Teil 5 unserer Sammlung interaktiver Videos, die Ihnen zeigen, wie Sie Lieferantenrechnungen in der Headlight-Anwendung verwalten können.
Das Headlight-Rechnungsmodul spart dem Fuhrparkleiter viel Zeit bei der Genehmigung von Rechnungen und der Buchhaltung durch vorgefertigte Eingabedateien für die analytische Buchhaltung.
Lesen Sie Teil 1, wenn Sie eine Einführung in das Rechnungsmanagement mit Headlight benötigen, oder sehen Sie sich die Übersicht aller verwandten Artikel an.
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Automatisierung über Workflows (Fortsetzung)
Scheinwerfer | Konsolidierte Rechnung erstellen
Headlight kann automatisch konsolidierte Rechnungen erstellen, indem es alle nicht abgelehnten Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum zusammenfasst.
Der Schritt Konsolidierte Rechnung erstellen ist Teil des automatisierten Arbeitsablaufs. Er fasst alle Rechnungen innerhalb eines bestimmten Monatsversatzes, in der Regel des Vormonats, in einem konsolidierten Dokument zusammen.
Dieser Prozess kann in regelmäßigen Abständen – zum Beispiel jeden Monat – ausgelöst werden, damit die Rechnungsverwaltung automatisch läuft.
Nach der Erstellung sendet der Workflow eine Benachrichtigung per E-Mail an den zuständigen Ansprechpartner in der Buchhaltung, um zu bestätigen, dass die konsolidierte Rechnung fertig ist.
Scheinwerfer | Konsolidierte Rechnung erstellen – Schritt-für-Schritt-Anleitung
Zweck:
Erstellen Sie automatisch eine konsolidierte Rechnung, indem Sie alle nicht abgelehnten Rechnungen innerhalb eines bestimmten Monatsversatzes zusammenfassen.
1. Öffnen Sie den Workflow
- Gehen Sie zu Beschaffung > Rechnungen > Rechnung.
- Wählen Sie den Workflow „Schritt Konsolidierte Rechnung erstellen“.
2. Überprüfen Sie die Operation
- Der Aktionsschritt dient dazu, eine konsolidierte Rechnung als Teil des Headlight-Prozesses zu erstellen.
- Es wird ein neues Dokument mit der Bezeichnung „Konsolidierte Rechnung“ erstellt .
3. Konfigurieren Sie die Eingabefelder
- Offset: Legen Sie fest, wie viele Monate zurück Rechnungen einbezogen werden sollen.
- Standardwert = 0 (aktueller Monat).
- Sie können „1“ eingeben, um Rechnungen aus dem Vormonat zu konsolidieren.
- Nur Rechnungen, die nicht abgelehnt wurden, werden berücksichtigt.
4. Führen Sie den Prozess aus
- Die Headlight-Operation verkettet automatisch alle in Frage kommenden Rechnungen in einer einzigen Datei.
- Das System kann mit einem periodischen Auslöser (z.B. jeden Monat) eingerichtet werden, um automatisch zu laufen.
- Sobald dies geschehen ist, wird ein neues Dokument unter dem Parameter
consolidated_invoice.
5. Senden Sie die Benachrichtigung
- Fügen Sie einen Schritt „Benachrichtigung über konsolidierte Rechnungen senden“ hinzu.
- Dies sendet eine E-Mail an den angegebenen Buchhaltungskontakt (z.B. accounting@company. com).
- Die E-Mail bestätigt, dass die konsolidierte Rechnung erstellt und freigegeben wurde.
6. Automatisieren Sie wiederkehrende Läufe
- Aktivieren Sie die geplante Ausführung, damit sich dieser Vorgang monatlich ohne manuelle Eingabe wiederholt.
- Verwenden Sie einen periodischen Trigger, um Rechnungen auf Autopilot zu erstellen und zu versenden.
7. Optionale Anpassung
- Passen Sie die Empfänger, die Betreffzeile oder das Format der angehängten Datei in den Einstellungen des Benachrichtigungsschritts an.
- Der Workflow kann den konsolidierten Bericht auch an andere Module zur weiteren Verarbeitung oder Archivierung weitergeben.
Tipp:
„Haben wir erwähnt, dass wir Ihre Rechnungsverwaltung auf Autopilot stellen können?“
In der Tat – wenn Sie diese Schritte konfigurieren, kümmert sich Headlight automatisch um die Rechnungskonsolidierung und -zustellung.
Scheinwerfer | Gutschrift Auslöser
Was ist ein Credit Note Trigger?
Der Gutschriftsauslöser automatisiert den Workflow für die Anforderung von Gutschriften direkt aus den Rechnungszeilen.
Öffnen Sie im Workflow-Konfigurator die Funktion Workflow erstellen und erstellen Sie einen neuen Prozess mit dem Namen „Gutschrift anfordern“ .
Fügen Sie einen automatischen Auslöser hinzu und wählen Sie „Rechnungszeile Gutschrift“ aus der Auslöserbibliothek.
Dieser Auslöser startet einen Workflow, wenn ein Benutzer eine Gutschrift für eine bestimmte Rechnungsposition anfordert.
Er enthält alle Details zur Rechnungsposition, zum Lieferanten und zu den Anmerkungen des Anforderers, so dass Sie die Genehmigung von Gutschriften effizient verwalten können.
Sie können dann einen Schritt zur Benachrichtigung hinzufügen, um den Lieferanten über die Gutschriftsanfrage zu informieren.
Zum Beispiel:
Betreff: Gutschriftsanforderung – {{company.company_name}}
Nachricht:
Bei der Überprüfung der Rechnung {{invoice.external_invoice_id}} wurde eine Anomalie festgestellt.
Wir beantragen eine Gutschrift für {{supplier_invoice_line_id}}.
Begründung: {{notes}}Mit freundlichen Grüßen,
Flottenteam {{company.company_name}}
{{company.fleet_manager_email}}
Veröffentlichen Sie schließlich den Workflow.
Damit können Sie jetzt automatisch Gutschriftsanfragen aus dem Bildschirm Rechnungsdetails versenden.
Scheinwerfer | Gutschriftauslöser – Schritt-für-Schritt-Anleitung
Zweck:
Automatisieren Sie die Erstellung und den Versand von Gutschriftsanforderungen direkt aus Rechnungszeilen mit Hilfe eines automatischen Workflow-Auslösers.
1. Öffnen Sie den Workflow-Konfigurator
- Gehen Sie zu Workflows > Workflow-Konfigurator > Workflow zusammenstellen.
- Erstellen Sie einen neuen Workflow namens „Gutschrift beantragen“.
- Dieser Workflow bearbeitet Gutschriftsanfragen automatisch, wenn ein Benutzer ein Problem mit einer Rechnungszeile anzeigt.
2. Fügen Sie einen automatischen Auslöser hinzu
- Klicken Sie auf „+ Auslöser“ und wählen Sie Typ: Automatischer Auslöser.
- Wählen Sie in der Auslöserbibliothek die Option „Gutschrift für die Rechnungszeile“.
- Dieser Auslöser startet den Workflow immer dann, wenn eine Gutschrift aus einer Rechnungszeile angefordert wird.
Beschreibung (von UI):
„Startet einen Workflow, wenn ein Benutzer eine Gutschrift für eine Rechnungsposition anfordert.
Dieser Auslöser liefert Informationen über die Rechnungsposition und die Notizen des Anforderers.
ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Genehmigungsprozessen für Gutschriften.“
3. Konfigurieren Sie die Details des Auslösers
- Wählen Sie den Auslöser Rechnungszeile Gutschrift.
- Überprüfen Sie die verfügbaren Workflow-Parameter, darunter:
- Rechnung: das Referenzrechnungsobjekt.
- Anmerkungen: vom Antragsteller hinzugefügte Kommentare oder Begründungen.
- Lieferanten-Rechnungszeilen-ID: die Position, für die die Gutschrift angefordert wird.
- Unternehmen: die juristische Person, die die Anfrage stellt.
4. Schritt für eine Benachrichtigung hinzufügen
- Fügen Sie nach dem Auslöser einen Schritt hinzu, um den Lieferanten über die Gutschriftsanfrage zu informieren.
- Konfigurieren Sie den Schritt Benachrichtigung bei Rechnungsanomalien.
- Beispielnachricht (wie auf der Schnittstelle zu sehen):
Betreff: Gutschriftsanforderung – {{company.company_name}}
Lieber,
Bei der Überprüfung der Rechnung {{invoice.external_invoice_id}} haben wir eine Anomalie festgestellt.
Wir möchten eine Gutschrift für {{supplier_invoice_line_id}} anfordern.Motivation: {{notes}}
Mit freundlichen Grüßen,
Flottenteam {{company.company_name}}
{{company.fleet_manager_email}}
5. Speichern und veröffentlichen Sie den Workflow
- Klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie Strg + S, um Ihre Workflow-Konfiguration zu speichern.
- Wählen Sie nach dem Speichern Veröffentlichen, damit der Workflow für die Benutzer verfügbar wird.
- Nach der Veröffentlichung können Benutzer diesen Workflow direkt aus dem Bildschirm Rechnungsdetails auslösen, wenn eine Gutschrift benötigt wird.
6. Optional: Fügen Sie einen Endschritt hinzu
- Fügen Sie eine abschließende Bestätigung oder einen Endschritt hinzu, um den Workflow als abgeschlossen zu markieren, nachdem die Benachrichtigung gesendet wurde.
- Dies bietet einen klaren Abschluss für den Workflow-Lauf.
Tipp:
Einmal veröffentlicht, kann der Gutschriftsauslöser sofort aus der Rechnungsdetailansicht heraus verwendet werden.
Diese Einrichtung stellt sicher, dass die Lieferanten automatisch benachrichtigt werden, was Zeit spart und die Kommunikation über Gutschriften standardisiert.
Fortgesetzt in Teil 6
