{"id":1704,"date":"2025-11-02T18:45:57","date_gmt":"2025-11-02T17:45:57","guid":{"rendered":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?post_type=ht_kb&#038;p=1704"},"modified":"2026-02-04T11:50:07","modified_gmt":"2026-02-04T10:50:07","slug":"invoice-management-with-headlight-part-4","status":"publish","type":"ht_kb","link":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-4&lang=nl","title":{"rendered":"Factuurbeheer met Headlight &#8211; Deel 4"},"content":{"rendered":"\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Deel 4 van onze verzameling interactieve video&#8217;s laat zien hoe je leveranciersfacturen kunt beheren binnen de Headlight-applicatie.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<p>De Headlight factuurmodule bespaart enorm veel tijd voor de vlootmanager in het goedkeuringsproces van facturen, evenals voor de boekhoudafdeling, via kant-en-klare invoerbestanden voor de Analytical Accounting.<\/p>\n\n<p>Zie deel 1 als je een inleiding nodig hebt tot Factuurbeheer met Headlight, of bekijk het <a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-1\">overzicht van alle gerelateerde artikelen<\/a>.<\/p>\n\n<p><em>Laat ons je vragen of gedachten weten via support@headlight.tech.<\/em><\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Automatisering via workflows<\/h2>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>In dit gedeelte laten we je zien hoe je factuurbeheer op de automatische piloot kunt zetten, met behulp van automatische triggers, generatie, transformatie en processtappen voor kennisgeving.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Koplamp | Workflow triggers<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Workflow triggers\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/y9qOt1pJr7ZEqiffvIDA?embed#?secret=PQ2v215Iz3\" data-secret=\"PQ2v215Iz3\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<p>Elk proces in Headlight begint met een trigger. Met workflowtriggers kun je acties in factuurbeheer automatiseren.<\/p>\n\n<p>Je kunt automatische triggers instellen voor gebeurtenissen zoals het aanmaken, goedkeuren of consolideren van een factuur.<\/p>\n\n<p>Elke trigger is direct gekoppeld aan factuurdocumenten in het systeem.<\/p>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Triggers maken het mogelijk om vervolgstappen zoals goedkeuringen, betalingen of meldingen te automatiseren. Wanneer er bijvoorbeeld een geconsolideerde leveranciersfactuur wordt aangemaakt, kan deze automatisch naar het boekhoudteam worden gestuurd. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n<ul>\n<li>Bijlagen en verwijzingen naar documenten zijn inbegrepen, zodat teams volledige informatie ontvangen.  <\/li>\n\n\n\n<li>Alle instellingen zijn configureerbaar via no-code opties in de workflow editor.<\/li>\n\n\n\n<li>Selecteer het type trigger dat je wilt gebruiken en blader door de beschikbare opties.<\/li>\n\n\n\n<li>U kunt ook parameters zoeken en instellen die voldoen aan uw procesbehoeften.<\/li>\n<\/ul>\n\n<p>Elke workflowstap &#8211; een melding versturen, een bestand bijwerken of een gebeurtenis starten &#8211; kan binnen dezelfde interface worden gedefinieerd. Meldingen kunnen aangepaste tekst bevatten, zoals: <\/p>\n\n<p>&#8220;Beste collega&#8217;s van de boekhouding, <br\/>bijgevoegd vindt u de geconsolideerde factuur {{consolidated_supplier_invoice.document_label}}. <br\/>Met vriendelijke groet, <br\/>Fleet team.&#8221;<\/p>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Eenmaal geconfigureerd, worden workflows automatisch uitgevoerd telkens als aan de triggervoorwaarde wordt voldaan. Dit elimineert handmatige stappen en zorgt ervoor dat factuurbeheer sneller en consistenter verloopt. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Koplamp | Aangepaste factuurbestanden maken<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Create custom invoice files\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/7WIz2VGcayOz9vukzPNk?embed#?secret=HeM2OF2ki7\" data-secret=\"HeM2OF2ki7\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>De <strong>Automated Invoice Processing<\/strong> workflow zet ge\u00fcploade Excel-facturen om in gestructureerde gegevens. Het vult ontbrekende gegevens aan, berekent btw-codes en genereert beschrijvingen voor elke regel. Het resulterende bestand wordt vervolgens automatisch naar de boekhoudafdeling gemaild.  <\/p>\n<\/blockquote>\n\n<p>Vergeleken met de standaard workflow, voegt deze versie een <strong>Custom File Transformation <\/strong>stap toe. Hier kunnen vooraf gedefinieerde scripts in Python worden toegepast om bestanden aan te passen aan specifieke opmaakbehoeften. <\/p>\n\n<p>Zodra de transformatie is voltooid, wordt het aangepaste bestand opgeslagen en gedeeld via een e-mailbericht. Het bericht kan een persoonlijke tekst voor collega&#8217;s bevatten, zoals een notitie aan het Accounts Payable-team. <\/p>\n\n<p>Deze workflows kunnen ook voorwaardelijke logica bevatten, bijvoorbeeld om resultaten naar verschillende ontvangers te sturen afhankelijk van de juridische entiteit.<\/p>\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Koplamp | Maak aangepaste factuurbestanden &#8211; Stap-voor-stap handleiding<\/h4>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Doel<\/strong>:<br\/>De transformatie van ge\u00fcploade factuurbestanden naar gestructureerde, geformatteerde gegevens automatiseren &#8211; klaar voor boekhoudkundige of analytische workflows.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">1. Open de workflow voor geautomatiseerde factuurverwerking<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Navigeer naar Inkoop &gt; Facturen &gt; Factuur.<\/li>\n\n\n\n<li>Selecteer de workflow Geautomatiseerde factuurverwerking.<\/li>\n\n\n\n<li>Dit proces verwerkt Excel-facturen en zet ze om in gestructureerde gegevens.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">2. Het proces begrijpen<\/h5>\n\n<ul>\n<li>De workflow vult ontbrekende informatie aan, berekent btw-codes en genereert automatisch regelbeschrijvingen.<\/li>\n\n\n\n<li>Na voltooiing e-mailt het systeem de verwerkte factuur naar het boekhoudteam voor documentatie en archivering.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">3. Zoek de stap Aangepaste bestandstransformatie<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Deze extra stap maakt het mogelijk om aangepaste Python-scripts te gebruiken om de Excel-bestanden te transformeren.<\/li>\n\n\n\n<li>Deze scripts kunnen vooraf gedefinieerde opmaakregels of berekeningen toepassen om te voldoen aan bedrijfsspecifieke vereisten.<\/li>\n\n\n\n<li>Voorbeeldfuncties zijn <code>read_excel()<\/code>, <code>group_rows()<\/code> en <code>idd_vat_results()<\/code> voor het verfijnen van de gegevens.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">4. De transformatielogica bewerken of uitbreiden<\/h5>\n\n<ul>\n<li>De transformatielogica wordt uitgevoerd via een <strong>Python handlerfunctie<\/strong> die gebruik maakt van veilige ingebouwde bibliotheken zoals:\n<ul>\n<li><code>pandas<\/code><\/li>\n\n\n\n<li><code>requests<\/code><\/li>\n\n\n\n<li><code>io<\/code><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Je kunt de payload van de gebeurtenis gebruiken om toegang te krijgen:\n<ul>\n<li><code>upload_link<\/code>  \u2192 Bestemming voor het uitvoerbestand.<\/li>\n\n\n\n<li><code>invoice_doc.external_link<\/code>  \u2192 Locatie bronbestand.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Het script past transformaties toe en uploadt vervolgens het uiteindelijke bestand met:<br\/>&#8220;python<br\/>write_to_excel(df, url)<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">5. Controleer de instellingen voor e-mailmeldingen<\/h5>\n\n<ul>\n<li>De stap <strong>Kennisgeving factuurverwerking<\/strong> e-mailt automatisch het verwerkte bestand.<\/li>\n\n\n\n<li>De ontvanger (bijv. accounting@company. <em>com)<\/em> ontvangt een bericht zodra het document klaar is.<\/li>\n\n\n\n<li>Voorbeeldbericht:<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>&#8220;Geachte Accounts Payable afdeling van company.company_name,<br\/>Bijgevoegd vindt u de verwerkte factuur supplier_invoice.external_invoice_id van supplier_invoice.supplier_name.<br\/>Met vriendelijke groet,<br\/>Fleet team company.company_name&#8221;<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">6. Aangepaste communicatie of logica toevoegen<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Je kunt een <strong>persoonlijk bericht<\/strong> voor collega&#8217;s opnemen in de meldingse-mail.<\/li>\n\n\n\n<li>Breid de workflow uit met extra automatiseringslogica, zoals:\n<ul>\n<li>Verzenden naar verschillende ontvangers per <strong>juridische entiteit<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Bevestiging met \u00e9\u00e9n klik<\/strong> mogelijk maken voor snellere goedkeuringen.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">7. Voltooiing van de workflow bevestigen<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Zodra de bestandstransformatie en de meldingsstappen zijn voltooid, kan het boekhoudteam de verwerkte factuur onmiddellijk importeren.<\/li>\n\n\n\n<li>Deze automatisering zorgt voor effici\u00ebnte documentatie en elimineert handmatig opmaakwerk.<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Tip:<\/strong><br\/>Voeg een vriendelijk bericht toe voor collega&#8217;s &#8211; en onthoud dat Headlight workflows eindeloos kunnen worden uitgebreid met aangepaste logica om te voldoen aan de behoeften van jouw organisatie.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Vervolg in <strong><a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-5\">Deel 5<\/a><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Deel 4 van onze verzameling interactieve video&#8217;s laat zien hoe je leveranciersfacturen kunt beheren binnen de Headlight-applicatie. De Headlight factuurmodule bespaart enorm veel tijd voor de vlootmanager in het goedkeuringsproces van facturen, evenals voor de boekhoudafdeling, via kant-en-klare invoerbestanden voor de Analytical Accounting. Zie deel 1 als je een inleiding&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":3,"comment_status":"open","ping_status":"closed","template":"","format":"standard","meta":[],"ht-kb-category":[117],"ht-kb-tag":[43],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb\/1704"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/ht_kb"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=1704"}],"version-history":[{"count":6,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb\/1704\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2554,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb\/1704\/revisions\/2554"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=1704"}],"wp:term":[{"taxonomy":"ht_kb_category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fht-kb-category&post=1704"},{"taxonomy":"ht_kb_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fht-kb-tag&post=1704"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}