Factuurbeheer met Headlight – Deel 6

Contents

Deel 6 van onze verzameling interactieve video’s laat zien hoe je leveranciersfacturen kunt beheren binnen de Headlight-applicatie.

De Headlight factuurmodule bespaart enorm veel tijd voor de vlootmanager in het goedkeuringsproces van facturen, evenals voor de boekhoudafdeling, via kant-en-klare invoerbestanden voor de Analytical Accounting.

Zie deel 1 als je een inleiding nodig hebt tot Factuurbeheer met Headlight, of bekijk het overzicht van alle gerelateerde artikelen.

Laat ons je vragen of gedachten weten via info@headlight.tech.

Factuuranalyse

Dit gedeelte toont de ingebouwde mogelijkheden om gefactureerde bedragen te analyseren in Headlight, aan de hand van verschillende statistieken.

Koplamp | Factuuranalyse

Doel:
Krijg een volledig visueel overzicht van de facturatiegegevens van je organisatie – met de mogelijkheid om te filteren, door te drillen en informatie over leveranciers, medewerkers en kostenplaatsen in realtime te analyseren.

1. Ga naar de module Factuuranalyse

Ga naar Inkoop > Facturen > Factuuranalyse.
Dit gedeelte geeft een overzicht van alle leveranciersfacturen die aan je bedrijf zijn toegewezen.
Headlight visualiseert belangrijke statistieken zodat je snel inzicht krijgt in je facturatieactiviteiten.

2. Verken uw analysedashboard

Bekijk grafieken en diagrammen die een samenvatting geven:
- Totaal gefactureerde bedragen (excl. btw)
- Facturen per juridische entiteit
- Kosten per kostenplaats, kostencategorie en kostenpost
- Facturen per tijdsperiode (2Y, 1Y, 6M, 3M, 1M)
Elke grafiek wordt dynamisch bijgewerkt wanneer filters worden toegepast.
Klik op Factuuranalyse om gedetailleerde visuals te openen voor diepgaander onderzoek.

3. Interpreteer de belangrijkste gegevensweergaven

Totaalbedrag excl. btw toont de uitgaven van je organisatie in één oogopslag.
Kosten per centrum visualiseert de verdeling over afdelingen of teams.
Kosten per item splitst uitgaven op per categorie, zoals Huur, Rente of Onderhoud.
De kosten per categorie laten financiële trends in de loop van de tijd zien.
Elke grafiek heeft selecteerbare tijdbereiken voor flexibele analyse.

4. Analyseren per werknemer of leverancier

Scroll naar beneden voor een gedetailleerd overzicht op werknemersniveau:
- Elke werknemer totaal gefactureerd bedrag excl. btw
- Het aantal gerelateerde factuurregels
Klik op een naam (bijv. Jane Doe) om de Details werknemerfactuur te openen:
- Leveranciers gekoppeld aan de werknemer
- Kostencategorieën en -posten (bijv. Huur, Rente)
- Data, uitsplitsing naar btw en laadgegevens

5. Geavanceerde filters toepassen

Gebruik het paneel Filters om je gegevens te verfijnen:
- Rechtspersoon
- Factuurdatum na/voor
- Startdatum lijn na/voor
- Werknemer (filter op naam)
Voorbeeld: filter op Jane Doe om alle facturen te zien die aan haar zijn toegewezen.
Resultaten en grafieken worden direct aangepast om alleen de gefilterde gegevens weer te geven.
Klik op Reset filters om terug te keren naar de volledige dataset.

6. Totalen en visuele inzichten bekijken

Bekijk geaggregeerde totalen, factuurtellingen en trends direct op het dashboard.
Vergelijk gegevens per entiteit, werknemer of leverancier in realtime.
Visualiseer de kostenverdeling en identificeer snel uitschieters of afwijkingen.

7. Gegevens exporteren (voorbeeld voor volgende video)

Alle inzichten die op het scherm worden weergegeven, kunnen worden geëxporteerd naar Excel.
Dit maakt uitgebreide analyse, delen of aangepaste rapportage buiten Headlight mogelijk.
(De volledige exportstappen worden behandeld in de volgende video).

Tip:
“Alle inzichten die je nodig hebt – binnen handbereik.”
Gebruik filters, grafieken en drill-downs om uitgavenpatronen bloot te leggen en factuurbeheer te stroomlijnen.

Koplamp | Werknemerskostenrapport

Doel:
Genereer en exporteer gedetailleerde rapporten over personeelskosten in Excel-formaat, zodat u een duidelijk inzicht krijgt in de kosten per werknemer binnen uw vloot.

1. Ga naar het gedeelte Analytics

Ga naar Analytics > Vlootanalyse > Monitoring.
Open het tabblad Rapporten boven aan de pagina.
Hier vind je een lijst met standaard Headlight-rapporten, zoals:
- TCO-rapport (totale eigendomskosten)
- Overzicht incidenten
- Fiscaal verslag
- Veranderingen Rapport
- en werknemerskostenrapport

2. Selecteer “Rapport personeelskosten”.

Kies Employee Cost Report in de lijst met beschikbare analyserapporten.
Dit rapport geeft een gedetailleerd overzicht van de kosten per werknemer in uw wagenpark.
Het kan informatie bevatten zoals huur, energie en andere kostencomponenten per persoon.

3. Maak een nieuw rapport

Klik op Rapport maken bovenaan het scherm Rapporten.
Er verschijnt een dialoogvenster waarin je de rapportageperiode kunt definiëren:
- Startdatum – bijvoorbeeld 28 jan 2025
- Einddatum – bijvoorbeeld 28 februari 2025 of 31 maart 2025
Selecteer het bereik dat u wilt analyseren en bevestig met Rapport maken.

Tip:

Je kunt ook workflowgebeurtenissen of triggers koppelen om automatisch vervolgacties te starten (bijvoorbeeld afdelingen op de hoogte brengen of rapporten opslaan in gedeelde mappen).

4. De gegenereerde rapporten bekijken

Zodra het rapport is aangemaakt, verschijnt het in de lijst met details:
- Label: bijv. 2025-01-28_2025-02-28-werknemer-kosten
- Begin en einde van de periode
- Datum aangemaakt
- Status: geëxporteerd of in behandeling

5. Het rapport downloaden

Klik na het genereren op Downloaden als Excel-bestand.
Het geëxporteerde bestand bevat alle relevante kostengegevens per werknemer – ideaal voor verdere financiële analyses.
Als de status geëxporteerd aangeeft, is je rapport klaar voor gebruik.

6. Definitieve bevestiging

Zodra je je rapporten hebt gedownload, kun je de pagina sluiten of terugkeren naar Analytics om extra rapporten te genereren.
Als je hulp nodig hebt, kun je contact opnemen met het Headlight-team op support@headlight.tech.

Tip:
Met het Employee Cost Report kun je de kosten per werknemer efficiënt bijhouden en vergelijken – en het is allemaal met één klik te exporteren.

Je hebt nu alle onderdelen van de Factuurbeheer met Headlight collectie voltooid. U kunt nu uw facturen beheren met Headlight en profiteren van de enorme tijdsbesparing.