Quatrième partie de notre collection de vidéos interactives montrant comment vous pouvez gérer les factures des fournisseurs dans l’application Headlight.
Le module de facturation Headlight fait gagner un temps considérable au gestionnaire de flotte dans le processus d’approbation des factures, ainsi qu’au service de comptabilité, grâce à des fichiers d’entrée prêts à l’emploi pour la comptabilité analytique.
Consultez la partie 1 si vous avez besoin d’une introduction à la gestion des factures avec Headlight, ou consultez l’aperçu de tous les articles connexes.
Faites-nous part de vos questions ou de vos réflexions à l’adresse support@headlight.tech.
Automatisation via des flux de travail
Dans cette section, nous allons vous montrer comment vous pouvez mettre votre gestion des factures en pilote automatique, en utilisant des déclencheurs automatiques, des étapes de processus de génération, de transformation et de notification.
Phare | Déclencheurs de flux de travail
Chaque processus dans Headlight commence par un déclencheur. Les déclencheurs de flux de travail vous permettent d’automatiser des actions dans la gestion des factures.
Vous pouvez définir des déclencheurs automatiques pour des événements tels que la création, l’approbation ou la consolidation d’une facture.
Chaque déclencheur est directement lié aux documents de facturation dans le système.
Les déclencheurs permettent d’automatiser les étapes de suivi telles que les approbations, les paiements ou les notifications. Par exemple, lorsqu’une facture fournisseur consolidée est créée, elle peut être automatiquement envoyée à l’équipe comptable.
- Les pièces jointes et les références des documents sont incluses, de sorte que les équipes reçoivent des informations complètes.
- Tous les paramètres sont configurables à l’aide d’options sans code dans l’éditeur de flux de travail.
- Sélectionnez le type de déclencheur que vous souhaitez utiliser et parcourez les options disponibles.
- Vous pouvez également effectuer des recherches et définir des paramètres pour répondre aux besoins de votre processus.
Chaque étape du flux de travail (envoi d’une notification, mise à jour d’un fichier ou lancement d’un événement) peut être définie dans la même interface. Les notifications peuvent inclure un texte personnalisé, tel que :
« Chers collègues de la comptabilité,
ci-joint, vous trouverez la facture consolidée {{consolidated_supplier_invoice.document_label}}.
Cordialement,
Fleet team. »
Une fois configurés, les flux de travail s’exécutent automatiquement chaque fois que la condition de déclenchement est remplie. Cela supprime les étapes manuelles et garantit une gestion des factures plus rapide et plus cohérente.
Headlight | Créer des fichiers de facturation personnalisés
Le processus de traitement automatisé des factures transforme les factures Excel téléchargées en données structurées. Il complète les détails manquants, calcule les codes de TVA et génère des descriptions pour chaque ligne. Le fichier résultant est ensuite automatiquement envoyé par courrier électronique au service comptable.
Par rapport au flux de travail standard, cette version ajoute une étape de transformation personnalisée des fichiers . Ici, des scripts prédéfinis en Python peuvent être appliqués pour modifier les fichiers en fonction de besoins de formatage spécifiques.
Une fois la transformation terminée, le fichier personnalisé est enregistré et partagé par le biais d’une notification par courrier électronique. Le message peut inclure un texte personnalisé pour les collègues, par exemple une note à l’intention de l’équipe des comptes créditeurs.
Ces flux de travail peuvent également intégrer une logique conditionnelle – par exemple, l’envoi des résultats à différents destinataires en fonction de l’entité juridique – offrant ainsi une configuration d’automatisation très flexible.
Headlight | Créer des fichiers de facturation personnalisés – Guide étape par étape
Objet:
Automatisez la transformation des fichiers de factures téléchargés en données structurées et formatées – prêtes pour les flux de travail comptables ou analytiques.
1. Ouvrez le flux de travail Traitement automatisé des factures
- Naviguez vers Achats > Factures > Facture.
- Sélectionnez le flux de travail Traitement automatisé des factures.
- Ce processus traite les factures Excel et les convertit en données structurées.
2. Comprendre le processus
- Le flux de travail remplit les informations manquantes, calcule les codes de TVA et génère automatiquement des descriptions de lignes.
- Une fois terminé, le système envoie par courrier électronique la facture traitée à l’équipe comptable pour documentation et archivage.
3. Localisez l’étape Transformation de fichier personnalisée
- Cette étape supplémentaire permet d’utiliser des scripts Python personnalisés pour transformer les fichiers Excel.
- Ces scripts peuvent appliquer des règles de formatage ou des calculs prédéfinis pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.
- Les exemples de fonctions comprennent
read_excel(),group_rows(), etidd_vat_results()pour affiner les données.
4. Modifier ou étendre la logique de transformation
- La logique de transformation passe par une fonction de traitement Python qui utilise des bibliothèques intégrées sûres telles que :
pandasrequestsio
- Vous pouvez utiliser la charge utile de l’événement pour y accéder :
upload_link→ destination du fichier de sortie.invoice_doc.external_link→ emplacement du fichier source.
- Le script applique les transformations, puis télécharge le fichier final en utilisant :
« python
write_to_excel(df, url)
5. Examinez la configuration de la notification par courrier électronique
- L’étape de notification du traitement de la facture envoie automatiquement le fichier traité par courrier électronique.
- Le destinataire (par exemple, accounting@company.com) est informé lorsque le document est prêt.
- Exemple de message :
« Cher service comptabilité fournisseurs de l’entreprise.company_name,
Vous trouverez ci-joint la facture traitée supplier_invoice.external_invoice_id from supplier_invoice.supplier_name.
Best regards,
Fleet team company.company_name »
6. Ajouter une communication ou une logique personnalisée
- Vous pouvez inclure un message personnalisé pour les collègues dans l’e-mail de notification.
- Étendre le flux de travail avec une logique d’automatisation supplémentaire, par exemple :
- Envoi à différents destinataires par entité juridique.
- Permettre une confirmation en un clic pour des approbations plus rapides.
7. Confirmez l’achèvement du flux de travail
- Une fois les étapes de transformation du fichier et de notification terminées, l’équipe comptable peut immédiatement importer la facture traitée.
- Cette automatisation garantit une documentation efficace et élimine le travail de formatage manuel.
Conseil :
Ajoutez un message amical pour vos collègues – et n’oubliez pas que les flux de travail Headlight peuvent être étendus à l’infini avec une logique personnalisée pour répondre aux besoins de votre organisation.
Suite de la Partie 5
