Rechnungsverwaltung mit Headlight – Teil 6

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Teil 6 unserer Sammlung interaktiver Videos, die Ihnen zeigen, wie Sie Lieferantenrechnungen in der Headlight-Anwendung verwalten können.

Das Headlight-Rechnungsmodul spart dem Fuhrparkleiter viel Zeit bei der Genehmigung von Rechnungen und der Buchhaltung durch vorgefertigte Eingabedateien für die analytische Buchhaltung.

Lesen Sie Teil 1, wenn Sie eine Einführung in das Rechnungsmanagement mit Headlight benötigen, oder sehen Sie sich die Übersicht aller verwandten Artikel an.

Lassen Sie uns Ihre Fragen oder Gedanken über info@headlight.tech wissen.

Rechnungsanalyse

Dieser Abschnitt zeigt die eingebauten Funktionen zur Analyse von Rechnungsbeträgen in Headlight nach verschiedenen Metriken.

Scheinwerfer | Rechnungsanalyse

Zweck:
Verschaffen Sie sich einen vollständigen visuellen Überblick über die Rechnungsdaten Ihres Unternehmens – mit der Möglichkeit, Lieferanten-, Mitarbeiter- und Kostenstelleninformationen in Echtzeit zu filtern, aufzuschlüsseln und zu analysieren.

1. Öffnen Sie das Modul Rechnungsanalyse

Gehen Sie zu Beschaffung > Rechnungen > Rechnungsanalyse.
In diesem Abschnitt finden Sie eine Übersicht über alle Lieferantenrechnungen, die Ihrem Unternehmen zugeordnet sind.
Headlight visualisiert wichtige Metriken, damit Sie schnell einen Einblick in Ihre Rechnungsaktivitäten erhalten.

2. Erkunden Sie Ihr analytisches Dashboard

Sehen Sie sich Diagramme und Grafiken mit einer Zusammenfassung an:
- Gesamtrechnungsbeträge (ohne MwSt.)
- Rechnungen pro juristische Person
- Kosten pro Kostenstelle, Kostenkategorie und Kostenbestandteil
- Rechnungen nach Zeitraum (2J, 1J, 6M, 3M, 1M)
Jedes Diagramm wird dynamisch aktualisiert, wenn Filter angewendet werden.
Klicken Sie auf Rechnungsanalyse, um detaillierte Grafiken zu öffnen, die Sie genauer untersuchen können.

3. Interpretieren Sie die Ansichten der Schlüsseldaten

Gesamtbetrag ohne MwSt. zeigt die Ausgaben Ihrer Organisation auf einen Blick.
Kosten pro Zentrum visualisiert die Verteilung auf Abteilungen oder Teams.
Die Kosten pro Posten schlüsseln die Ausgaben nach Kategorien auf, z. B. Miete, Zinsen oder Unterhalt.
Die Kosten pro Kategorie zeigen finanzielle Trends im Laufe der Zeit.
Jedes Diagramm bietet auswählbare Zeitbereiche für eine flexible Analyse.

4. Analysieren Sie nach Mitarbeiter oder Lieferant

Scrollen Sie nach unten, um eine detaillierte Zusammenfassung auf Mitarbeiterebene zu sehen:
- Jeder Mitarbeiter Gesamtrechnungsbetrag ohne MwSt.
- Die Anzahl der zugehörigen Rechnungszeilen
Klicken Sie auf einen Namen (z.B. Jane Doe), um die Details der Mitarbeiterrechnung zu öffnen:
- Mit dem Mitarbeiter verbundene Lieferanten
- Kostenkategorien und -positionen (z.B. Miete, Zinsen)
- Daten, Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer und Details zur Abrechnung

5. Erweiterte Filter anwenden

Verwenden Sie den Bereich Filter, um Ihre Daten einzugrenzen:
- Juristische Person
- Rechnungsdatum nach/vor
- Startdatum der Linie nach/vor
- Mitarbeiter (nach Name filtern)
Beispiel: Filtern Sie nach Jane Doe, um alle ihr zugewiesenen Rechnungen zu sehen.
Ergebnisse und Diagramme werden sofort angepasst, um nur die gefilterten Daten anzuzeigen.
Klicken Sie auf Filter zurücksetzen, um zum vollständigen Datensatz zurückzukehren.

6. Überprüfen Sie Summen und visuelle Einblicke

Sehen Sie aggregierte Summen, Rechnungszahlen und Trends direkt auf dem Dashboard.
Vergleichen Sie Daten nach Unternehmen, Mitarbeitern oder Lieferanten in Echtzeit.
Visualisieren Sie die Kostenverteilung und identifizieren Sie Ausreißer oder Anomalien schnell.

7. Daten exportieren (Vorschau für das nächste Video)

Alle auf dem Bildschirm angezeigten Erkenntnisse können in Excel exportiert werden.
Dies ermöglicht eine erweiterte Analyse, gemeinsame Nutzung oder benutzerdefinierte Berichte außerhalb von Headlight.
(Die vollständigen Exportschritte werden im folgenden Video behandelt).

Tipp:
„Alle Einblicke, die Sie brauchen – direkt an Ihren Fingerspitzen.“
Verwenden Sie Filter, Diagramme und Drilldowns zusammen, um Ausgabenmuster aufzudecken und das Rechnungsmanagement zu optimieren.

Scheinwerfer | Mitarbeiterkostenbericht

Zweck:
Generieren und exportieren Sie detaillierte Mitarbeiterkostenberichte im Excel-Format, die Ihnen einen klaren Einblick in die Kosten pro Mitarbeiter in Ihrer Flotte geben.

1. Öffnen Sie den Bereich Analytics

Gehen Sie zu Analytics > Flottenanalyse > Überwachung.
Öffnen Sie die Registerkarte Berichte oben auf der Seite.
Hier finden Sie eine Liste von Standard-Scheinwerferberichten, wie z.B.:
- TCO-Bericht (Gesamtbetriebskosten)
- Übersicht über den Vorfall
- Fiskalischer Bericht
- Änderungen Bericht
- und Mitarbeiterkostenbericht

2. Wählen Sie „Mitarbeiterkostenbericht“.

Wählen Sie Mitarbeiterkostenbericht aus der Liste der verfügbaren Analyseberichte.
Dieser Bericht bietet einen detaillierten Überblick über die Kosten pro Mitarbeiter in Ihrer Flotte.
Es kann Informationen wie Leasing, Energie und andere Kostenkomponenten pro Person enthalten.

3. Erstellen Sie einen neuen Bericht

Klicken Sie auf Bericht erstellen am oberen Rand des Bildschirms Berichte.
Es erscheint ein Dialog, in dem Sie den Berichtszeitraum festlegen können:
- Startdatum – zum Beispiel 28 Jan 2025
- Enddatum – zum Beispiel 28. Februar 2025 oder 31. März 2025
Wählen Sie den Bereich, den Sie analysieren möchten, und bestätigen Sie mit Bericht erstellen.

Tipp:

Sie können auch Workflow-Ereignisse oder Auslöser verknüpfen, um automatisch Folgeaktionen zu starten (z.B. Benachrichtigung von Abteilungen oder Speicherung von Berichten in gemeinsamen Ordnern).

4. Überprüfen Sie die erstellten Berichte

Sobald der Bericht erstellt ist, erscheint er in der Liste mit Details:
- Etikett: z.B. 2025-01-28_2025-02-28-mitarbeiter-kosten
- Beginn / Ende des Zeitraums
- Datum erstellt
- Status: exportiert oder ausstehend

5. Laden Sie den Bericht herunter

Klicken Sie nach der Erstellung auf Als Excel-Datei herunterladen.
Die exportierte Datei enthält alle relevanten Kostendaten pro Mitarbeiter – ideal für weitere Finanzanalysen.
Wenn der Status “ exportiert“ anzeigt, ist Ihr Bericht einsatzbereit.

6. Endgültige Bestätigung

Sobald Sie Ihre Berichte heruntergeladen haben, können Sie die Seite schließen oder zu Analytics zurückkehren, um weitere Berichte zu erstellen.
Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an das Headlight-Team unter support@headlight.tech.

Tipp:
Der Mitarbeiterkostenbericht hilft Ihnen, die Kosten pro Mitarbeiter effizient zu verfolgen und zu vergleichen – und das alles ist mit einem Klick exportierbar.

Sie haben nun alle Teile der Rechnungsverwaltung mit Headlight collection abgeschlossen. Sie sind nun in der Lage, mit Headlight die Kontrolle über Ihre Rechnungen zu übernehmen und von der enormen Zeitersparnis zu profitieren.