Rechnungsverwaltung mit Headlight – Teil 2

Teil 2 unserer Sammlung interaktiver Videos, die Ihnen zeigen, wie Sie Lieferantenrechnungen in der Headlight-Anwendung verwalten können.

Das Headlight-Rechnungsmodul spart dem Fuhrparkleiter viel Zeit bei der Genehmigung von Rechnungen und der Buchhaltung durch vorgefertigte Eingabedateien für die analytische Buchhaltung.

Lesen Sie Teil 1, wenn Sie eine Einführung in das Rechnungsmanagement mit Headlight benötigen, oder sehen Sie sich die Übersicht aller verwandten Artikel an.

Lassen Sie uns Ihre Fragen oder Gedanken über support@headlight.tech wissen.

Importieren von Rechnungen in Headlight

In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Rechnungen manuell importieren können. Natürlich unterstützt Headlight den automatischen Import von Rechnungen – wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren Ansprechpartner bei Headlight.

Scheinwerfer | Hinzufügen einer Rechnung

Neben der regulären Importseite unter Ressourcen können Sie Rechnungen auch direkt aus der Übersicht Rechnungen hinzufügen.

Sie können eine Datei per Drag & Drop in die Rechnungstabelle ziehen oder die Option Strukturierte Rechnung hochladen wählen, um eine Excel- oder CSV-Datei hochzuladen.

• Nachdem Sie Ihre lokale Rechnungsdatei ausgewählt haben, geben Sie an, von welchem Lieferanten die Rechnung stammt.
• Wählen Sie den richtigen Anbieter aus der Dropdown-Liste.
• Wenn alles eingestellt ist, klicken Sie auf Hochladen.

Die Rechnung wird automatisch hochgeladen und verarbeitet.

Ihre Rechnung wurde hochgeladen, klassifiziert und geprüft.

In einem späteren Video werden wir auf die Details eingehen. Bleiben Sie dran!

Validierung von Rechnungen

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Flottenmanager oder andere Beteiligte Rechnungen überprüfen und genehmigen oder ablehnen können.

Scheinwerfer | Inspektion der Rechnungsleitungen

Finden Sie Ihre Rechnungen unter Beschaffung > Rechnungen.

• Rufen Sie die Übersicht Rechnungen auf und öffnen Sie eine Rechnung, um ihre detaillierten Zeilen anzuzeigen.
• Jede Rechnungszeile enthält wichtige Details wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Status.
• Klicken Sie auf eine beliebige Rechnungszeile, um sie zu erweitern und ihre Bestandteile zu überprüfen.
  • In jeder Zeile sehen Sie Informationen wie Fahrzeug, Fahrer, Serviceart, Beschreibung und Gesamtbetrag.
  • In jeder Zeile werden auch Klassifizierungsdaten angezeigt, wie z.B. die Kostenart, das Ledger-Konto und die Kostenstelle.

Headlight führt mehrere automatische Prüfungen durch, um die Daten zu validieren. Dazu gehört die Bestätigung, dass die richtige juristische Person in Rechnung gestellt wird, dass der Abrechnungszeitraum mit dem Mietvertrag übereinstimmt und dass der Mietbetrag korrekt ist.
Wenn eine Prüfung fehlschlägt, zeigt das System neben der Zeile den Status „Fehlgeschlagen“ an.

• Klicken Sie auf das Symbol, um die Details der fehlgeschlagenen Prüfung zu überprüfen.
• In einigen Fällen kann eine Rechnung eine andere juristische Person als die im Headlight-System gespeicherte erwähnen.
• Diese Informationen helfen dabei, Unstimmigkeiten zu erkennen und den Lieferanten bei Bedarf zu kontaktieren.
• Wählen Sie „Rechnungszeilen“, um das Fahrzeug und den Artikel, der in Rechnung gestellt wurde, näher zu untersuchen.
• In der Fahrzeugübersicht können wir überprüfen, ob das Fahrzeug mit der richtigen juristischen Person verknüpft ist.

Auf der Registerkarte Rechnungen können wir auch die Historie der für dieses Fahrzeug in Rechnung gestellten Beträge einsehen.
In unseren Testszenarien finden wir, wenn die Umgebung nur eine Rechnung enthält, die entsprechenden Beträge und den dazugehörigen Zeitraum, der in Rechnung gestellt wurde.
Verwenden Sie die Sortieroptionen, um die Rechnungsbeträge nach verschiedenen Ansichten zu ordnen.

• Wenn eine Unstimmigkeit gefunden wird, aktualisieren Sie die Rechtsperson des Fahrzeugs direkt aus dieser Ansicht.
• Geben Sie das Datum der Änderung an, wenn Sie Updates anwenden.
• Zum Beispiel kann ein Fahrzeug am 10. Februar 2025 auf eine neue juristische Person übertragen worden sein.
• Sobald Sie die Änderungen vorgenommen haben, kehren Sie zur Rechnung zurück und starten die Scheinwerferprüfungen erneut.

Die Prüfungen berücksichtigen immer die Eigenschaften eines Fahrzeugs in dem Zeitraum, der in Rechnung gestellt wurde.
Wenn eine Rechnung einen vergangenen Zeitraum abdeckt, wirken sich künftige Änderungen der Entitätsdaten nicht rückwirkend auf die Ergebnisse aus.
Wenn alle Daten und Prüfungen übereinstimmen, bestätigt Headlight die Rechnung als gültig.
Das war’s – alle Prüfungen bestanden!

• Verwenden Sie die Such- und Filterwerkzeuge, um bestimmte Rechnungen oder Kostenarten zu finden.
• Klicken Sie auf Spalten, um die sichtbaren Datenfelder anzupassen.
• Um die Rohrechnungsdatei zu prüfen, wählen Sie Dokument öffnen aus dem Kontextmenü – der Viewer öffnet sich direkt in Headlight.
• Vergleichen Sie die digitalen Rechnungszeilen mit dem Originaldokument, um die Richtigkeit zu überprüfen.

Nach der Prüfung können Sie die Rechnung im Rahmen des in den folgenden Videos beschriebenen Workflows genehmigen oder ablehnen.

Alle Rechnungsdaten werden automatisch aktualisiert, wenn Änderungen in der Buchhaltung oder den Fahrzeugdaten vorgenommen werden.

Scheinwerfer | Rechnungen genehmigen oder ablehnen

Rufen Sie die Registerkarte Rechnungen unter Beschaffung auf, um die Rechnungsdetails zu überprüfen.

In der Ansicht Rechnungsdetails sehen Sie Felder wie Rechnungs-ID, Rechnungsdatum, Finanzdaten und Rechnungsstatus. Im Abschnitt Rechnungsdateien finden Sie die strukturierte Rechnung, die erweiterte Excel-Datei und die PDF-Rechnung.

Fügen Sie die entsprechende PDF-Datei hinzu, um den Dateistatus zu vervollständigen. Sobald die Datei hochgeladen ist, markiert das System die Rechnung als vollständig.

Wenn alle Prüfungen bestanden sind, können Sie die Rechnung direkt von diesem Bildschirm aus genehmigen oder ablehnen. Die Genehmigung ist auch möglich, wenn die Prüfungen fehlgeschlagen sind oder die Datei unvollständig ist.

Nach der Genehmigung wird der Rechnungsstatus auf Genehmigt aktualisiert und bestätigt, dass die Rechnung zur Bearbeitung durch Ihre Kollegen bereit ist.

Scheinwerfer | Beanstandete Linien & Gutschriften

Wenn bestimmte Rechnungszeilen für den Lieferanten gekennzeichnet werden müssen, können Sie sie als strittig markieren.

Wählen Sie in der Ansicht Rechnungsdetails die entsprechende Zeile aus und klicken Sie auf Als strittig markieren. Die Zeile wird dann im Abschnitt Streitigkeiten der Rechnung angezeigt.

Wenn später Gutschriften hochgeladen werden, werden die entsprechenden Kreditlinien automatisch mit den strittigen Posten verknüpft. Sie können eine Gutschrift auch direkt aus einer Rechnungszeile heraus anfordern.

Für Benutzer von Headlight Flow kann aus demselben Menü ein Workflow gestartet werden, um eine Gutschrift anzufordern. Bestätigen Sie die Anfrage und fügen Sie Notizen hinzu, z.B. Details über falsche Beträge oder fehlende Daten.

Um den Prozess abzuschließen, stellen Sie sicher, dass es einen aktiven Headlight-Workflow gibt, der den Auslöser für die Gutschrift verwendet.

Fortgesetzt in Teil 3