{"id":1705,"date":"2025-11-02T18:45:57","date_gmt":"2025-11-02T17:45:57","guid":{"rendered":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?post_type=ht_kb&#038;p=1705"},"modified":"2026-02-04T11:50:07","modified_gmt":"2026-02-04T10:50:07","slug":"invoice-management-with-headlight-part-4","status":"publish","type":"ht_kb","link":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-4&lang=fr","title":{"rendered":"Gestion des factures avec Headlight &#8211; Partie 4"},"content":{"rendered":"\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Quatri\u00e8me partie de notre collection de vid\u00e9os interactives montrant comment vous pouvez g\u00e9rer les factures des fournisseurs dans l&#8217;application Headlight.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<p>Le module de facturation Headlight fait gagner un temps consid\u00e9rable au gestionnaire de flotte dans le processus d&#8217;approbation des factures, ainsi qu&#8217;au service de comptabilit\u00e9, gr\u00e2ce \u00e0 des fichiers d&#8217;entr\u00e9e pr\u00eats \u00e0 l&#8217;emploi pour la comptabilit\u00e9 analytique.<\/p>\n\n<p>Consultez la partie 1 si vous avez besoin d&#8217;une introduction \u00e0 la gestion des factures avec Headlight, ou consultez l&#8217;<a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-1\">aper\u00e7u de tous les articles connexes<\/a>.<\/p>\n\n<p><em>Faites-nous part de vos questions ou de vos r\u00e9flexions \u00e0 l&#8217;adresse support@headlight.tech.<\/em><\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Automatisation via des flux de travail<\/h2>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Dans cette section, nous allons vous montrer comment vous pouvez mettre votre gestion des factures en pilote automatique, en utilisant des d\u00e9clencheurs automatiques, des \u00e9tapes de processus de g\u00e9n\u00e9ration, de transformation et de notification.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Phare | D\u00e9clencheurs de flux de travail<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Workflow triggers\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/y9qOt1pJr7ZEqiffvIDA?embed#?secret=NoS7sCABUZ\" data-secret=\"NoS7sCABUZ\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<p>Chaque processus dans Headlight commence par un d\u00e9clencheur. Les d\u00e9clencheurs de flux de travail vous permettent d&#8217;automatiser des actions dans la gestion des factures.<\/p>\n\n<p>Vous pouvez d\u00e9finir des d\u00e9clencheurs automatiques pour des \u00e9v\u00e9nements tels que la cr\u00e9ation, l&#8217;approbation ou la consolidation d&#8217;une facture.<\/p>\n\n<p>Chaque d\u00e9clencheur est directement li\u00e9 aux documents de facturation dans le syst\u00e8me.<\/p>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Les d\u00e9clencheurs permettent d&#8217;automatiser les \u00e9tapes de suivi telles que les approbations, les paiements ou les notifications. Par exemple, lorsqu&#8217;une facture fournisseur consolid\u00e9e est cr\u00e9\u00e9e, elle peut \u00eatre automatiquement envoy\u00e9e \u00e0 l&#8217;\u00e9quipe comptable. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n<ul>\n<li>Les pi\u00e8ces jointes et les r\u00e9f\u00e9rences des documents sont incluses, de sorte que les \u00e9quipes re\u00e7oivent des informations compl\u00e8tes.  <\/li>\n\n\n\n<li>Tous les param\u00e8tres sont configurables \u00e0 l&#8217;aide d&#8217;options sans code dans l&#8217;\u00e9diteur de flux de travail.<\/li>\n\n\n\n<li>S\u00e9lectionnez le type de d\u00e9clencheur que vous souhaitez utiliser et parcourez les options disponibles.<\/li>\n\n\n\n<li>Vous pouvez \u00e9galement effectuer des recherches et d\u00e9finir des param\u00e8tres pour r\u00e9pondre aux besoins de votre processus.<\/li>\n<\/ul>\n\n<p>Chaque \u00e9tape du flux de travail (envoi d&#8217;une notification, mise \u00e0 jour d&#8217;un fichier ou lancement d&#8217;un \u00e9v\u00e9nement) peut \u00eatre d\u00e9finie dans la m\u00eame interface. Les notifications peuvent inclure un texte personnalis\u00e9, tel que : <\/p>\n\n<p>&#8220;Chers coll\u00e8gues de la comptabilit\u00e9, <br\/>ci-joint, vous trouverez la facture consolid\u00e9e {{consolidated_supplier_invoice.document_label}}. <br\/>Cordialement, <br\/>Fleet team.&#8221;<\/p>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Une fois configur\u00e9s, les flux de travail s&#8217;ex\u00e9cutent automatiquement chaque fois que la condition de d\u00e9clenchement est remplie. Cela supprime les \u00e9tapes manuelles et garantit une gestion des factures plus rapide et plus coh\u00e9rente. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Headlight | Cr\u00e9er des fichiers de facturation personnalis\u00e9s<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Create custom invoice files\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/7WIz2VGcayOz9vukzPNk?embed#?secret=8oLotWmvvF\" data-secret=\"8oLotWmvvF\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Le processus de <strong>traitement automatis\u00e9 des factures<\/strong> transforme les factures Excel t\u00e9l\u00e9charg\u00e9es en donn\u00e9es structur\u00e9es. Il compl\u00e8te les d\u00e9tails manquants, calcule les codes de TVA et g\u00e9n\u00e8re des descriptions pour chaque ligne. Le fichier r\u00e9sultant est ensuite automatiquement envoy\u00e9 par courrier \u00e9lectronique au service comptable.  <\/p>\n<\/blockquote>\n\n<p>Par rapport au flux de travail standard, cette version ajoute une \u00e9tape de <strong>transformation personnalis\u00e9e des fichiers <\/strong>. Ici, des scripts pr\u00e9d\u00e9finis en Python peuvent \u00eatre appliqu\u00e9s pour modifier les fichiers en fonction de besoins de formatage sp\u00e9cifiques. <\/p>\n\n<p>Une fois la transformation termin\u00e9e, le fichier personnalis\u00e9 est enregistr\u00e9 et partag\u00e9 par le biais d&#8217;une notification par courrier \u00e9lectronique. Le message peut inclure un texte personnalis\u00e9 pour les coll\u00e8gues, par exemple une note \u00e0 l&#8217;intention de l&#8217;\u00e9quipe des comptes cr\u00e9diteurs. <\/p>\n\n<p>Ces flux de travail peuvent \u00e9galement int\u00e9grer une logique conditionnelle &#8211; par exemple, l&#8217;envoi des r\u00e9sultats \u00e0 diff\u00e9rents destinataires en fonction de l&#8217;entit\u00e9 juridique &#8211; offrant ainsi une configuration d&#8217;automatisation tr\u00e8s flexible.<\/p>\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Headlight | Cr\u00e9er des fichiers de facturation personnalis\u00e9s &#8211; Guide \u00e9tape par \u00e9tape<\/h4>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Objet<\/strong>:<br\/>Automatisez la transformation des fichiers de factures t\u00e9l\u00e9charg\u00e9s en donn\u00e9es structur\u00e9es et format\u00e9es &#8211; pr\u00eates pour les flux de travail comptables ou analytiques.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">1. Ouvrez le flux de travail Traitement automatis\u00e9 des factures<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Naviguez vers Achats &gt; Factures &gt; Facture.<\/li>\n\n\n\n<li>S\u00e9lectionnez le flux de travail Traitement automatis\u00e9 des factures.<\/li>\n\n\n\n<li>Ce processus traite les factures Excel et les convertit en donn\u00e9es structur\u00e9es.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">2. Comprendre le processus<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Le flux de travail remplit les informations manquantes, calcule les codes de TVA et g\u00e9n\u00e8re automatiquement des descriptions de lignes.<\/li>\n\n\n\n<li>Une fois termin\u00e9, le syst\u00e8me envoie par courrier \u00e9lectronique la facture trait\u00e9e \u00e0 l&#8217;\u00e9quipe comptable pour documentation et archivage.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">3. Localisez l&#8217;\u00e9tape Transformation de fichier personnalis\u00e9e<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Cette \u00e9tape suppl\u00e9mentaire permet d&#8217;utiliser des scripts Python personnalis\u00e9s pour transformer les fichiers Excel.<\/li>\n\n\n\n<li>Ces scripts peuvent appliquer des r\u00e8gles de formatage ou des calculs pr\u00e9d\u00e9finis pour r\u00e9pondre aux besoins sp\u00e9cifiques de l&#8217;entreprise.<\/li>\n\n\n\n<li>Les exemples de fonctions comprennent <code>read_excel()<\/code>, <code>group_rows()<\/code>, et <code>idd_vat_results()<\/code> pour affiner les donn\u00e9es.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">4. Modifier ou \u00e9tendre la logique de transformation<\/h5>\n\n<ul>\n<li>La logique de transformation passe par une <strong>fonction de traitement Python<\/strong> qui utilise des biblioth\u00e8ques int\u00e9gr\u00e9es s\u00fbres telles que :\n<ul>\n<li><code>pandas<\/code><\/li>\n\n\n\n<li><code>requests<\/code><\/li>\n\n\n\n<li><code>io<\/code><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Vous pouvez utiliser la charge utile de l&#8217;\u00e9v\u00e9nement pour y acc\u00e9der :\n<ul>\n<li><code>upload_link<\/code>  \u2192 destination du fichier de sortie.<\/li>\n\n\n\n<li><code>invoice_doc.external_link<\/code>  \u2192 emplacement du fichier source.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Le script applique les transformations, puis t\u00e9l\u00e9charge le fichier final en utilisant :<br\/>&#8220;python<br\/>write_to_excel(df, url)<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">5. Examinez la configuration de la notification par courrier \u00e9lectronique<\/h5>\n\n<ul>\n<li>L&#8217;\u00e9tape de <strong>notification du traitement de la facture<\/strong> envoie automatiquement le fichier trait\u00e9 par courrier \u00e9lectronique.<\/li>\n\n\n\n<li>Le destinataire (par exemple, <em>accounting@company.com)<\/em> est inform\u00e9 lorsque le document est pr\u00eat.<\/li>\n\n\n\n<li>Exemple de message :<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>&#8220;Cher service comptabilit\u00e9 fournisseurs de l&#8217;entreprise.company_name,<br\/>Vous trouverez ci-joint la facture trait\u00e9e supplier_invoice.external_invoice_id from supplier_invoice.supplier_name.<br\/>Best regards,<br\/>Fleet team company.company_name&#8221;<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">6. Ajouter une communication ou une logique personnalis\u00e9e<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Vous pouvez inclure un <strong>message personnalis\u00e9<\/strong> pour les coll\u00e8gues dans l&#8217;e-mail de notification.<\/li>\n\n\n\n<li>\u00c9tendre le flux de travail avec une logique d&#8217;automatisation suppl\u00e9mentaire, par exemple :\n<ul>\n<li>Envoi \u00e0 diff\u00e9rents destinataires par <strong>entit\u00e9 juridique<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Permettre une <strong>confirmation en un clic<\/strong> pour des approbations plus rapides.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">7. Confirmez l&#8217;ach\u00e8vement du flux de travail<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Une fois les \u00e9tapes de transformation du fichier et de notification termin\u00e9es, l&#8217;\u00e9quipe comptable peut imm\u00e9diatement importer la facture trait\u00e9e.<\/li>\n\n\n\n<li>Cette automatisation garantit une documentation efficace et \u00e9limine le travail de formatage manuel.<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Conseil :<\/strong><br\/>Ajoutez un message amical pour vos coll\u00e8gues &#8211; et n&#8217;oubliez pas que les flux de travail Headlight peuvent \u00eatre \u00e9tendus \u00e0 l&#8217;infini avec une logique personnalis\u00e9e pour r\u00e9pondre aux besoins de votre organisation.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Suite de la <strong><a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-5\">Partie 5<\/a><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Quatri\u00e8me partie de notre collection de vid\u00e9os interactives montrant comment vous pouvez g\u00e9rer les factures des fournisseurs dans l&#8217;application Headlight. 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