{"id":2544,"date":"2025-11-02T18:57:12","date_gmt":"2025-11-02T17:57:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=gestion-des-factures-avec-headlight-partie-5"},"modified":"2026-02-04T11:50:07","modified_gmt":"2026-02-04T10:50:07","slug":"gestion-des-factures-avec-headlight-partie-5","status":"publish","type":"ht_kb","link":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=gestion-des-factures-avec-headlight-partie-5&lang=fr","title":{"rendered":"Gestion des factures avec Headlight &#8211; Partie 5"},"content":{"rendered":"\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Cinqui\u00e8me partie de notre collection de vid\u00e9os interactives montrant comment vous pouvez g\u00e9rer les factures des fournisseurs dans l&#8217;application Headlight.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<p>Le module de facturation Headlight fait gagner un temps consid\u00e9rable au gestionnaire de flotte dans le processus d&#8217;approbation des factures, ainsi qu&#8217;au service de comptabilit\u00e9, gr\u00e2ce \u00e0 des fichiers d&#8217;entr\u00e9e pr\u00eats \u00e0 l&#8217;emploi pour la comptabilit\u00e9 analytique.<\/p>\n\n<p>Consultez la partie 1 si vous avez besoin d&#8217;une introduction \u00e0 la gestion des factures avec Headlight, ou consultez l&#8217;<a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-1\">aper\u00e7u de tous les articles connexes<\/a>.<\/p>\n\n<p><em>Faites-nous part de vos questions ou de vos r\u00e9flexions \u00e0 l&#8217;adresse info@headlight.tech.<\/em><\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Automatisation via des flux de travail (suite)<\/h2>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Phare | Cr\u00e9er une facture consolid\u00e9e<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Create consolidated invoice\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/xk3LHXnI51lmyFvQEcbz?embed#?secret=CiZAn48Gxd\" data-secret=\"CiZAn48Gxd\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<p>Headlight peut g\u00e9n\u00e9rer automatiquement des <strong>factures consolid\u00e9es<\/strong> en combinant toutes les factures non rejet\u00e9es d&#8217;une p\u00e9riode donn\u00e9e.<\/p>\n\n<p>L&#8217;\u00e9tape <strong>Cr\u00e9er une facture consolid\u00e9e<\/strong> fait partie du flux de travail automatis\u00e9. Elle permet de concat\u00e9ner toutes les factures d&#8217;un mois donn\u00e9, g\u00e9n\u00e9ralement le mois pr\u00e9c\u00e9dent, en un seul document consolid\u00e9. <\/p>\n\n<p>Ce processus peut \u00eatre d\u00e9clench\u00e9 p\u00e9riodiquement &#8211; par exemple, chaque mois &#8211; pour que la gestion des factures reste automatique.<\/p>\n\n<p>Une fois cr\u00e9\u00e9, le flux de travail envoie un <strong>courriel de notification<\/strong> au contact comptable d\u00e9sign\u00e9, confirmant que la facture consolid\u00e9e est pr\u00eate.<\/p>\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Headlight | Cr\u00e9er une facture consolid\u00e9e &#8211; Guide \u00e9tape par \u00e9tape<\/h4>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Objet :<\/strong><br\/>Cr\u00e9er automatiquement une facture consolid\u00e9e en combinant toutes les factures non rejet\u00e9es au cours d&#8217;un mois de d\u00e9calage d\u00e9fini.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">1. Ouvrez le flux de travail<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Allez sur <strong>Procurement &gt; Invoices &gt; Invoice<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Choisissez le flux de travail intitul\u00e9 <strong>&#8220;Cr\u00e9er une \u00e9tape de facturation consolid\u00e9e&#8221;.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">2. Examinez le fonctionnement<\/h5>\n\n<ul>\n<li>L&#8217;action est con\u00e7ue pour <strong>cr\u00e9er une facture consolid\u00e9e<\/strong> dans le cadre du processus d&#8217;exploitation des phares.<\/li>\n\n\n\n<li>Un nouveau document intitul\u00e9 <strong>&#8220;Facture consolid\u00e9e&#8221;<\/strong> sera g\u00e9n\u00e9r\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">3. Configurez les champs de saisie<\/h5>\n\n<ul>\n<li><strong>Compensation :<\/strong> d\u00e9finissez le nombre de mois en arri\u00e8re pour inclure les factures.\n<ul>\n<li>Valeur par d\u00e9faut = 0 (mois en cours).<\/li>\n\n\n\n<li>Vous pouvez saisir &#8220;1&#8221; pour consolider les factures du mois pr\u00e9c\u00e9dent.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Seules les factures qui <strong>ne sont pas rejet\u00e9es<\/strong> seront incluses.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">4. Ex\u00e9cuter le processus<\/h5>\n\n<ul>\n<li>L&#8217;op\u00e9ration Headlight <strong>concat\u00e8ne automatiquement toutes les factures \u00e9ligibles<\/strong> en un seul fichier.<\/li>\n\n\n\n<li>Le syst\u00e8me peut \u00eatre configur\u00e9 avec un <strong>d\u00e9clencheur p\u00e9riodique<\/strong> (par exemple, tous les mois) pour fonctionner automatiquement.<\/li>\n\n\n\n<li>Une fois termin\u00e9, un nouveau document est stock\u00e9 sous le param\u00e8tre <strong><code>consolidated_invoice<\/code><\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">5. Envoyez la notification<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Ajoutez une \u00e9tape <strong>&#8220;Envoyer une notification de facture consolid\u00e9e&#8221;.<\/strong> <\/li>\n\n\n\n<li>Cette op\u00e9ration envoie un <strong>courrier \u00e9lectronique<\/strong> au contact comptable sp\u00e9cifi\u00e9 (par exemple, <em>accounting@company.com)<\/em>.<\/li>\n\n\n\n<li>Le courriel confirme que la facture consolid\u00e9e a \u00e9t\u00e9 cr\u00e9\u00e9e et partag\u00e9e.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">6. Automatiser les cycles r\u00e9currents<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Activez l&#8217;<strong>ex\u00e9cution programm\u00e9e<\/strong> pour que ce processus se r\u00e9p\u00e8te tous les mois sans intervention manuelle.<\/li>\n\n\n\n<li>Utilisez un <strong>d\u00e9clencheur p\u00e9riodique<\/strong> pour g\u00e9n\u00e9rer et envoyer des factures de mani\u00e8re automatique.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">7. Personnalisation facultative<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Ajustez les destinataires, la ligne d&#8217;objet ou le format du fichier joint dans les <strong>param\u00e8tres de l&#8217;\u00e9tape de notification.<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Le flux de travail peut \u00e9galement transmettre le rapport consolid\u00e9 \u00e0 d&#8217;autres modules en vue d&#8217;un traitement ou d&#8217;un archivage ult\u00e9rieur.<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Conseil :<\/strong><br\/>&#8220;Avons-nous mentionn\u00e9 que nous pouvons mettre votre gestion de factures sur pilote automatique ?&#8221;<br\/>En effet &#8211; avec ces \u00e9tapes configur\u00e9es, Headlight prend soin de la consolidation des factures et de la livraison automatiquement.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Phare | D\u00e9clencheur de note de cr\u00e9dit<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Credit note Trigger\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/BB4gv5nwj1s87Cf7Frkk?embed#?secret=Sb3EeJsTrG\" data-secret=\"Sb3EeJsTrG\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Qu&#8217;est-ce qu&#8217;un d\u00e9clencheur de note de cr\u00e9dit ?<\/h4>\n\n<p>Le <strong>d\u00e9clencheur de notes de cr\u00e9dit<\/strong> automatise le processus de demande de notes de cr\u00e9dit directement \u00e0 partir des lignes de facture.<\/p>\n\n<p>Dans le <strong>Configurateur de Workflow<\/strong>, ouvrez <strong>Composer un Workflow<\/strong> et cr\u00e9ez un nouveau processus nomm\u00e9 <em>&#8220;Demander une note de cr\u00e9dit<\/em>&#8220;.<br\/>Ajouter un <strong>d\u00e9clencheur automatique<\/strong> et s\u00e9lectionnez <strong>&#8220;Note de cr\u00e9dit de la ligne de facturation&#8221;<\/strong> dans la biblioth\u00e8que de d\u00e9clencheurs.<\/p>\n\n<p>Ce d\u00e9clencheur lance un flux de travail chaque fois qu&#8217;un utilisateur demande une note de cr\u00e9dit pour une ligne de facture sp\u00e9cifique.<br\/>Il fournit des d\u00e9tails complets sur la ligne de facture, le fournisseur et les notes du demandeur, ce qui vous permet de g\u00e9rer efficacement les approbations de notes de cr\u00e9dit.<\/p>\n\n<p>Vous pouvez ensuite ajouter une \u00e9tape de <strong>message de notification<\/strong> pour informer le fournisseur de la demande de note de cr\u00e9dit.<br\/>Par exemple :<\/p>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Objet :<\/strong> Demande de note de cr\u00e9dit &#8211; {{company.company_name}}<br\/><strong>Message :<\/strong><br\/>Lors de l&#8217;examen de la facture {{invoice.external_invoice_id}}, une anomalie a \u00e9t\u00e9 constat\u00e9e.<br\/>Nous demandons une note de cr\u00e9dit pour {{supplier_invoice_line_id}}.<br\/><strong>Motivation :<\/strong> {{notes}}<\/p>\n\n\n\n<p>Cordialement,<br\/>Fleet Team {{company.company_name}<br\/>{{company.fleet_manager_email}}<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<p>Enfin, <strong>publiez le flux de travail.<\/strong><\/p>\n\n<p>Il peut d\u00e9sormais \u00eatre utilis\u00e9 pour envoyer automatiquement des demandes de notes de cr\u00e9dit \u00e0 partir de l&#8217;\u00e9cran <strong>D\u00e9tails de la facture.<\/strong> <\/p>\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">D\u00e9clencheur de billet de cr\u00e9dit &#8211; Guide \u00e9tape par \u00e9tape<\/h4>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Objet :<\/strong><br\/>Automatiser la cr\u00e9ation et l&#8217;envoi de demandes de notes de cr\u00e9dit directement \u00e0 partir des lignes de facture \u00e0 l&#8217;aide d&#8217;un d\u00e9clencheur de flux de travail automatique.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">1. Ouvrez le configurateur de flux de travail<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Allez sur <strong>Workflows &gt; Workflow Configurator &gt; Compose Workflow<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Cr\u00e9ez un nouveau flux de travail intitul\u00e9 <strong>&#8220;Demander une note de cr\u00e9dit&#8221;.<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Ce flux de travail traitera automatiquement les demandes de notes de cr\u00e9dit lorsqu&#8217;un utilisateur signale un probl\u00e8me sur une ligne de facture.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">2. Ajouter un d\u00e9clencheur automatique<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Cliquez sur <strong>&#8220;+ Trigger&#8221;<\/strong> et choisissez <strong>Type : D\u00e9clenchement automatique.<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Dans la <strong>biblioth\u00e8que des d\u00e9clencheurs<\/strong>, s\u00e9lectionnez <strong>&#8220;Note de cr\u00e9dit de la ligne de facturation&#8221;.<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Ce d\u00e9clencheur lance le flux de travail chaque fois qu&#8217;une note de cr\u00e9dit est demand\u00e9e \u00e0 partir d&#8217;une ligne de facture.<\/li>\n<\/ul>\n\n<p><strong>Description (de l&#8217;interface utilisateur) :<\/strong><\/p>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>&#8220;Lance un workflow lorsqu&#8217;un utilisateur demande une note de cr\u00e9dit pour une ligne de facture.<br\/>Ce d\u00e9clencheur fournit des informations sur la ligne de facture et les notes du demandeur,<br\/>vous permettant de g\u00e9rer les processus d&#8217;approbation des notes de cr\u00e9dit.&#8221;<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">3. Configurez les d\u00e9tails du d\u00e9clencheur<\/h5>\n\n<ul>\n<li>S\u00e9lectionnez le d\u00e9clencheur <strong>Ligne de facturation &#8211; Note de cr\u00e9dit.<\/strong> <\/li>\n\n\n\n<li>Examinez les param\u00e8tres de flux de travail disponibles, notamment\n<ul>\n<li><strong>Facture :<\/strong> l&#8217;objet de r\u00e9f\u00e9rence de la facture.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Notes :<\/strong> commentaires ou motivations ajout\u00e9s par le demandeur.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>ID de la ligne de la facture du fournisseur :<\/strong> le poste pour lequel la note de cr\u00e9dit est demand\u00e9e.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Entreprise :<\/strong> l&#8217;entit\u00e9 juridique qui envoie la demande.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">4. Ajoutez une \u00e9tape de notification<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Apr\u00e8s le d\u00e9clencheur, ajoutez une \u00e9tape pour <strong>informer le fournisseur de<\/strong> la demande de note de cr\u00e9dit.<\/li>\n\n\n\n<li>Configurez l&#8217;\u00e9tape <strong>Notification d&#8217;anomalie de facture<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Exemple de message (tel que vu dans l&#8217;interface) :<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Objet :<\/strong> Demande de note de cr\u00e9dit &#8211; {{nom_de_l&#8217;entreprise}}<\/p>\n\n\n\n<p>Cher,<\/p>\n\n\n\n<p>Lors de l&#8217;examen de la facture {{invoice.external_invoice_id}}, nous avons constat\u00e9 une anomalie.<br\/>Nous souhaitons demander une note de cr\u00e9dit pour {{supplier_invoice_line_id}}.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Motivation :<\/strong> {{notes}}<\/p>\n\n\n\n<p>Cordialement,<br\/>Fleet Team {{company.company_name}<br\/>{{company.fleet_manager_email}}<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">5. Enregistrez et publiez le flux de travail<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Cliquez sur <strong>Enregistrer<\/strong> ou appuyez sur <strong>Ctrl + S<\/strong> pour enregistrer la configuration de votre flux de travail.<\/li>\n\n\n\n<li>Une fois enregistr\u00e9, s\u00e9lectionnez <strong>Publier<\/strong> pour que le flux de travail soit mis \u00e0 la disposition des utilisateurs.<\/li>\n\n\n\n<li>Apr\u00e8s la publication, les utilisateurs peuvent d\u00e9clencher ce flux de travail directement \u00e0 partir de l&#8217;\u00e9cran <strong>D\u00e9tails de la facture<\/strong> chaque fois qu&#8217;une note de cr\u00e9dit est n\u00e9cessaire.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">6. En option : Ajoutez une \u00e9tape finale<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Ajoutez une confirmation finale ou une <strong>\u00e9tape de fin<\/strong> pour marquer la fin du flux de travail apr\u00e8s l&#8217;envoi de la notification.<\/li>\n\n\n\n<li>Cela permet de cl\u00f4turer clairement l&#8217;ex\u00e9cution du flux de travail.<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Conseil :<\/strong><br\/>Une fois publi\u00e9, le d\u00e9clencheur de note de cr\u00e9dit peut \u00eatre utilis\u00e9 instantan\u00e9ment \u00e0 partir de la vue d\u00e9taill\u00e9e de la facture.<br\/>Cette configuration garantit que les fournisseurs sont notifi\u00e9s automatiquement, ce qui permet de gagner du temps et de normaliser les communications relatives aux notes de cr\u00e9dit.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Suite de la <strong><a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-6\">Partie 6<\/a><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Cinqui\u00e8me partie de notre collection de vid\u00e9os interactives montrant comment vous pouvez g\u00e9rer les factures des fournisseurs dans l&#8217;application Headlight. Le module de facturation Headlight fait gagner un temps consid\u00e9rable au gestionnaire de flotte dans le processus d&#8217;approbation des factures, ainsi qu&#8217;au service de comptabilit\u00e9, gr\u00e2ce \u00e0 des fichiers d&#8217;entr\u00e9e&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":3,"comment_status":"open","ping_status":"closed","template":"","format":"standard","meta":[],"ht-kb-category":[118],"ht-kb-tag":[43],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb\/2544"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/ht_kb"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=2544"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb\/2544\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2547,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb\/2544\/revisions\/2547"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=2544"}],"wp:term":[{"taxonomy":"ht_kb_category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fht-kb-category&post=2544"},{"taxonomy":"ht_kb_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fht-kb-tag&post=2544"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}