{"id":2557,"date":"2025-11-02T17:21:06","date_gmt":"2025-11-02T16:21:06","guid":{"rendered":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=gestion-des-factures-avec-headlight-partie-2"},"modified":"2026-02-04T11:50:33","modified_gmt":"2026-02-04T10:50:33","slug":"gestion-des-factures-avec-headlight-partie-2","status":"publish","type":"ht_kb","link":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=gestion-des-factures-avec-headlight-partie-2&lang=fr","title":{"rendered":"Gestion des factures avec Headlight &#8211; Partie 2"},"content":{"rendered":"\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Deuxi\u00e8me partie de notre collection de vid\u00e9os interactives montrant comment vous pouvez g\u00e9rer les factures des fournisseurs dans l&#8217;application Headlight.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<p>Le module de facturation Headlight fait gagner un temps consid\u00e9rable au gestionnaire de flotte dans le processus d&#8217;approbation des factures, ainsi qu&#8217;au service de comptabilit\u00e9, gr\u00e2ce \u00e0 des fichiers d&#8217;entr\u00e9e pr\u00eats \u00e0 l&#8217;emploi pour la comptabilit\u00e9 analytique.<\/p>\n\n<p>Consultez la partie 1 si vous avez besoin d&#8217;une introduction \u00e0 la gestion des factures avec Headlight, ou consultez l&#8217;<a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-1\">aper\u00e7u de tous les articles connexes<\/a>.<\/p>\n\n<p><em>Faites-nous part de vos questions ou de vos r\u00e9flexions \u00e0 l&#8217;adresse support@headlight.tech.<\/em><\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Importation de factures dans Headlight<\/h2>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Dans cette vid\u00e9o, nous vous montrons comment importer des factures manuellement. Bien entendu, Headlight prend en charge l&#8217;importation automatique des factures &#8211; contactez votre interlocuteur Headlight pour plus d&#8217;informations. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Phare | Ajout d&#8217;une facture<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Adding an invoice\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/0c8yBReuxWRlKYxHH5Fc?embed#?secret=bLW0YB54fA\" data-secret=\"bLW0YB54fA\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<p>Outre la page d&#8217;importation habituelle sous <strong>Ressources<\/strong>, vous pouvez \u00e9galement ajouter des factures directement \u00e0 partir de la vue d&#8217;ensemble des <strong>factures.<\/strong> <\/p>\n\n<p>Vous pouvez glisser-d\u00e9poser un fichier dans le tableau des factures ou s\u00e9lectionner <strong>T\u00e9l\u00e9charger une facture structur\u00e9e<\/strong> pour t\u00e9l\u00e9charger un fichier Excel ou CSV.<\/p>\n\n<ul>\n<li>Apr\u00e8s avoir s\u00e9lectionn\u00e9 votre fichier de factures local, indiquez de quel fournisseur provient la facture.<\/li>\n\n\n\n<li>Choisissez le bon fournisseur dans la liste d\u00e9roulante.<\/li>\n\n\n\n<li>Lorsque tout est pr\u00eat, cliquez sur <strong>T\u00e9l\u00e9charger.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n<p>La facture sera automatiquement t\u00e9l\u00e9charg\u00e9e et trait\u00e9e.<\/p>\n\n<p>Votre facture a \u00e9t\u00e9 t\u00e9l\u00e9charg\u00e9e, class\u00e9e et v\u00e9rifi\u00e9e.<\/p>\n\n<p>Dans une prochaine vid\u00e9o, nous entrerons dans les d\u00e9tails. Restez \u00e0 l&#8217;\u00e9coute ! <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Validation des factures<\/h2>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Cette section montre comment les gestionnaires de flotte ou d&#8217;autres parties prenantes peuvent examiner les factures et les approuver ou les rejeter.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Phares | Inspecter les lignes de facturation<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Inspecting invoice lines\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/3RWvDjMK21jot8tjHlnz?embed#?secret=BZUqauwB7D\" data-secret=\"BZUqauwB7D\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<p>Retrouvez vos factures dans <strong>Procurement &gt; Invoices<\/strong>.<\/p>\n\n<ul>\n<li>Acc\u00e9dez \u00e0 la vue d&#8217;ensemble des factures et ouvrez une facture pour en visualiser les lignes d\u00e9taill\u00e9es.<\/li>\n\n\n\n<li>Chaque ligne de facture pr\u00e9sente des d\u00e9tails cl\u00e9s tels que le fournisseur, le num\u00e9ro de facture, la date, le montant et le statut.<\/li>\n\n\n\n<li>Cliquez sur n&#8217;importe quelle ligne de la facture pour la d\u00e9velopper et en examiner les \u00e9l\u00e9ments.\n<ul>\n<li><em>Sur chaque ligne, vous trouverez des informations telles que le v\u00e9hicule, le conducteur, le type de service, la description et le montant total.  <\/em><\/li>\n\n\n\n<li><em>Chaque ligne affiche \u00e9galement des donn\u00e9es de classification telles que le type d&#8217;\u00e9l\u00e9ment de co\u00fbt, le compte du grand livre et le centre de co\u00fbts.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Headlight effectue plusieurs <em>contr\u00f4les automatis\u00e9s<\/em> pour <strong>valider les donn\u00e9es<\/strong>. Il s&#8217;agit notamment de confirmer que l&#8217;<em>entit\u00e9 juridique<\/em> correcte est factur\u00e9e, que la <em>p\u00e9riode de facturation<\/em> correspond au contrat de location et que le <em>montant de la location<\/em> est exact.<br\/>Si l&#8217;un des contr\u00f4les \u00e9choue, le syst\u00e8me affiche un statut &#8220;\u00c9chec&#8221; \u00e0 c\u00f4t\u00e9 de la ligne.   <\/p>\n<\/blockquote>\n\n<ul>\n<li>Cliquez sur l&#8217;ic\u00f4ne pour consulter les d\u00e9tails du contr\u00f4le qui a \u00e9chou\u00e9.<\/li>\n\n\n\n<li>Dans certains cas, une facture peut mentionner une entit\u00e9 juridique diff\u00e9rente de celle enregistr\u00e9e dans le syst\u00e8me Headlight.  <\/li>\n\n\n\n<li>Ces informations permettent d&#8217;identifier les divergences et de contacter le fournisseur si n\u00e9cessaire.<\/li>\n\n\n\n<li>Pour aller plus loin, s\u00e9lectionnez &#8220;Lignes de la facture&#8221; pour examiner le v\u00e9hicule et l&#8217;article factur\u00e9s.<\/li>\n\n\n\n<li>Dans l&#8217;aper\u00e7u du v\u00e9hicule, nous pouvons v\u00e9rifier que le v\u00e9hicule est li\u00e9 \u00e0 la bonne entit\u00e9 juridique.<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Nous pouvons \u00e9galement consulter l&#8217;historique des montants factur\u00e9s pour ce v\u00e9hicule dans l&#8217;<em>onglet Factures<\/em>.<br\/>Dans nos sc\u00e9narios de test, si l&#8217;environnement ne contient qu&#8217;une seule facture, nous trouvons les <em>montants correspondants<\/em> et la <em>p\u00e9riode<\/em> <em>correspondante<\/em> qui a \u00e9t\u00e9 factur\u00e9e.<br\/>Utilisez les <strong>options de tri<\/strong> pour organiser les montants des factures selon diff\u00e9rentes vues.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<ul>\n<li>En cas de non-concordance, mettez \u00e0 jour l&#8217;entit\u00e9 juridique du v\u00e9hicule directement \u00e0 partir de cette vue.<\/li>\n\n\n\n<li>Sp\u00e9cifiez la date de modification lors de l&#8217;application des mises \u00e0 jour.<\/li>\n\n\n\n<li>Par exemple, un v\u00e9hicule peut avoir \u00e9t\u00e9 transf\u00e9r\u00e9 \u00e0 une nouvelle entit\u00e9 juridique le 10 f\u00e9vrier 2025.<\/li>\n\n\n\n<li>Une fois les modifications apport\u00e9es, revenez \u00e0 la facture et relancez les contr\u00f4les Headlight.<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Les contr\u00f4les prennent toujours en compte les propri\u00e9t\u00e9s d&#8217;un v\u00e9hicule \u00e0 la p\u00e9riode factur\u00e9e.<br\/>Si une facture couvre une p\u00e9riode pass\u00e9e, les modifications futures des donn\u00e9es de l&#8217;entit\u00e9 n&#8217;affecteront pas r\u00e9troactivement les r\u00e9sultats.<br\/>Lorsque toutes les donn\u00e9es et tous les contr\u00f4les sont align\u00e9s, Headlight confirme la validit\u00e9 de la facture.<br\/>Nous y voil\u00e0 &#8211; tous les contr\u00f4les ont \u00e9t\u00e9 effectu\u00e9s avec succ\u00e8s !<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<ul>\n<li>Utilisez les outils de <strong>recherche<\/strong> et de <strong>filtrage<\/strong> pour localiser des factures ou des types de co\u00fbts sp\u00e9cifiques.<\/li>\n\n\n\n<li>Cliquez sur <strong>Colonnes<\/strong> pour ajuster les champs de donn\u00e9es visibles.<\/li>\n\n\n\n<li>Pour consulter le fichier brut de la facture, s\u00e9lectionnez <strong>Ouvrir le document<\/strong> dans le menu contextuel &#8211; la visionneuse s&#8217;ouvre directement dans Headlight.<\/li>\n\n\n\n<li>Comparez les lignes de la facture num\u00e9rique avec le document original pour en v\u00e9rifier l&#8217;exactitude.<\/li>\n<\/ul>\n\n<p>Une fois valid\u00e9e, vous pouvez <strong>approuver<\/strong> ou <strong>rejeter la facture<\/strong> dans le flux de travail d\u00e9crit dans les vid\u00e9os suivantes.<\/p>\n\n<p>Toutes les donn\u00e9es des factures <em>sont automatiquement mises \u00e0 jour<\/em> lorsque des modifications sont apport\u00e9es \u00e0 la comptabilit\u00e9 ou aux registres des v\u00e9hicules.<\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Approuver ou rejeter les factures<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Approve or reject invoices\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/xcdymWvqtWwRlUa9EKnV?embed#?secret=upOiAc5WRg\" data-secret=\"upOiAc5WRg\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<p>Acc\u00e9dez \u00e0 l&#8217;onglet <strong>Factures<\/strong> sous <strong>Procurement<\/strong> pour consulter les d\u00e9tails de la facture.<\/p>\n\n<p>Dans la vue <strong>D\u00e9tails de la facture<\/strong>, vous trouverez des champs tels que l&#8217;<strong>ID de la facture, la date de la facture, les donn\u00e9es financi\u00e8res<\/strong> et le<strong> statut de la facture<\/strong>. La section <strong>Fichiers de facture<\/strong> r\u00e9pertorie la facture structur\u00e9e, le fichier Excel \u00e9tendu et la facture PDF. <\/p>\n\n<p>Ajoutez le fichier PDF correspondant pour compl\u00e9ter le <strong>statut du fichier<\/strong>. Une fois le fichier t\u00e9l\u00e9charg\u00e9, le syst\u00e8me marque la facture comme \u00e9tant <strong>compl\u00e8te<\/strong>. <\/p>\n\n<p>Lorsque tous les contr\u00f4les sont r\u00e9ussis, vous pouvez <strong>approuver<\/strong> ou <strong>rejeter<\/strong> la facture directement \u00e0 partir de cet \u00e9cran. L&#8217;approbation est possible m\u00eame si les contr\u00f4les ont \u00e9chou\u00e9 ou si le fichier est incomplet. <\/p>\n\n<p>Apr\u00e8s approbation, le statut de la facture passe \u00e0 <strong>Approuv\u00e9<\/strong>, confirmant qu&#8217;elle est pr\u00eate \u00e0 \u00eatre trait\u00e9e par vos coll\u00e8gues.<\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Phare | Lignes litigieuses et notes de cr\u00e9dit<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Disputed lines &amp; Credit notes\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/p2LOg2YbJVveIJPueAjq?embed#?secret=wCHWirTYMY\" data-secret=\"wCHWirTYMY\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<p>Si certaines lignes de facture doivent \u00eatre signal\u00e9es au fournisseur, vous pouvez les marquer comme <strong>contest\u00e9es<\/strong>.<\/p>\n\n<p>Dans la vue <strong>D\u00e9tails de la facture<\/strong>, s\u00e9lectionnez la ligne concern\u00e9e et cliquez sur <strong>Marquer comme contest\u00e9<\/strong>. La ligne appara\u00eet alors dans la section <strong>Litiges<\/strong> de la facture. <\/p>\n\n<p>Lorsque les notes de cr\u00e9dit seront t\u00e9l\u00e9charg\u00e9es ult\u00e9rieurement, les <strong>lignes de cr\u00e9dit<\/strong> correspondantes seront automatiquement li\u00e9es aux \u00e9l\u00e9ments contest\u00e9s. Vous pouvez \u00e9galement <strong>demander une<\/strong> <strong>note de cr\u00e9dit<\/strong> directement \u00e0 partir d&#8217;une ligne de facture. <\/p>\n\n<p>Pour les utilisateurs de Headlight Flow, un flux de travail peut \u00eatre lanc\u00e9 \u00e0 partir du m\u00eame menu pour demander une note de cr\u00e9dit. Confirmez la demande et ajoutez des notes, telles que des d\u00e9tails sur les montants incorrects ou les donn\u00e9es manquantes. <\/p>\n\n<p>Pour finaliser le processus, assurez-vous qu&#8217;il existe un <strong>flux de travail Headlight<\/strong> actif utilisant le d\u00e9clencheur de note de cr\u00e9dit.<\/p>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Suite de la <strong><a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-3\">Partie 3<\/a><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Deuxi\u00e8me partie de notre collection de vid\u00e9os interactives montrant comment vous pouvez g\u00e9rer les factures des fournisseurs dans l&#8217;application Headlight. 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