Cinquième partie de notre collection de vidéos interactives montrant comment vous pouvez gérer les factures des fournisseurs dans l’application Headlight.
Le module de facturation Headlight fait gagner un temps considérable au gestionnaire de flotte dans le processus d’approbation des factures, ainsi qu’au service de comptabilité, grâce à des fichiers d’entrée prêts à l’emploi pour la comptabilité analytique.
Consultez la partie 1 si vous avez besoin d’une introduction à la gestion des factures avec Headlight, ou consultez l’aperçu de tous les articles connexes.
Faites-nous part de vos questions ou de vos réflexions à l’adresse info@headlight.tech.
Automatisation via des flux de travail (suite)
Phare | Créer une facture consolidée
Headlight peut générer automatiquement des factures consolidées en combinant toutes les factures non rejetées d’une période donnée.
L’étape Créer une facture consolidée fait partie du flux de travail automatisé. Elle permet de concaténer toutes les factures d’un mois donné, généralement le mois précédent, en un seul document consolidé.
Ce processus peut être déclenché périodiquement – par exemple, chaque mois – pour que la gestion des factures reste automatique.
Une fois créé, le flux de travail envoie un courriel de notification au contact comptable désigné, confirmant que la facture consolidée est prête.
Headlight | Créer une facture consolidée – Guide étape par étape
Objet :
Créer automatiquement une facture consolidée en combinant toutes les factures non rejetées au cours d’un mois de décalage défini.
1. Ouvrez le flux de travail
- Allez sur Procurement > Invoices > Invoice.
- Choisissez le flux de travail intitulé « Créer une étape de facturation consolidée ».
2. Examinez le fonctionnement
- L’action est conçue pour créer une facture consolidée dans le cadre du processus d’exploitation des phares.
- Un nouveau document intitulé « Facture consolidée » sera généré.
3. Configurez les champs de saisie
- Compensation : définissez le nombre de mois en arrière pour inclure les factures.
- Valeur par défaut = 0 (mois en cours).
- Vous pouvez saisir « 1 » pour consolider les factures du mois précédent.
- Seules les factures qui ne sont pas rejetées seront incluses.
4. Exécuter le processus
- L’opération Headlight concatène automatiquement toutes les factures éligibles en un seul fichier.
- Le système peut être configuré avec un déclencheur périodique (par exemple, tous les mois) pour fonctionner automatiquement.
- Une fois terminé, un nouveau document est stocké sous le paramètre
consolidated_invoice.
5. Envoyez la notification
- Ajoutez une étape « Envoyer une notification de facture consolidée ».
- Cette opération envoie un courrier électronique au contact comptable spécifié (par exemple, accounting@company.com).
- Le courriel confirme que la facture consolidée a été créée et partagée.
6. Automatiser les cycles récurrents
- Activez l’exécution programmée pour que ce processus se répète tous les mois sans intervention manuelle.
- Utilisez un déclencheur périodique pour générer et envoyer des factures de manière automatique.
7. Personnalisation facultative
- Ajustez les destinataires, la ligne d’objet ou le format du fichier joint dans les paramètres de l’étape de notification.
- Le flux de travail peut également transmettre le rapport consolidé à d’autres modules en vue d’un traitement ou d’un archivage ultérieur.
Conseil :
« Avons-nous mentionné que nous pouvons mettre votre gestion de factures sur pilote automatique ? »
En effet – avec ces étapes configurées, Headlight prend soin de la consolidation des factures et de la livraison automatiquement.
Phare | Déclencheur de note de crédit
Qu’est-ce qu’un déclencheur de note de crédit ?
Le déclencheur de notes de crédit automatise le processus de demande de notes de crédit directement à partir des lignes de facture.
Dans le Configurateur de Workflow, ouvrez Composer un Workflow et créez un nouveau processus nommé « Demander une note de crédit« .
Ajouter un déclencheur automatique et sélectionnez « Note de crédit de la ligne de facturation » dans la bibliothèque de déclencheurs.
Ce déclencheur lance un flux de travail chaque fois qu’un utilisateur demande une note de crédit pour une ligne de facture spécifique.
Il fournit des détails complets sur la ligne de facture, le fournisseur et les notes du demandeur, ce qui vous permet de gérer efficacement les approbations de notes de crédit.
Vous pouvez ensuite ajouter une étape de message de notification pour informer le fournisseur de la demande de note de crédit.
Par exemple :
Objet : Demande de note de crédit – {{company.company_name}}
Message :
Lors de l’examen de la facture {{invoice.external_invoice_id}}, une anomalie a été constatée.
Nous demandons une note de crédit pour {{supplier_invoice_line_id}}.
Motivation : {{notes}}Cordialement,
Fleet Team {{company.company_name}
{{company.fleet_manager_email}}
Enfin, publiez le flux de travail.
Il peut désormais être utilisé pour envoyer automatiquement des demandes de notes de crédit à partir de l’écran Détails de la facture.
Déclencheur de billet de crédit – Guide étape par étape
Objet :
Automatiser la création et l’envoi de demandes de notes de crédit directement à partir des lignes de facture à l’aide d’un déclencheur de flux de travail automatique.
1. Ouvrez le configurateur de flux de travail
- Allez sur Workflows > Workflow Configurator > Compose Workflow.
- Créez un nouveau flux de travail intitulé « Demander une note de crédit ».
- Ce flux de travail traitera automatiquement les demandes de notes de crédit lorsqu’un utilisateur signale un problème sur une ligne de facture.
2. Ajouter un déclencheur automatique
- Cliquez sur « + Trigger » et choisissez Type : Déclenchement automatique.
- Dans la bibliothèque des déclencheurs, sélectionnez « Note de crédit de la ligne de facturation ».
- Ce déclencheur lance le flux de travail chaque fois qu’une note de crédit est demandée à partir d’une ligne de facture.
Description (de l’interface utilisateur) :
« Lance un workflow lorsqu’un utilisateur demande une note de crédit pour une ligne de facture.
Ce déclencheur fournit des informations sur la ligne de facture et les notes du demandeur,
vous permettant de gérer les processus d’approbation des notes de crédit. »
3. Configurez les détails du déclencheur
- Sélectionnez le déclencheur Ligne de facturation – Note de crédit.
- Examinez les paramètres de flux de travail disponibles, notamment
- Facture : l’objet de référence de la facture.
- Notes : commentaires ou motivations ajoutés par le demandeur.
- ID de la ligne de la facture du fournisseur : le poste pour lequel la note de crédit est demandée.
- Entreprise : l’entité juridique qui envoie la demande.
4. Ajoutez une étape de notification
- Après le déclencheur, ajoutez une étape pour informer le fournisseur de la demande de note de crédit.
- Configurez l’étape Notification d’anomalie de facture.
- Exemple de message (tel que vu dans l’interface) :
Objet : Demande de note de crédit – {{nom_de_l’entreprise}}
Cher,
Lors de l’examen de la facture {{invoice.external_invoice_id}}, nous avons constaté une anomalie.
Nous souhaitons demander une note de crédit pour {{supplier_invoice_line_id}}.Motivation : {{notes}}
Cordialement,
Fleet Team {{company.company_name}
{{company.fleet_manager_email}}
5. Enregistrez et publiez le flux de travail
- Cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur Ctrl + S pour enregistrer la configuration de votre flux de travail.
- Une fois enregistré, sélectionnez Publier pour que le flux de travail soit mis à la disposition des utilisateurs.
- Après la publication, les utilisateurs peuvent déclencher ce flux de travail directement à partir de l’écran Détails de la facture chaque fois qu’une note de crédit est nécessaire.
6. En option : Ajoutez une étape finale
- Ajoutez une confirmation finale ou une étape de fin pour marquer la fin du flux de travail après l’envoi de la notification.
- Cela permet de clôturer clairement l’exécution du flux de travail.
Conseil :
Une fois publié, le déclencheur de note de crédit peut être utilisé instantanément à partir de la vue détaillée de la facture.
Cette configuration garantit que les fournisseurs sont notifiés automatiquement, ce qui permet de gagner du temps et de normaliser les communications relatives aux notes de crédit.
Suite de la Partie 6
