{"id":2539,"date":"2025-11-02T18:57:12","date_gmt":"2025-11-02T17:57:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=factuurbeheer-met-headlight-deel-5"},"modified":"2026-02-04T11:50:07","modified_gmt":"2026-02-04T10:50:07","slug":"factuurbeheer-met-headlight-deel-5","status":"publish","type":"ht_kb","link":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=factuurbeheer-met-headlight-deel-5&lang=nl","title":{"rendered":"Factuurbeheer met Headlight &#8211; Deel 5"},"content":{"rendered":"\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Deel 5 van onze verzameling interactieve video&#8217;s laat zien hoe je leveranciersfacturen kunt beheren binnen de Headlight-applicatie.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<p>De Headlight factuurmodule bespaart enorm veel tijd voor de vlootmanager in het goedkeuringsproces van facturen, evenals voor de boekhoudafdeling, via kant-en-klare invoerbestanden voor de Analytical Accounting.<\/p>\n\n<p>Zie deel 1 als je een inleiding nodig hebt tot Factuurbeheer met Headlight, of bekijk het <a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-1\">overzicht van alle gerelateerde artikelen<\/a>.<\/p>\n\n<p><em>Laat ons je vragen of gedachten weten via info@headlight.tech.<\/em><\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Automatisering via workflows (vervolg)<\/h2>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Koplamp | Geconsolideerde factuur maken<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Create consolidated invoice\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/xk3LHXnI51lmyFvQEcbz?embed#?secret=tXOumuLwRj\" data-secret=\"tXOumuLwRj\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<p>Headlight kan automatisch <strong>geconsolideerde facturen<\/strong> genereren door alle niet-afgewezen facturen uit een bepaalde periode te combineren.<\/p>\n\n<p>De stap <strong>Geconsolideerde factuur maken maakt<\/strong> deel uit van de geautomatiseerde workflow. Hiermee worden alle facturen binnen een gespecificeerde maandcompensatie, meestal de vorige maand, samengevoegd tot \u00e9\u00e9n geconsolideerd document. <\/p>\n\n<p>Dit proces kan periodiek worden geactiveerd &#8211; bijvoorbeeld elke maand &#8211; om factuurbeheer automatisch te laten verlopen.<\/p>\n\n<p>Zodra de workflow is aangemaakt, stuurt deze een <strong>e-mail<\/strong> naar de aangewezen contactpersoon voor boekhouding om te bevestigen dat de geconsolideerde factuur klaar is.<\/p>\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Koplamp | Geconsolideerde factuur maken &#8211; Stap-voor-stap handleiding<\/h4>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Doel:<\/strong><br\/>Maak automatisch een geconsolideerde factuur door alle niet-afgewezen facturen binnen een gedefinieerde maandcompensatie samen te voegen.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">1. Open de workflow<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Ga naar <strong>Inkoop &gt; Facturen &gt; Factuur<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Kies de workflow <strong>&#8220;Geconsolideerde factuur maken stap&#8221;.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">2. Bekijk de werking<\/h5>\n\n<ul>\n<li>De actiestap is bedoeld om <strong>een geconsolideerde factuur te maken<\/strong> als onderdeel van het Headlight-operatieproces.<\/li>\n\n\n\n<li>Er wordt een nieuw document aangemaakt met de naam <strong>&#8220;Geconsolideerde factuur&#8221;.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">3. Configureer de invoervelden<\/h5>\n\n<ul>\n<li><strong>Compensatie:<\/strong> definieer hoeveel maanden terug facturen moeten worden opgenomen.\n<ul>\n<li>Standaardwaarde = 0 (huidige maand).<\/li>\n\n\n\n<li>Je kunt &#8220;1&#8221; invoeren om facturen van de vorige maand te consolideren.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Alleen facturen die <strong>niet worden afgewezen<\/strong>, worden opgenomen.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">4. Het proces uitvoeren<\/h5>\n\n<ul>\n<li>De Headlight-bewerking <strong>voegt automatisch alle in aanmerking komende facturen samen<\/strong> in \u00e9\u00e9n bestand.<\/li>\n\n\n\n<li>Het systeem kan worden ingesteld met een <strong>periodieke trigger<\/strong> (bijvoorbeeld elke maand) om automatisch te worden uitgevoerd.<\/li>\n\n\n\n<li>Na voltooiing wordt een nieuw document opgeslagen onder de parameter <strong><code>consolidated_invoice<\/code><\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">5. De melding verzenden<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Een stap <strong>&#8220;Kennisgeving geconsolideerde factuur verzenden&#8221;<\/strong> toevoegen.<\/li>\n\n\n\n<li>Hiermee wordt een <strong>e-mail<\/strong> gestuurd naar de opgegeven contactpersoon voor de boekhouding (bijvoorbeeld <em>accounting@company.com)<\/em>.<\/li>\n\n\n\n<li>De e-mail bevestigt dat de geconsolideerde factuur is aangemaakt en gedeeld.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">6. Terugkerende runs automatiseren<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Schakel <strong>geplande uitvoering<\/strong> in zodat dit proces maandelijks wordt herhaald zonder handmatige invoer.<\/li>\n\n\n\n<li>Gebruik een <strong>periodieke trigger<\/strong> om facturen op de automatische piloot te genereren en te versturen.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">7. Optioneel maatwerk<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Pas de ontvangers, onderwerpregel of bestandsindeling van de bijlage aan in de <strong>instellingen voor de stap Melding<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>De workflow kan het geconsolideerde rapport ook doorgeven aan andere modules voor verdere verwerking of archivering.<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Tip:<\/strong><br\/>&#8220;Hadden we al gezegd dat we je factuurbeheer op de automatische piloot kunnen zetten?&#8221;<br\/>Inderdaad &#8211; met deze stappen geconfigureerd, zorgt Headlight automatisch voor factuurconsolidatie en levering.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Koplamp | Kredietnota Trigger<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Credit note Trigger\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/BB4gv5nwj1s87Cf7Frkk?embed#?secret=LRL1l9L1KH\" data-secret=\"LRL1l9L1KH\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Wat is een kredietnota Trigger?<\/h4>\n\n<p>De <strong>Credit Note Trigger<\/strong> automatiseert de workflow voor het aanvragen van creditnota&#8217;s direct vanuit factuurregels.<\/p>\n\n<p>Open in de <strong>workflowconfigurator<\/strong> <strong>Workflow samenstellen<\/strong> en maak een nieuw proces met de naam <em>&#8220;Creditnota aanvragen<\/em>&#8221; <em>.<\/em><br\/>Voeg een <strong>automatische trigger<\/strong> toe en selecteer <strong>&#8220;Creditnota factuurregel&#8221;<\/strong> in de triggerbibliotheek.<\/p>\n\n<p>Deze trigger start een workflow wanneer een gebruiker een creditnota aanvraagt voor een specifieke factuurregel.<br\/>Het geeft volledige details over de factuurregel, leverancier en aantekeningen van de aanvrager, zodat je goedkeuringen voor creditnota&#8217;s effici\u00ebnt kunt beheren.<\/p>\n\n<p>Je kunt dan een <strong>melding<\/strong> toevoegen om de leverancier te informeren over de creditnota-aanvraag.<br\/>Bijvoorbeeld:<\/p>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Onderwerp:<\/strong> Verzoek voor creditnota &#8211; {{company.company_name}}<br\/><strong>Bericht:<\/strong><br\/>Bij het controleren van factuur {{invoice.external_invoice_id}} is een afwijking gevonden.<br\/>We verzoeken om een creditnota voor {{supplier_invoice_line_id}}.<br\/><strong>Motivatie:<\/strong> {{notes}}<\/p>\n\n\n\n<p>Met vriendelijke groet,<br\/>Fleet Team {{company.company_name}}<br\/>{{company.fleet_manager_email}}<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<p><strong>Publiceer<\/strong> ten slotte <strong>de workflow.<\/strong><\/p>\n\n<p>Het kan nu worden gebruikt om automatisch verzoeken voor creditnota&#8217;s te versturen vanuit het scherm <strong>Factuurdetails<\/strong>.<\/p>\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Koplamp | Kredietnota trekker &#8211; Stap-voor-Stap Handleiding<\/h4>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Doel:<\/strong><br\/>Het aanmaken en verzenden van creditnota-aanvragen direct vanuit factuurregels automatiseren met behulp van een automatische workflowtrigger.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">1. Open de workflowconfigurator<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Ga naar <strong>Workflows &gt; Workflow Configurator &gt; Workflow samenstellen<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Maak een nieuwe workflow met de naam <strong>&#8220;Kredietnota aanvragen&#8221;.<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Deze workflow verwerkt automatisch creditnota-aanvragen wanneer een gebruiker een probleem met een factuurregel markeert.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">2. Een automatische trigger toevoegen<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Klik op <strong>&#8220;+ Trigger&#8221;<\/strong> en kies <strong>Type: Automatische trigger.<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Selecteer in de <strong>triggerbibliotheek<\/strong> <strong>&#8220;Factuurregel Kredietnota&#8221;.<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Deze trigger start de workflow wanneer een creditnota wordt aangevraagd voor een factuurregel.<\/li>\n<\/ul>\n\n<p><strong>Beschrijving (van UI):<\/strong><\/p>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>&#8220;Start een workflow wanneer een gebruiker een creditnota aanvraagt voor een factuurregel.<br\/>Deze trigger levert informatie over de factuurregel en notities van de aanvrager,<br\/>waarmee je goedkeuringsprocessen voor creditnota&#8217;s kunt beheren.&#8221;<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">3. Details trigger configureren<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Selecteer de trigger <strong>Factuurregel Kredietnota<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Bekijk de beschikbare workflowparameters, waaronder:\n<ul>\n<li><strong>Factuur:<\/strong> het referentiefactuurobject.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Opmerkingen:<\/strong> opmerkingen of motivatie toegevoegd door de aanvrager.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Supplier Invoice Line ID (factuurregel-ID):<\/strong> de regel waarvoor de creditnota wordt aangevraagd.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Bedrijf:<\/strong> de rechtspersoon die het verzoek verstuurt.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">4. Een meldingsbericht toevoegen<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Voeg na de trigger een stap toe om <strong>de leverancier te informeren<\/strong> over de creditnota-aanvraag.<\/li>\n\n\n\n<li>Configureer de stap <strong>Factuur afwijkende melding<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Voorbeeldbericht (zoals te zien in de interface):<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Betreft:<\/strong> Aanvraag kredietnota &#8211; {{bedrijf.bedrijfsnaam}}<\/p>\n\n\n\n<p>Beste,<\/p>\n\n\n\n<p>Bij het controleren van factuur {{invoice.external_invoice_id}} hebben we een onregelmatigheid gevonden.<br\/>We willen graag een creditnota aanvragen voor {{supplier_invoice_line_id}}.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Motivatie:<\/strong> {{notes}}<\/p>\n\n\n\n<p>Met vriendelijke groet,<br\/>Fleet Team {{company.company_name}}<br\/>{{company.fleet_manager_email}}<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">5. De workflow opslaan en publiceren<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Klik op <strong>Opslaan<\/strong> of druk op <strong>Ctrl + S<\/strong> om je workflowconfiguratie op te slaan.<\/li>\n\n\n\n<li>Selecteer na het opslaan <strong>Publiceren<\/strong> zodat de workflow beschikbaar wordt voor gebruikers.<\/li>\n\n\n\n<li>Na publicatie kunnen gebruikers deze workflow direct activeren vanuit het scherm <strong>Factuurdetails<\/strong> wanneer een creditnota nodig is.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">6. Optioneel: Voeg een eindstap toe<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Voeg een laatste bevestiging of <strong>eindstap<\/strong> toe om de workflow als voltooid te markeren nadat de melding is verzonden.<\/li>\n\n\n\n<li>Dit zorgt voor een duidelijke afsluiting van de workflowrun.<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Tip:<\/strong><br\/>Eenmaal gepubliceerd kan de Credit Note Trigger direct worden gebruikt vanuit de factuurdetailsweergave.<br\/>Deze instelling zorgt ervoor dat leveranciers automatisch op de hoogte worden gesteld, wat tijd bespaart en de communicatie over creditnota&#8217;s standaardiseert.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Vervolg in <strong><a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-6\">Deel 6<\/a><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Deel 5 van onze verzameling interactieve video&#8217;s laat zien hoe je leveranciersfacturen kunt beheren binnen de Headlight-applicatie. De Headlight factuurmodule bespaart enorm veel tijd voor de vlootmanager in het goedkeuringsproces van facturen, evenals voor de boekhoudafdeling, via kant-en-klare invoerbestanden voor de Analytical Accounting. Zie deel 1 als je een inleiding&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":3,"comment_status":"open","ping_status":"closed","template":"","format":"standard","meta":[],"ht-kb-category":[117],"ht-kb-tag":[43],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb\/2539"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/ht_kb"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=2539"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb\/2539\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2542,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb\/2539\/revisions\/2542"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=2539"}],"wp:term":[{"taxonomy":"ht_kb_category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fht-kb-category&post=2539"},{"taxonomy":"ht_kb_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fht-kb-tag&post=2539"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}