dit elimineert handmatige stappen en zorgt ervoor dat factuurbeheer sneller en consistenter verloopt.

Koplamp | Aangepaste factuurbestanden maken

De Automated Invoice Processing workflow zet geüploade Excel-facturen om in gestructureerde gegevens. Het vult ontbrekende gegevens aan, berekent btw-codes en genereert beschrijvingen voor elke regel. Het resulterende bestand wordt vervolgens automatisch naar de boekhoudafdeling gemaild.

Vergeleken met de standaard workflow, voegt deze versie een Custom File Transformation stap toe. Hier kunnen vooraf gedefinieerde scripts in Python worden toegepast om bestanden aan te passen aan specifieke opmaakbehoeften.

Zodra de transformatie is voltooid, wordt het aangepaste bestand opgeslagen en gedeeld via een e-mailbericht. Het bericht kan een persoonlijke tekst voor collega’s bevatten, zoals een notitie aan het Accounts Payable-team.

Deze workflows kunnen ook voorwaardelijke logica bevatten, bijvoorbeeld om resultaten naar verschillende ontvangers te sturen afhankelijk van de juridische entiteit.

Koplamp | Maak aangepaste factuurbestanden – Stap-voor-stap handleiding

Doel:
De transformatie van geüploade factuurbestanden naar gestructureerde, geformatteerde gegevens automatiseren – klaar voor boekhoudkundige of analytische workflows.

1. Open de workflow voor geautomatiseerde factuurverwerking

• Navigeer naar Inkoop > Facturen > Factuur.
• Selecteer de workflow Geautomatiseerde factuurverwerking.
• Dit proces verwerkt Excel-facturen en zet ze om in gestructureerde gegevens.

2. Het proces begrijpen

• De workflow vult ontbrekende informatie aan, berekent btw-codes en genereert automatisch regelbeschrijvingen.
• Na voltooiing e-mailt het systeem de verwerkte factuur naar het boekhoudteam voor documentatie en archivering.

3. Zoek de stap Aangepaste bestandstransformatie

• Deze extra stap maakt het mogelijk om aangepaste Python-scripts te gebruiken om de Excel-bestanden te transformeren.
• Deze scripts kunnen vooraf gedefinieerde opmaakregels of berekeningen toepassen om te voldoen aan bedrijfsspecifieke vereisten.
• Voorbeeldfuncties zijn read_excel(), group_rows() en idd_vat_results() voor het verfijnen van de gegevens.

4. De transformatielogica bewerken of uitbreiden

• De transformatielogica wordt uitgevoerd via een Python handlerfunctie die gebruik maakt van veilige ingebouwde bibliotheken zoals:
  • pandas
  • requests
  • io
• Je kunt de payload van de gebeurtenis gebruiken om toegang te krijgen:
  • upload_link → Bestemming voor het uitvoerbestand.
  • invoice_doc.external_link → Locatie bronbestand.
• Het script past transformaties toe en uploadt vervolgens het uiteindelijke bestand met:
  “python
  write_to_excel(df, url)

5. Controleer de instellingen voor e-mailmeldingen

• De stap Kennisgeving factuurverwerking e-mailt automatisch het verwerkte bestand.
• De ontvanger (bijv. accounting@company. com) ontvangt een bericht zodra het document klaar is.
• Voorbeeldbericht:

“Geachte Accounts Payable afdeling van company.company_name,
Bijgevoegd vindt u de verwerkte factuur supplier_invoice.external_invoice_id van supplier_invoice.supplier_name.
Met vriendelijke groet,
Fleet team company.company_name”

6. Aangepaste communicatie of logica toevoegen

• Je kunt een persoonlijk bericht voor collega’s opnemen in de meldingse-mail.
• Breid de workflow uit met extra automatiseringslogica, zoals:
  • Verzenden naar verschillende ontvangers per juridische entiteit.
  • Bevestiging met één klik mogelijk maken voor snellere goedkeuringen.

7. Voltooiing van de workflow bevestigen

• Zodra de bestandstransformatie en de meldingsstappen zijn voltooid, kan het boekhoudteam de verwerkte factuur onmiddellijk importeren.
• Deze automatisering zorgt voor efficiënte documentatie en elimineert handmatig opmaakwerk.

Tip:
Voeg een vriendelijk bericht toe voor collega’s – en onthoud dat Headlight workflows eindeloos kunnen worden uitgebreid met aangepaste logica om te voldoen aan de behoeften van jouw organisatie.

---

Vervolg in Deel 5