{"id":2550,"date":"2025-11-02T18:57:12","date_gmt":"2025-11-02T17:57:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=rechnungsverwaltung-mit-headlight-teil-5"},"modified":"2026-02-04T11:50:07","modified_gmt":"2026-02-04T10:50:07","slug":"rechnungsverwaltung-mit-headlight-teil-5","status":"publish","type":"ht_kb","link":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=rechnungsverwaltung-mit-headlight-teil-5&lang=de","title":{"rendered":"Rechnungsverwaltung mit Headlight &#8211; Teil 5"},"content":{"rendered":"\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Teil 5 unserer Sammlung interaktiver Videos, die Ihnen zeigen, wie Sie Lieferantenrechnungen in der Headlight-Anwendung verwalten k\u00f6nnen.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<p>Das Headlight-Rechnungsmodul spart dem Fuhrparkleiter viel Zeit bei der Genehmigung von Rechnungen und der Buchhaltung durch vorgefertigte Eingabedateien f\u00fcr die analytische Buchhaltung.<\/p>\n\n<p>Lesen Sie Teil 1, wenn Sie eine Einf\u00fchrung in das Rechnungsmanagement mit Headlight ben\u00f6tigen, oder sehen Sie sich die <a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-1\">\u00dcbersicht aller verwandten Artikel<\/a> an.<\/p>\n\n<p><em>Lassen Sie uns Ihre Fragen oder Gedanken \u00fcber info@headlight.tech wissen.<\/em><\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Automatisierung \u00fcber Workflows (Fortsetzung)<\/h2>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Scheinwerfer | Konsolidierte Rechnung erstellen<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Create consolidated invoice\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/xk3LHXnI51lmyFvQEcbz?embed#?secret=wEqVGImY2W\" data-secret=\"wEqVGImY2W\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<p>Headlight kann automatisch <strong>konsolidierte Rechnungen<\/strong> erstellen, indem es alle nicht abgelehnten Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum zusammenfasst.<\/p>\n\n<p>Der Schritt <strong>Konsolidierte Rechnung erstellen<\/strong> ist Teil des automatisierten Arbeitsablaufs. Er fasst alle Rechnungen innerhalb eines bestimmten Monatsversatzes, in der Regel des Vormonats, in einem konsolidierten Dokument zusammen. <\/p>\n\n<p>Dieser Prozess kann in regelm\u00e4\u00dfigen Abst\u00e4nden &#8211; zum Beispiel jeden Monat &#8211; ausgel\u00f6st werden, damit die Rechnungsverwaltung automatisch l\u00e4uft.<\/p>\n\n<p>Nach der Erstellung sendet der Workflow eine <strong>Benachrichtigung per E-Mail<\/strong> an den zust\u00e4ndigen Ansprechpartner in der Buchhaltung, um zu best\u00e4tigen, dass die konsolidierte Rechnung fertig ist.<\/p>\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Scheinwerfer | Konsolidierte Rechnung erstellen &#8211; Schritt-f\u00fcr-Schritt-Anleitung<\/h4>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Zweck:<\/strong><br\/>Erstellen Sie automatisch eine konsolidierte Rechnung, indem Sie alle nicht abgelehnten Rechnungen innerhalb eines bestimmten Monatsversatzes zusammenfassen.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">1. \u00d6ffnen Sie den Workflow<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Gehen Sie zu <strong>Beschaffung &gt; Rechnungen &gt; Rechnung<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>W\u00e4hlen Sie den Workflow <strong>&#8220;Schritt Konsolidierte Rechnung erstellen&#8221;.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">2. \u00dcberpr\u00fcfen Sie die Operation<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Der Aktionsschritt dient dazu, <strong>eine konsolidierte Rechnung<\/strong> als Teil des Headlight-Prozesses <strong>zu erstellen<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Es wird ein neues Dokument mit der Bezeichnung <strong>&#8220;Konsolidierte Rechnung&#8221;<\/strong> erstellt <strong>.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">3. Konfigurieren Sie die Eingabefelder<\/h5>\n\n<ul>\n<li><strong>Offset:<\/strong> Legen Sie fest, wie viele Monate zur\u00fcck Rechnungen einbezogen werden sollen.\n<ul>\n<li>Standardwert = 0 (aktueller Monat).<\/li>\n\n\n\n<li>Sie k\u00f6nnen &#8220;1&#8221; eingeben, um Rechnungen aus dem Vormonat zu konsolidieren.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Nur Rechnungen, die <strong>nicht abgelehnt<\/strong> wurden, werden ber\u00fccksichtigt.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">4. F\u00fchren Sie den Prozess aus<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Die Headlight-Operation <strong>verkettet automatisch alle in Frage kommenden Rechnungen<\/strong> in einer einzigen Datei.<\/li>\n\n\n\n<li>Das System kann mit einem <strong>periodischen Ausl\u00f6ser<\/strong> (z.B. jeden Monat) eingerichtet werden, um automatisch zu laufen.<\/li>\n\n\n\n<li>Sobald dies geschehen ist, wird ein neues Dokument unter dem Parameter <strong><code>consolidated_invoice<\/code><\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">5. Senden Sie die Benachrichtigung<\/h5>\n\n<ul>\n<li>F\u00fcgen Sie einen Schritt <strong>&#8220;Benachrichtigung \u00fcber konsolidierte Rechnungen senden&#8221;<\/strong> hinzu.<\/li>\n\n\n\n<li>Dies sendet eine <strong>E-Mail<\/strong> an den angegebenen Buchhaltungskontakt (z.B. accounting@company. <em>com)<\/em>.<\/li>\n\n\n\n<li>Die E-Mail best\u00e4tigt, dass die konsolidierte Rechnung erstellt und freigegeben wurde.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">6. Automatisieren Sie wiederkehrende L\u00e4ufe<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Aktivieren Sie die <strong>geplante Ausf\u00fchrung<\/strong>, damit sich dieser Vorgang monatlich ohne manuelle Eingabe wiederholt.<\/li>\n\n\n\n<li>Verwenden Sie einen <strong>periodischen Trigger<\/strong>, um Rechnungen auf Autopilot zu erstellen und zu versenden.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">7. Optionale Anpassung<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Passen Sie die Empf\u00e4nger, die Betreffzeile oder das Format der angeh\u00e4ngten Datei in den <strong>Einstellungen des Benachrichtigungsschritts<\/strong> an.<\/li>\n\n\n\n<li>Der Workflow kann den konsolidierten Bericht auch an andere Module zur weiteren Verarbeitung oder Archivierung weitergeben.<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Tipp:<\/strong><br\/>&#8220;Haben wir erw\u00e4hnt, dass wir Ihre Rechnungsverwaltung auf Autopilot stellen k\u00f6nnen?&#8221;<br\/>In der Tat &#8211; wenn Sie diese Schritte konfigurieren, k\u00fcmmert sich Headlight automatisch um die Rechnungskonsolidierung und -zustellung.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Scheinwerfer | Gutschrift Ausl\u00f6ser<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Credit note Trigger\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/BB4gv5nwj1s87Cf7Frkk?embed#?secret=Cp6xbGUv46\" data-secret=\"Cp6xbGUv46\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Was ist ein Credit Note Trigger?<\/h4>\n\n<p>Der <strong>Gutschriftsausl\u00f6ser<\/strong> automatisiert den Workflow f\u00fcr die Anforderung von Gutschriften direkt aus den Rechnungszeilen.<\/p>\n\n<p>\u00d6ffnen Sie im <strong>Workflow-Konfigurator<\/strong> die Funktion <strong>Workflow erstellen<\/strong> und erstellen Sie einen neuen Prozess mit dem Namen <em>&#8220;Gutschrift anfordern<\/em>&#8221; <em>.<\/em><br\/>F\u00fcgen Sie einen <strong>automatischen Ausl\u00f6ser<\/strong> hinzu und w\u00e4hlen Sie <strong>&#8220;Rechnungszeile Gutschrift&#8221;<\/strong> aus der Ausl\u00f6serbibliothek.<\/p>\n\n<p>Dieser Ausl\u00f6ser startet einen Workflow, wenn ein Benutzer eine Gutschrift f\u00fcr eine bestimmte Rechnungsposition anfordert.<br\/>Er enth\u00e4lt alle Details zur Rechnungsposition, zum Lieferanten und zu den Anmerkungen des Anforderers, so dass Sie die Genehmigung von Gutschriften effizient verwalten k\u00f6nnen.<\/p>\n\n<p>Sie k\u00f6nnen dann einen Schritt zur <strong>Benachrichtigung<\/strong> hinzuf\u00fcgen, um den Lieferanten \u00fcber die Gutschriftsanfrage zu informieren.<br\/>Zum Beispiel:<\/p>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Betreff:<\/strong> Gutschriftsanforderung &#8211; {{company.company_name}}<br\/><strong>Nachricht:<\/strong><br\/>Bei der \u00dcberpr\u00fcfung der Rechnung {{invoice.external_invoice_id}} wurde eine Anomalie festgestellt.<br\/>Wir beantragen eine Gutschrift f\u00fcr {{supplier_invoice_line_id}}.<br\/><strong>Begr\u00fcndung:<\/strong> {{notes}}<\/p>\n\n\n\n<p>Mit freundlichen Gr\u00fc\u00dfen,<br\/>Flottenteam {{company.company_name}}<br\/>{{company.fleet_manager_email}}<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<p><strong>Ver\u00f6ffentlichen Sie<\/strong> schlie\u00dflich <strong>den Workflow.<\/strong><\/p>\n\n<p>Damit k\u00f6nnen Sie jetzt automatisch Gutschriftsanfragen aus dem Bildschirm <strong>Rechnungsdetails<\/strong> versenden.<\/p>\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Scheinwerfer | Gutschriftausl\u00f6ser &#8211; Schritt-f\u00fcr-Schritt-Anleitung<\/h4>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Zweck:<\/strong><br\/>Automatisieren Sie die Erstellung und den Versand von Gutschriftsanforderungen direkt aus Rechnungszeilen mit Hilfe eines automatischen Workflow-Ausl\u00f6sers.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">1. \u00d6ffnen Sie den Workflow-Konfigurator<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Gehen Sie zu <strong>Workflows &gt; Workflow-Konfigurator &gt; Workflow zusammenstellen<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Erstellen Sie einen neuen Workflow namens <strong>&#8220;Gutschrift beantragen&#8221;.<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Dieser Workflow bearbeitet Gutschriftsanfragen automatisch, wenn ein Benutzer ein Problem mit einer Rechnungszeile anzeigt.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">2. F\u00fcgen Sie einen automatischen Ausl\u00f6ser hinzu<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Klicken Sie auf <strong>&#8220;+ Ausl\u00f6ser&#8221;<\/strong> und w\u00e4hlen Sie <strong>Typ: Automatischer Ausl\u00f6ser.<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>W\u00e4hlen Sie in der <strong>Ausl\u00f6serbibliothek<\/strong> die Option <strong>&#8220;Gutschrift f\u00fcr die Rechnungszeile&#8221;.<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Dieser Ausl\u00f6ser startet den Workflow immer dann, wenn eine Gutschrift aus einer Rechnungszeile angefordert wird.<\/li>\n<\/ul>\n\n<p><strong>Beschreibung (von UI):<\/strong><\/p>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>&#8220;Startet einen Workflow, wenn ein Benutzer eine Gutschrift f\u00fcr eine Rechnungsposition anfordert.<br\/>Dieser Ausl\u00f6ser liefert Informationen \u00fcber die Rechnungsposition und die Notizen des Anforderers.<br\/>erm\u00f6glicht Ihnen die Verwaltung von Genehmigungsprozessen f\u00fcr Gutschriften.&#8221;<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">3. Konfigurieren Sie die Details des Ausl\u00f6sers<\/h5>\n\n<ul>\n<li>W\u00e4hlen Sie den Ausl\u00f6ser <strong>Rechnungszeile Gutschrift<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>\u00dcberpr\u00fcfen Sie die verf\u00fcgbaren Workflow-Parameter, darunter:\n<ul>\n<li><strong>Rechnung:<\/strong> das Referenzrechnungsobjekt.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Anmerkungen:<\/strong> vom Antragsteller hinzugef\u00fcgte Kommentare oder Begr\u00fcndungen.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Lieferanten-Rechnungszeilen-ID:<\/strong> die Position, f\u00fcr die die Gutschrift angefordert wird.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Unternehmen:<\/strong> die juristische Person, die die Anfrage stellt.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">4. Schritt f\u00fcr eine Benachrichtigung hinzuf\u00fcgen<\/h5>\n\n<ul>\n<li>F\u00fcgen Sie nach dem Ausl\u00f6ser einen Schritt hinzu, um <strong>den Lieferanten<\/strong> \u00fcber die Gutschriftsanfrage <strong>zu informieren<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Konfigurieren Sie den Schritt <strong>Benachrichtigung bei Rechnungsanomalien<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Beispielnachricht (wie auf der Schnittstelle zu sehen):<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Betreff:<\/strong> Gutschriftsanforderung &#8211; {{company.company_name}}<\/p>\n\n\n\n<p>Lieber,<\/p>\n\n\n\n<p>Bei der \u00dcberpr\u00fcfung der Rechnung {{invoice.external_invoice_id}} haben wir eine Anomalie festgestellt.<br\/>Wir m\u00f6chten eine Gutschrift f\u00fcr {{supplier_invoice_line_id}} anfordern.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Motivation:<\/strong> {{notes}}<\/p>\n\n\n\n<p>Mit freundlichen Gr\u00fc\u00dfen,<br\/>Flottenteam {{company.company_name}}<br\/>{{company.fleet_manager_email}}<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">5. Speichern und ver\u00f6ffentlichen Sie den Workflow<\/h5>\n\n<ul>\n<li>Klicken Sie auf <strong>Speichern<\/strong> oder dr\u00fccken Sie <strong>Strg + S<\/strong>, um Ihre Workflow-Konfiguration zu speichern.<\/li>\n\n\n\n<li>W\u00e4hlen Sie nach dem Speichern <strong>Ver\u00f6ffentlichen<\/strong>, damit der Workflow f\u00fcr die Benutzer verf\u00fcgbar wird.<\/li>\n\n\n\n<li>Nach der Ver\u00f6ffentlichung k\u00f6nnen Benutzer diesen Workflow direkt aus dem Bildschirm <strong>Rechnungsdetails<\/strong> ausl\u00f6sen, wenn eine Gutschrift ben\u00f6tigt wird.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">6. Optional: F\u00fcgen Sie einen Endschritt hinzu<\/h5>\n\n<ul>\n<li>F\u00fcgen Sie eine abschlie\u00dfende Best\u00e4tigung oder einen <strong>Endschritt<\/strong> hinzu, um den Workflow als abgeschlossen zu markieren, nachdem die Benachrichtigung gesendet wurde.<\/li>\n\n\n\n<li>Dies bietet einen klaren Abschluss f\u00fcr den Workflow-Lauf.<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p><strong>Tipp:<\/strong><br\/>Einmal ver\u00f6ffentlicht, kann der Gutschriftsausl\u00f6ser sofort aus der Rechnungsdetailansicht heraus verwendet werden.<br\/>Diese Einrichtung stellt sicher, dass die Lieferanten automatisch benachrichtigt werden, was Zeit spart und die Kommunikation \u00fcber Gutschriften standardisiert.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Fortgesetzt in <strong><a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-6\">Teil 6<\/a><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Teil 5 unserer Sammlung interaktiver Videos, die Ihnen zeigen, wie Sie Lieferantenrechnungen in der Headlight-Anwendung verwalten k\u00f6nnen. Das Headlight-Rechnungsmodul spart dem Fuhrparkleiter viel Zeit bei der Genehmigung von Rechnungen und der Buchhaltung durch vorgefertigte Eingabedateien f\u00fcr die analytische Buchhaltung. Lesen Sie Teil 1, wenn Sie eine Einf\u00fchrung in das Rechnungsmanagement&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":3,"comment_status":"open","ping_status":"closed","template":"","format":"standard","meta":[],"ht-kb-category":[119],"ht-kb-tag":[43],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb\/2550"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/ht_kb"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=2550"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb\/2550\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2552,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/ht-kb\/2550\/revisions\/2552"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=2550"}],"wp:term":[{"taxonomy":"ht_kb_category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fht-kb-category&post=2550"},{"taxonomy":"ht_kb_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fht-kb-tag&post=2550"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}