Sixième partie de notre collection de vidéos interactives montrant comment vous pouvez gérer les factures des fournisseurs dans l’application Headlight.
Le module de facturation Headlight fait gagner un temps considérable au gestionnaire de flotte dans le processus d’approbation des factures, ainsi qu’au service de comptabilité, grâce à des fichiers d’entrée prêts à l’emploi pour la comptabilité analytique.
Consultez la partie 1 si vous avez besoin d’une introduction à la gestion des factures avec Headlight, ou consultez l’aperçu de tous les articles connexes.
Faites-nous part de vos questions ou de vos réflexions à l’adresse info@headlight.tech.
Analyse des factures
Cette section présente les capacités intégrées d’analyse des montants facturés dans Headlight, en fonction de différents paramètres.
Analyse de la facture des phares
Objectif :
Obtenez un aperçu visuel complet des données de facturation de votre organisation – avec la possibilité de filtrer, d’approfondir et d’analyser les informations relatives aux fournisseurs, aux employés et aux centres de coûts en temps réel.
1. Accédez au module Analyse des factures
- Allez sur Procurement > Invoices > Invoice Analysis.
- Cette section fournit une vue d’ensemble de toutes les factures de fournisseurs attribuées à votre entreprise.
- Headlight visualise les indicateurs clés pour vous aider à obtenir rapidement des informations sur votre activité de facturation.
2. Explorez votre tableau de bord analytique
- Visualisez des tableaux et des graphiques résumant la situation :
- Total des montants facturés (hors TVA)
- Factures par entité légale
- Coûts par centre de coûts, catégorie de coûts et élément de coût
- Factures par période (2Y, 1Y, 6M, 3M, 1M)
- Chaque graphique est mis à jour dynamiquement au fur et à mesure de l’application des filtres.
- Cliquez sur Analyse de la facture pour ouvrir des visuels détaillés afin d’approfondir l’exploration.
3. Interprétez les vues des données clés
- Montant total hors TVA montre les dépenses de votre organisation en un coup d’œil.
- Les coûts par centre permettent de visualiser la répartition entre les départements ou les équipes.
- Les coûts par poste répartissent les dépenses par catégorie, comme le loyer, les intérêts ou l’entretien.
- Les coûts par catégorie révèlent les tendances financières au fil du temps.
- Chaque graphique offre des plages de temps sélectionnables pour une analyse flexible.
4. Analyser par employé ou par fournisseur
- Faites défiler vers le bas pour voir un résumé détaillé au niveau de l’employé:
- L’activité de chaque employé montant total facturé hors TVA
- Le nombre de lignes de factures liées
- Cliquez sur un nom (par exemple, Jane Doe) pour ouvrir la fenêtre Détails de la facture de l’employé:
- Fournisseurs liés à l’employé
- Catégories et postes de coûts (par exemple, loyer, intérêts)
- Dates, ventilation de la TVA et détails de la facturation
5. Appliquer des filtres avancés
- Utilisez le panneau Filtres pour restreindre vos données :
- Entité légale
- Date de la facture après/avant
- Date de début de ligne après/avant
- Employé (filtre par nom)
- Exemple : filtre sur l’inconnue pour voir toutes les factures qui lui sont attribuées.
- Les résultats et les graphiques s’ajustent instantanément pour n’afficher que les données filtrées.
- Cliquez sur Réinitialiser les filtres pour revenir à l’ensemble des données.
6. Examinez les totaux et les informations visuelles
- Consultez les totaux agrégés, le nombre de factures et les tendances directement sur le tableau de bord.
- Comparez les données par entité, employé ou fournisseur en temps réel.
- Visualisez la répartition des coûts et identifiez rapidement les valeurs aberrantes ou les anomalies.
7. Exporter les données (aperçu de la vidéo suivante)
- Toutes les informations affichées à l’écran peuvent être exportées vers Excel.
- Cela permet d’étendre l’analyse, le partage ou la création de rapports personnalisés en dehors de Headlight.
- (Les étapes complètes de l’exportation sont décrites dans la vidéo suivante).
Conseil :
« Toutes les informations dont vous avez besoin – à portée de main »
Utilisez des filtres, des graphiques et des analyses détaillées pour découvrir des schémas de dépenses et rationaliser la gestion des factures.
Rapport sur les coûts des employés
Objet :
Générez et exportez des rapports détaillés sur les coûts des employés au format Excel, afin d’obtenir des informations claires sur les coûts par employé au sein de votre flotte.
1. Accédez à la section Analytique
- Allez sur Analytics > Fleet Analysis > Monitoring.
- Ouvrez l’onglet Rapports en haut de la page.
- Vous y trouverez une liste des rapports par défaut de Headlight, tels que
- Rapport TCO (coût total de possession)
- Aperçu de l’incident
- Rapport sur la fiscalité
- Rapport sur les modifications
- et le rapport sur les coûts salariaux
2. Sélectionnez « Rapport sur les coûts des employés »
- Sélectionnez Rapport sur les coûts des employés dans la liste des rapports d’analyse disponibles.
- Ce rapport fournit un aperçu détaillé des coûts par employé dans votre flotte.
- Il peut inclure des informations telles que le loyer, l’énergie et d’autres éléments de coût par personne.
3. Créez un nouveau rapport
- Cliquez sur Créer un rapport en haut de l’écran Rapports.
- Une boîte de dialogue apparaît pour vous permettre de définir la période de déclaration :
- Date de début – par exemple, 28 janvier 2025
- Date de fin – par exemple, 28 février 2025 ou 31 mars 2025
- Sélectionnez la plage que vous souhaitez analyser et confirmez en cliquant sur Créer un rapport.
Conseil :
Vous pouvez également lier des événements ou des déclencheurs de flux de travail pour lancer automatiquement des actions de suivi (par exemple, notifier des départements ou stocker des rapports dans des dossiers partagés).
4. Examinez les rapports générés
- Une fois le rapport créé, il apparaît dans la liste avec des détails :
- Étiquette : par exemple, 2025-01-28_2025-02-28-employee-cost
- Début / fin de la période
- Date de création
- Statut : exporté ou en attente
5. Téléchargez le rapport
- Après la génération, cliquez sur Télécharger comme fichier Excel.
- Le fichier exporté comprend toutes les données relatives aux coûts par employé, ce qui est idéal pour une analyse financière plus poussée.
- Lorsque le statut indique » exporté« , votre rapport est prêt à être utilisé.
6. Confirmation finale
- Une fois que vous avez téléchargé vos rapports, vous pouvez fermer la page ou revenir à Analytics pour générer d’autres rapports.
- Si vous avez besoin d’aide, contactez l’équipe Headlight à l’adresse support@headlight.tech.
Conseil :
Le rapport sur les coûts des employés vous permet de suivre et de comparer efficacement les coûts par employé – et tout cela est exportable en un seul clic.
Vous avez maintenant terminé toutes les parties de la collection Gestion des factures avec Headlight. Vous êtes maintenant en mesure de prendre le contrôle de vos factures avec Headlight, et de commencer à profiter de l’énorme gain de temps.
Consultez la partie 1 si vous avez besoin d’une introduction à la gestion des factures avec Headlight, ou consultez l’aperçu de tous les articles connexes.
