{"id":1673,"date":"2025-11-02T16:41:57","date_gmt":"2025-11-02T15:41:57","guid":{"rendered":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?post_type=ht_kb&#038;p=1673"},"modified":"2026-03-11T15:13:51","modified_gmt":"2026-03-11T14:13:51","slug":"invoice-management-with-headlight-part-1","status":"publish","type":"ht_kb","link":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-1&lang=de","title":{"rendered":"Rechnungsverwaltung mit Headlight &#8211; Teil 1"},"content":{"rendered":"\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Diese Sammlung interaktiver Videos zeigt, wie Sie Lieferantenrechnungen in der Headlight-Anwendung verwalten k\u00f6nnen.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<p>Das Headlight-Rechnungsmodul spart dem Fuhrparkleiter viel Zeit bei der Genehmigung von Rechnungen und der Buchhaltung durch vorgefertigte Eingabedateien f\u00fcr die analytische Buchhaltung.<\/p>\n\n<ul>\n<li><em>Weiter auf dieser Seite f\u00fcr eine <strong>Einf\u00fchrung<\/strong> und die <strong>Konfiguration von Buchhaltungsregeln<\/strong><\/em><\/li>\n\n\n\n<li>Oder lesen Sie Teil 2 zum <a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-2\">Importieren und Validieren von<\/a> Rechnungen.<\/li>\n\n\n\n<li>Teil 3 f\u00fcr <a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-3\">Erweiterte &amp; Konsolidierte<\/a> Rechnungen als Zeitsparer<\/li>\n\n\n\n<li>Teil 4 f\u00fcr <a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-4\">automatisierte Arbeitsabl\u00e4ufe &amp; automatische Erstellung von benutzerdefinierten Rechnungsdateien<\/a><\/li>\n\n\n\n<li>Teil 5, f\u00fcr automatisierte Arbeitsabl\u00e4ufe (Fortsetzung) speziell f\u00fcr die Erstellung von <a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-5\">konsolidierten Rechnungen und Gutschriftsausl\u00f6sern<\/a><\/li>\n\n\n\n<li>Und, Teil 6 f\u00fcr <a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-6\">Rechnungsanalyse &amp; Mitarbeiterkostenbericht<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n<p><em>Teilen Sie uns Ihre Fragen oder Gedanken \u00fcber info@headlight.tech mit.  <\/em><\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Einf\u00fchrung<\/h2>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wo Sie das Rechnungsmodul finden, einschlie\u00dflich Ihrer Rechnungen, Buchhaltungsregeln und Analysebildschirme. Als n\u00e4chstes zeigen wir Ihnen, wo Sie die Einstellungen f\u00fcr die Rechnungsdaten finden. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Scheinwerfer | Rechnungsmodul<\/h3>\n<p><!--ARCADE EMBED START--><\/p>\n<div style=\"position: relative; padding-bottom: calc(54.7222% + 41px); height: 0px; width: 100%;\"><iframe src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/Z4nHWyJboHwxiQJNkYwK?embed&amp;embed_mobile=tab&amp;embed_desktop=inline&amp;show_copy_link=true\" title=\"Scheinwerfer | Rechnungsmodul\" frameborder=\"0\" loading=\"lazy\" webkitallowfullscreen=\"\" mozallowfullscreen=\"\" allowfullscreen=\"\" allow=\"clipboard-write\" style=\"position: absolute; top: 0; left: 0; width: 100%; height: 100%; color-scheme: light;\"><\/iframe><\/div>\n<p><!--ARCADE EMBED END--><\/p>\n\n<p>Sie finden Ihre Rechnungen in der Rubrik <strong>Beschaffung<\/strong>.<\/p>\n\n<p>Gehen Sie zu <strong>Bestellungen<\/strong> und w\u00e4hlen Sie dann die Registerkarte <strong>Rechnungen<\/strong>.<\/p>\n\n<p>Hier haben Sie Zugriff auf <strong>Buchhaltungsregeln, Rechnungen<\/strong> und<strong> Rechnungsanalyse<\/strong>.<\/p>\n\n<p>Verwenden Sie diese Seiten, um die Buchhaltungslogik zu konfigurieren, Lieferantenrechnungen zu pr\u00fcfen und Kosten zu analysieren.<\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Scheinwerfer | Rechnungsdaten Einstellungen<\/h3>\n<p><!--ARCADE EMBED START--><\/p>\n<div style=\"position: relative; padding-bottom: calc(54.7222% + 41px); height: 0px; width: 100%;\"><iframe src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/73u8tyQgRekDI37PYwNB?embed&amp;embed_mobile=tab&amp;embed_desktop=inline&amp;show_copy_link=true\" title=\"Scheinwerfer | Rechnungsmodul\" frameborder=\"0\" loading=\"lazy\" webkitallowfullscreen=\"\" mozallowfullscreen=\"\" allowfullscreen=\"\" allow=\"clipboard-write\" style=\"position: absolute; top: 0; left: 0; width: 100%; height: 100%; color-scheme: light;\"><\/iframe><\/div>\n<p><!--ARCADE EMBED END--><\/p>\n\n<p>Ihre erweiterten Rechnungseinstellungen finden Sie unter <strong>Einstellungen<\/strong>.<\/p>\n\n<p>W\u00e4hlen Sie im Bereich <strong>Einstellungen<\/strong> die Option <strong>Daten- und Sicherheitseinstellungen<\/strong>.<\/p>\n\n<p>Hier k\u00f6nnen Sie Einstellungen zur Datenverwaltung und Sicherheit vornehmen.<\/p>\n\n<p>Bl\u00e4ttern Sie unter <strong>Dateneinstellungen<\/strong> zu <strong>Rechnungsdateneinstellungen<\/strong>.<\/p>\n\n<p>Aktivieren oder deaktivieren Sie Optionen wie <strong>Vorl\u00e4ufige steuerliche Absetzbarkeit einbeziehen, Vorl\u00e4ufige absetzbare Mehrwertsteuer einbeziehen<\/strong> und<strong> Letzten bekannten Treiber f\u00fcr Rechnungszeilen verwenden<\/strong>.<\/p>\n\n<p>Mit diesen Optionen k\u00f6nnen Sie festlegen, wie Rechnungen bearbeitet werden.<\/p>\n\n<p>Wenn diese Option aktiviert ist, enthalten die erweiterten Rechnungsdaten einen Hinweis auf die steuerliche Absetzbarkeit.<\/p>\n\n<p>Rechnungszeilen k\u00f6nnen automatisch mit dem letzten bekannten Fahrer eines Fahrzeugs verbunden werden, wenn kein aktueller Fahrer gefunden wird.<\/p>\n\n<p>Weitere Konfigurationsoptionen sind die Absetzbarkeit von Kosten, die erstattungsf\u00e4hige Mehrwertsteuer und die Kostenstellenzuweisung im Falle von fahrerlosen Autos.<\/p>\n\n<p>Vergessen Sie nicht, Ihre \u00c4nderungen <strong>zu speichern<\/strong>.<\/p>\n\n<p>Alles erledigt! Die erweiterten Rechnungseinstellungen sind nun konfiguriert. <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Buchhaltungsregeln konfigurieren<\/h2>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie sicherstellen, dass die richtigen Kostenstellen und Hauptbuchkonten mit den einzelnen Kostenpositionen der Rechnung verkn\u00fcpft werden.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Scheinwerfer | Buchhaltungszentren hinzuf\u00fcgen<\/h3>\n<p><!--ARCADE EMBED START--><\/p>\n<div style=\"position: relative; padding-bottom: calc(54.7222% + 41px); height: 0px; width: 100%;\"><iframe src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/mwGx2Vv6qQkDkD0fnfp2?embed&amp;embed_mobile=tab&amp;embed_desktop=inline&amp;show_copy_link=true\" title=\"Scheinwerfer | Rechnungsmodul\" frameborder=\"0\" loading=\"lazy\" webkitallowfullscreen=\"\" mozallowfullscreen=\"\" allowfullscreen=\"\" allow=\"clipboard-write\" style=\"position: absolute; top: 0; left: 0; width: 100%; height: 100%; color-scheme: light;\"><\/iframe><\/div>\n<p><!--ARCADE EMBED END--><\/p>\n\n<p>Alle Ihre Buchhaltungszentren und die entsprechenden Regeln finden Sie unter <strong>Buchhaltungsregeln<\/strong> im Abschnitt<strong> Rechnungen<\/strong>.<\/p>\n\n<p>Wie Sie sehen, wurden bereits einige Kostenstellen hinzugef\u00fcgt. Wenn in Ihren HR-Daten Kostenstellendaten vorhanden sind, erscheinen sie automatisch in dieser Liste.<\/p>\n\n<p>Um ein neues Zentrum hinzuzuf\u00fcgen, w\u00e4hlen Sie das Symbol <strong>Hinzuf\u00fcgen<\/strong>.<\/p>\n\n<p>Im Dialogfenster w\u00e4hlen Sie die Art der hinzuzuf\u00fcgenden Stelle aus, z.B. <strong>Kostenstelle<\/strong> oder <strong>Hauptbuchkonto<\/strong>.<\/p>\n\n<ul>\n<li>F\u00fcgen wir ein <strong>Ledger-Konto<\/strong> hinzu.<\/li>\n\n\n\n<li>Geben Sie die <strong>Bezeichnung<\/strong> und den <strong>Wert<\/strong> f\u00fcr Ihr neues Ledger-Konto ein.<\/li>\n\n\n\n<li>Speichern, um das Ledger-Konto zu den verf\u00fcgbaren Buchhaltungszentren hinzuzuf\u00fcgen.<\/li>\n<\/ul>\n\n<p>Sie sehen nun Ihr neues Ledger-Konto unter den verf\u00fcgbaren Zentren aufgelistet.<\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Scheinwerfer | Buchhaltungsregeln hinzuf\u00fcgen<\/h3>\n<p><!--ARCADE EMBED START--><\/p>\n<div style=\"position: relative; padding-bottom: calc(54.7222% + 41px); height: 0px; width: 100%;\"><iframe src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/FZ0fMYfu1X55xfE2fdxv?embed&amp;embed_mobile=tab&amp;embed_desktop=inline&amp;show_copy_link=true\" title=\"Scheinwerfer | Rechnungsmodul\" frameborder=\"0\" loading=\"lazy\" webkitallowfullscreen=\"\" mozallowfullscreen=\"\" allowfullscreen=\"\" allow=\"clipboard-write\" style=\"position: absolute; top: 0; left: 0; width: 100%; height: 100%; color-scheme: light;\"><\/iframe><\/div>\n<p><!--ARCADE EMBED END--><\/p>\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Scheinwerfer | Buchhaltungsstellen hinzuf\u00fcgen &amp; Buchhaltungsregeln erstellen<\/h4>\n\n<p>In <strong>Buchhaltungsregeln<\/strong> k\u00f6nnen Sie festlegen, wie die Kosten automatisch den richtigen Kostenstellen und Ledger-Konten zugeordnet werden.<\/p>\n\n<p>Einige Kostenstellen werden m\u00f6glicherweise bereits angezeigt, wenn Daten aus Ihrem HR-System verf\u00fcgbar sind.<\/p>\n\n<ul>\n<li>Um ein neues Zentrum hinzuzuf\u00fcgen, w\u00e4hlen Sie das Symbol <strong>Hinzuf\u00fcgen<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Sie k\u00f6nnen zwischen einer <strong>Kostenstelle<\/strong> oder einem <strong>Ledger-Konto<\/strong> w\u00e4hlen.<\/li>\n\n\n\n<li>Beginnen wir mit dem Hinzuf\u00fcgen eines <strong>Ledger-Kontos<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Geben Sie die <strong>Beschriftung<\/strong> und den <strong>Wert<\/strong> ein und w\u00e4hlen Sie dann <strong>Speichern<\/strong>, um sie zu erstellen.<\/li>\n<\/ul>\n\n<p>Ihr neues Ledger-Konto wird nun in der Liste angezeigt.<\/p>\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Erstellen von Kostenstellenregeln<\/h4>\n\n<p>Als n\u00e4chstes erstellen wir Buchhaltungsregeln, um die Kostenklassifizierung zu automatisieren.<\/p>\n\n<ul>\n<li>\u00d6ffnen Sie die Registerkarte <strong>Regeln<\/strong> unter <strong>Buchhaltungsregeln<\/strong> und klicken Sie auf <strong>Regel hinzuf\u00fcgen<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Wir beginnen damit, dass wir die Kosten f\u00fcr die <strong>Miete<\/strong> mit dem richtigen Hauptbuchkonto verkn\u00fcpfen.<\/li>\n\n\n\n<li>Setzen Sie den <strong>Typ Kundenkategorie<\/strong> auf <strong>Ledger-Konto<\/strong> und den <strong>Regeltyp<\/strong> auf <strong>Klassifikator<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>W\u00e4hlen Sie f\u00fcr den <strong>Bedingungstyp<\/strong> <strong>== (Gleich)<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Das bedeutet, dass die Regel nur gilt, wenn eine bestimmte Bedingung erf\u00fcllt ist.<\/li>\n\n\n\n<li>W\u00e4hlen Sie f\u00fcr <strong>Match type<\/strong> die <strong>Kategorie Cost item<\/strong> <\/li>\n\n\n\n<li><em>Headlight ordnet die Kostenelemente von Lieferantenrechnungen automatisch in diese Kategorien ein und erm\u00f6glicht Ihnen die Auswahl aus einer vordefinierten Liste.<\/em><\/li>\n\n\n\n<li>W\u00e4hlen Sie dann aus der Dropdown-Liste <strong>Wert<\/strong> die Option <strong>Miete<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Wir m\u00f6chten, dass diese Regel nur gilt, wenn die Kostenkategorie <strong>Miete<\/strong> ist.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<ul>\n<li>W\u00e4hlen Sie nun, welches Ledger-Konto verwendet werden soll, wenn diese Bedingung zutrifft  <\/li>\n\n\n\n<li>W\u00e4hlen Sie das <strong>Konto Mietbuch<\/strong> aus der Dropdown-Liste.<\/li>\n\n\n\n<li>Klicken Sie zum Best\u00e4tigen auf <strong>Speichern<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>\u2705 <strong>Tipp<\/strong>: Sie k\u00f6nnen auch <strong>Kostenartikel<\/strong> als Abgleichstyp w\u00e4hlen, um die Kosten genauer zuzuordnen.<br\/>Die neue Regel erscheint nun in Ihrer Tabelle <strong>Buchhaltungsregeln<\/strong>.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Weitere Regeln hinzuf\u00fcgen<\/h4>\n\n<p>Als N\u00e4chstes f\u00fcgen wir eine weitere Regel f\u00fcr das Konto <strong>Zinsbuch<\/strong> hinzu.<br\/>Auch hier gilt: Setzen:<\/p>\n\n<ul>\n<li><strong>Typ der Kundenkategorie<\/strong> \u2192 Hauptbuchkonto<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Regeltyp<\/strong> \u2192 Klassifikator<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Bedingungsart<\/strong> \u2192 ==<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Spieltyp<\/strong> \u2192 Kostenpunktkategorie<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Wert<\/strong> \u2192 Interesse<\/li>\n\n\n\n<li>W\u00e4hlen Sie das entsprechende <strong>Zinsbuchkonto<\/strong> als verkn\u00fcpftes Konto.<\/li>\n\n\n\n<li>Klicken Sie auf <strong>Speichern<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">\u00dcberpr\u00fcfen Sie Ihre Regeln<\/h4>\n\n<p>Ihre Liste der <strong>Buchhaltungsregeln<\/strong> enth\u00e4lt jetzt:<\/p>\n\n<ul>\n<li><em>Postenart == Zinsen \u2192 Hauptbuchkonto 650040<\/em><\/li>\n\n\n\n<li><em>Postenkategorie == Miete \u2192 Hauptbuchkonto 611059<\/em><\/li>\n\n\n\n<li><em>Vererben von Mitarbeiter \u2192 Kostenstelle<\/em><\/li>\n<\/ul>\n\n<p>\u2705 <strong>Fertig<\/strong>!<br\/>Im n\u00e4chsten Video werden wir uns ansehen, wie diese Regeln automatisch in Ihrem Buchhaltungsprozess angewendet werden.<br\/><strong>Bleiben Sie dran<\/strong>!<\/p>\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Fortgesetzt in <strong><a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-2\">Teil 2<\/a><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Diese Sammlung interaktiver Videos zeigt, wie Sie Lieferantenrechnungen in der Headlight-Anwendung verwalten k\u00f6nnen. 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