{"id":1706,"date":"2025-11-02T18:45:57","date_gmt":"2025-11-02T17:45:57","guid":{"rendered":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?post_type=ht_kb&#038;p=1706"},"modified":"2026-02-04T11:50:04","modified_gmt":"2026-02-04T10:50:04","slug":"invoice-management-with-headlight-part-4","status":"publish","type":"ht_kb","link":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-4&lang=de","title":{"rendered":"Rechnungsverwaltung mit Headlight &#8211; Teil 4"},"content":{"rendered":"\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Teil 4 unserer Sammlung interaktiver Videos, die Ihnen zeigen, wie Sie Lieferantenrechnungen in der Headlight-Anwendung verwalten k\u00f6nnen.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<p>Das Headlight-Rechnungsmodul spart dem Fuhrparkleiter viel Zeit bei der Genehmigung von Rechnungen und der Buchhaltung durch vorgefertigte Eingabedateien f\u00fcr die analytische Buchhaltung.<\/p>\n\n<p>Lesen Sie Teil 1, wenn Sie eine Einf\u00fchrung in das Rechnungsmanagement mit Headlight ben\u00f6tigen, oder sehen Sie sich die <a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-1\">\u00dcbersicht aller verwandten Artikel<\/a> an.<\/p>\n\n<p><em>Lassen Sie uns Ihre Fragen oder Gedanken \u00fcber support@headlight.tech wissen.<\/em><\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Automatisierung \u00fcber Workflows<\/h2>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Rechnungsverwaltung auf Autopilot stellen k\u00f6nnen, indem Sie automatische Ausl\u00f6ser, Generierungs-, Umwandlungs- und Benachrichtigungsschritte verwenden.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Scheinwerfer | Workflow Ausl\u00f6ser<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Workflow triggers\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/y9qOt1pJr7ZEqiffvIDA?embed#?secret=4KTz3Dyjlr\" data-secret=\"4KTz3Dyjlr\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<p>Jeder Prozess in Headlight beginnt mit einem Ausl\u00f6ser: Workflow-Ausl\u00f6ser erm\u00f6glichen es Ihnen, Aktionen in der Rechnungsverwaltung zu automatisieren.<\/p>\n\n<p>Sie k\u00f6nnen automatische Ausl\u00f6ser f\u00fcr Ereignisse wie die Erstellung, Genehmigung oder Konsolidierung einer Rechnung festlegen.<\/p>\n\n<p>Jeder Ausl\u00f6ser ist direkt mit den Rechnungsdokumenten im System verbunden.<\/p>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Ausl\u00f6ser erm\u00f6glichen es, Folgeschritte wie Genehmigungen, Zahlungen oder Benachrichtigungen zu automatisieren. Wenn beispielsweise eine konsolidierte Lieferantenrechnung erstellt wird, kann diese automatisch an das Buchhaltungsteam gesendet werden. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n<ul>\n<li>Anh\u00e4nge und Dokumentenverweise sind enthalten, so dass die Teams vollst\u00e4ndige Informationen erhalten.  <\/li>\n\n\n\n<li>Alle Einstellungen sind \u00fcber No-Code-Optionen im Workflow-Editor konfigurierbar.<\/li>\n\n\n\n<li>W\u00e4hlen Sie den Typ des Ausl\u00f6sers, den Sie verwenden m\u00f6chten, und durchsuchen Sie die verf\u00fcgbaren Optionen.<\/li>\n\n\n\n<li>Sie k\u00f6nnen auch suchen und Parameter einstellen, die Ihren Prozessanforderungen entsprechen.<\/li>\n<\/ul>\n\n<p>Jeder Workflow-Schritt &#8211; das Senden einer Benachrichtigung, das Aktualisieren einer Datei oder das Starten eines Ereignisses &#8211; kann innerhalb derselben Schnittstelle definiert werden. Benachrichtigungen k\u00f6nnen benutzerdefinierten Text enthalten, wie z.B.: <\/p>\n\n<p>&#8220;Sehr geehrte Kollegen der Buchhaltung, <br\/>anbei finden Sie die konsolidierte Rechnung {{konsolidierte_Lieferantenrechnung.document_label}}. <br\/>Mit freundlichen Gr\u00fc\u00dfen, <br\/>Fuhrpark-Team.&#8221;<\/p>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Einmal konfiguriert, laufen die Workflows jedes Mal automatisch ab, wenn die Ausl\u00f6sebedingung erf\u00fcllt ist. Dadurch entfallen manuelle Schritte und die Rechnungsverwaltung wird schneller und konsistenter. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Scheinwerfer | Benutzerdefinierte Rechnungsdateien erstellen<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Create custom invoice files\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/7WIz2VGcayOz9vukzPNk?embed#?secret=ZpdscvtIGM\" data-secret=\"ZpdscvtIGM\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Der Workflow <strong>Automatisierte Rechnungsverarbeitung<\/strong> wandelt hochgeladene Excel-Rechnungen in strukturierte Daten um. Er erg\u00e4nzt fehlende Details, berechnet die MwSt.-Codes und erstellt Beschreibungen f\u00fcr jede Zeile. Die resultierende Datei wird dann automatisch per E-Mail an die Buchhaltungsabteilung gesendet.  <\/p>\n<\/blockquote>\n\n<p>Im Vergleich zum Standard-Workflow wurde in dieser Version ein Schritt <strong>zur benutzerdefinierten Dateitransformation <\/strong>hinzugef\u00fcgt. Hier k\u00f6nnen vordefinierte Skripte in Python angewandt werden, um Dateien entsprechend den spezifischen Formatierungsanforderungen zu \u00e4ndern. <\/p>\n\n<p>Sobald die Umwandlung abgeschlossen ist, wird die benutzerdefinierte Datei gespeichert und \u00fcber eine E-Mail-Benachrichtigung weitergegeben. Die Nachricht kann einen personalisierten Text f\u00fcr Kollegen enthalten, z. B. eine Notiz an das Team der Kreditorenbuchhaltung. <\/p>\n\n<p>Diese Workflows k\u00f6nnen auch eine bedingte Logik enthalten, z. B. das Versenden von Ergebnissen an verschiedene Empf\u00e4nger je nach Rechtssubjekt, was eine \u00e4u\u00dferst flexible Automatisierung erm\u00f6glicht.<\/p>\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Scheinwerfer | Benutzerdefinierte Rechnungsdateien erstellen &#8211; Schritt-f\u00fcr-Schritt-Anleitung<\/h4>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Zweck<\/strong>:<br\/>Automatisieren Sie die Umwandlung von hochgeladenen Rechnungsdateien in strukturierte, formatierte Daten &#8211; bereit f\u00fcr Buchhaltungs- oder Analyse-Workflows.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">1. \u00d6ffnen Sie den Workflow Automatisierte Rechnungsverarbeitung<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Navigieren Sie zu Beschaffung &gt; Rechnungen &gt; Rechnung.<\/li>\n\n\n\n<li>W\u00e4hlen Sie den Workflow Automatisierte Rechnungsverarbeitung.<\/li>\n\n\n\n<li>Dieser Prozess verarbeitet Excel-Rechnungen und wandelt sie in strukturierte Daten um.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">2. Verstehen Sie den Prozess<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Der Arbeitsablauf f\u00fcllt fehlende Informationen auf, berechnet die MwSt.-Codes und erstellt automatisch Zeilenbeschreibungen.<\/li>\n\n\n\n<li>Nach Abschluss des Vorgangs sendet das System die bearbeitete Rechnung per E-Mail an das Buchhaltungsteam zur Dokumentation und Aufbewahrung.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">3. Suchen Sie den Schritt Umwandlung benutzerdefinierter Dateien<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Dieser zus\u00e4tzliche Schritt erm\u00f6glicht die Verwendung von benutzerdefinierten Python-Skripten zur Umwandlung der Excel-Dateien.<\/li>\n\n\n\n<li>Diese Skripte k\u00f6nnen vordefinierte Formatierungsregeln oder Berechnungen anwenden, um unternehmensspezifische Anforderungen zu erf\u00fcllen.<\/li>\n\n\n\n<li>Beispielfunktionen sind <code>read_excel()<\/code>, <code>group_rows()<\/code> und <code>idd_vat_results()<\/code> zur Verfeinerung der Daten.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">4. Bearbeiten oder erweitern Sie die Transformationslogik<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Die Transformationslogik l\u00e4uft \u00fcber eine <strong>Python-Handler-Funktion<\/strong>, die sichere integrierte Bibliotheken wie z.B.:\n<ul>\n<li><code>pandas<\/code><\/li>\n\n\n\n<li><code>requests<\/code><\/li>\n\n\n\n<li><code>io<\/code><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Sie k\u00f6nnen die Ereignis-Nutzlast f\u00fcr den Zugriff verwenden:\n<ul>\n<li><code>upload_link<\/code>  \u2192 Ziel f\u00fcr die Ausgabedatei.<\/li>\n\n\n\n<li><code>invoice_doc.external_link<\/code>  \u2192 Speicherort der Quelldatei.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Das Skript wendet Transformationen an und l\u00e4dt dann die endg\u00fcltige Datei hoch:<br\/>&#8220;`python<br\/>write_to_excel(df, url)<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">5. \u00dcberpr\u00fcfen Sie die Einrichtung der E-Mail-Benachrichtigung<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Der Schritt <strong>Benachrichtigung \u00fcber die Rechnungsbearbeitung<\/strong> versendet automatisch eine E-Mail mit der verarbeiteten Datei.<\/li>\n\n\n\n<li>Der Empf\u00e4nger (z.B. <em>accounting@company.com)<\/em> wird benachrichtigt, sobald das Dokument fertig ist.<\/li>\n\n\n\n<li>Beispielnachricht:<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>&#8220;Sehr geehrte Kreditorenabteilung von Firma.Firmenname,<br\/>Anbei finden Sie die bearbeitete Rechnung supplier_invoice.external_invoice_id von supplier_invoice.supplier_name.<br\/>Mit freundlichen Gr\u00fc\u00dfen,<br\/>Flotten-Team Firma.Firmenname&#8221;<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">6. Benutzerdefinierte Kommunikation oder Logik hinzuf\u00fcgen<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Sie k\u00f6nnen eine <strong>pers\u00f6nliche Nachricht<\/strong> f\u00fcr Ihre Kollegen in die Benachrichtigungs-E-Mail einf\u00fcgen.<\/li>\n\n\n\n<li>Erweitern Sie den Workflow mit zus\u00e4tzlicher Automatisierungslogik, z.B.:\n<ul>\n<li>Versenden an verschiedene Empf\u00e4nger pro <strong>juristischer Person<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Ein-Klick-Best\u00e4tigung<\/strong> f\u00fcr schnellere Genehmigungen.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">7. Best\u00e4tigen Sie den Abschluss des Workflows<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Sobald die Dateiumwandlung und die Benachrichtigungsschritte abgeschlossen sind, kann das Buchhaltungsteam die bearbeitete Rechnung sofort importieren.<\/li>\n\n\n\n<li>Diese Automatisierung gew\u00e4hrleistet eine effiziente Dokumentation und macht manuelle Formatierungsarbeiten \u00fcberfl\u00fcssig.<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Tipp:<\/strong><br\/>F\u00fcgen Sie eine freundliche Nachricht f\u00fcr Ihre Kollegen hinzu &#8211; und denken Sie daran, dass Headlight-Workflows endlos mit benutzerdefinierter Logik erweitert werden k\u00f6nnen, um den Anforderungen Ihres Unternehmens zu entsprechen.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Fortgesetzt in <strong><a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-5\">Teil 5<\/a><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Teil 4 unserer Sammlung interaktiver Videos, die Ihnen zeigen, wie Sie Lieferantenrechnungen in der Headlight-Anwendung verwalten k\u00f6nnen. Das Headlight-Rechnungsmodul spart dem Fuhrparkleiter viel Zeit bei der Genehmigung von Rechnungen und der Buchhaltung durch vorgefertigte Eingabedateien f\u00fcr die analytische Buchhaltung. Lesen Sie Teil 1, wenn Sie eine Einf\u00fchrung in das Rechnungsmanagement&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":3,"comment_status":"open","ping_status":"closed","template":"","format":"standard","meta":[],"ht-kb-category":[119],"ht-kb-tag":[43],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb\/1706"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/ht_kb"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=1706"}],"version-history":[{"count":6,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb\/1706\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2541,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb\/1706\/revisions\/2541"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=1706"}],"wp:term":[{"taxonomy":"ht_kb_category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fht-kb-category&post=1706"},{"taxonomy":"ht_kb_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fht-kb-tag&post=1706"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}