{"id":2559,"date":"2025-11-02T17:21:06","date_gmt":"2025-11-02T16:21:06","guid":{"rendered":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=rechnungsverwaltung-mit-headlight-teil-2"},"modified":"2026-02-04T11:50:33","modified_gmt":"2026-02-04T10:50:33","slug":"rechnungsverwaltung-mit-headlight-teil-2","status":"publish","type":"ht_kb","link":"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=rechnungsverwaltung-mit-headlight-teil-2&lang=de","title":{"rendered":"Rechnungsverwaltung mit Headlight &#8211; Teil 2"},"content":{"rendered":"\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Teil 2 unserer Sammlung interaktiver Videos, die Ihnen zeigen, wie Sie Lieferantenrechnungen in der Headlight-Anwendung verwalten k\u00f6nnen.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<p>Das Headlight-Rechnungsmodul spart dem Fuhrparkleiter viel Zeit bei der Genehmigung von Rechnungen und der Buchhaltung durch vorgefertigte Eingabedateien f\u00fcr die analytische Buchhaltung.<\/p>\n\n<p>Lesen Sie Teil 1, wenn Sie eine Einf\u00fchrung in das Rechnungsmanagement mit Headlight ben\u00f6tigen, oder sehen Sie sich die <a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-1\">\u00dcbersicht aller verwandten Artikel<\/a> an.<\/p>\n\n<p><em>Lassen Sie uns Ihre Fragen oder Gedanken \u00fcber support@headlight.tech wissen.<\/em><\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Importieren von Rechnungen in Headlight<\/h2>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Rechnungen manuell importieren k\u00f6nnen. Nat\u00fcrlich unterst\u00fctzt Headlight den automatischen Import von Rechnungen &#8211; wenden Sie sich f\u00fcr weitere Informationen an Ihren Ansprechpartner bei Headlight. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Scheinwerfer | Hinzuf\u00fcgen einer Rechnung<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Adding an invoice\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/0c8yBReuxWRlKYxHH5Fc?embed#?secret=SdKoQN21gS\" data-secret=\"SdKoQN21gS\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<p>Neben der regul\u00e4ren Importseite unter <strong>Ressourcen<\/strong> k\u00f6nnen Sie Rechnungen auch direkt aus der \u00dcbersicht <strong>Rechnungen<\/strong> hinzuf\u00fcgen.<\/p>\n\n<p>Sie k\u00f6nnen eine Datei per Drag &amp; Drop in die Rechnungstabelle ziehen oder die Option <strong>Strukturierte Rechnung hochladen<\/strong> w\u00e4hlen, um eine Excel- oder CSV-Datei hochzuladen.<\/p>\n\n<ul>\n<li>Nachdem Sie Ihre lokale Rechnungsdatei ausgew\u00e4hlt haben, geben Sie an, von welchem Lieferanten die Rechnung stammt.<\/li>\n\n\n\n<li>W\u00e4hlen Sie den richtigen Anbieter aus der Dropdown-Liste.<\/li>\n\n\n\n<li>Wenn alles eingestellt ist, klicken Sie auf <strong>Hochladen<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n<p>Die Rechnung wird automatisch hochgeladen und verarbeitet.<\/p>\n\n<p>Ihre Rechnung wurde hochgeladen, klassifiziert und gepr\u00fcft.<\/p>\n\n<p>In einem sp\u00e4teren Video werden wir auf die Details eingehen. Bleiben Sie dran! <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Validierung von Rechnungen<\/h2>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Flottenmanager oder andere Beteiligte Rechnungen \u00fcberpr\u00fcfen und genehmigen oder ablehnen k\u00f6nnen.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Scheinwerfer | Inspektion der Rechnungsleitungen<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Inspecting invoice lines\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/3RWvDjMK21jot8tjHlnz?embed#?secret=NqaJR9OTsD\" data-secret=\"NqaJR9OTsD\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<p>Finden Sie Ihre Rechnungen unter <strong>Beschaffung &gt; Rechnungen<\/strong>.<\/p>\n\n<ul>\n<li>Rufen Sie die \u00dcbersicht Rechnungen auf und \u00f6ffnen Sie eine Rechnung, um ihre detaillierten Zeilen anzuzeigen.<\/li>\n\n\n\n<li>Jede Rechnungszeile enth\u00e4lt wichtige Details wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Status.<\/li>\n\n\n\n<li>Klicken Sie auf eine beliebige Rechnungszeile, um sie zu erweitern und ihre Bestandteile zu \u00fcberpr\u00fcfen.\n<ul>\n<li><em>In jeder Zeile sehen Sie Informationen wie Fahrzeug, Fahrer, Serviceart, Beschreibung und Gesamtbetrag.  <\/em><\/li>\n\n\n\n<li><em>In jeder Zeile werden auch Klassifizierungsdaten angezeigt, wie z.B. die Kostenart, das Ledger-Konto und die Kostenstelle.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Headlight f\u00fchrt mehrere <em>automatische Pr\u00fcfungen<\/em> durch, um <strong>die Daten zu validieren<\/strong>. Dazu geh\u00f6rt die Best\u00e4tigung, dass die richtige <em>juristische Person<\/em> in Rechnung gestellt wird, dass der <em>Abrechnungszeitraum<\/em> mit dem Mietvertrag \u00fcbereinstimmt und dass der <em>Mietbetrag<\/em> korrekt ist.<br\/>Wenn eine Pr\u00fcfung fehlschl\u00e4gt, zeigt das System neben der Zeile den Status &#8220;Fehlgeschlagen&#8221; an.   <\/p>\n<\/blockquote>\n\n<ul>\n<li>Klicken Sie auf das Symbol, um die Details der fehlgeschlagenen Pr\u00fcfung zu \u00fcberpr\u00fcfen.<\/li>\n\n\n\n<li>In einigen F\u00e4llen kann eine Rechnung eine andere juristische Person als die im Headlight-System gespeicherte erw\u00e4hnen.  <\/li>\n\n\n\n<li>Diese Informationen helfen dabei, Unstimmigkeiten zu erkennen und den Lieferanten bei Bedarf zu kontaktieren.<\/li>\n\n\n\n<li>W\u00e4hlen Sie &#8220;Rechnungszeilen&#8221;, um das Fahrzeug und den Artikel, der in Rechnung gestellt wurde, n\u00e4her zu untersuchen.<\/li>\n\n\n\n<li>In der Fahrzeug\u00fcbersicht k\u00f6nnen wir \u00fcberpr\u00fcfen, ob das Fahrzeug mit der richtigen juristischen Person verkn\u00fcpft ist.<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Auf der <em>Registerkarte Rechnungen<\/em> k\u00f6nnen wir auch die Historie der f\u00fcr dieses Fahrzeug in Rechnung gestellten Betr\u00e4ge einsehen.<br\/>In unseren Testszenarien finden wir, wenn die Umgebung nur eine Rechnung enth\u00e4lt, die <em>entsprechenden Betr\u00e4ge<\/em> und den <em>dazugeh\u00f6rigen<\/em> <em>Zeitraum<\/em>, der in Rechnung gestellt wurde.<br\/>Verwenden Sie die <strong>Sortieroptionen<\/strong>, um die Rechnungsbetr\u00e4ge nach verschiedenen Ansichten zu ordnen.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<ul>\n<li>Wenn eine Unstimmigkeit gefunden wird, aktualisieren Sie die Rechtsperson des Fahrzeugs direkt aus dieser Ansicht.<\/li>\n\n\n\n<li>Geben Sie das Datum der \u00c4nderung an, wenn Sie Updates anwenden.<\/li>\n\n\n\n<li>Zum Beispiel kann ein Fahrzeug am 10. Februar 2025 auf eine neue juristische Person \u00fcbertragen worden sein.<\/li>\n\n\n\n<li>Sobald Sie die \u00c4nderungen vorgenommen haben, kehren Sie zur Rechnung zur\u00fcck und starten die Scheinwerferpr\u00fcfungen erneut.<\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Die Pr\u00fcfungen ber\u00fccksichtigen immer die Eigenschaften eines Fahrzeugs in dem Zeitraum, der in Rechnung gestellt wurde.<br\/>Wenn eine Rechnung einen vergangenen Zeitraum abdeckt, wirken sich k\u00fcnftige \u00c4nderungen der Entit\u00e4tsdaten nicht r\u00fcckwirkend auf die Ergebnisse aus.<br\/>Wenn alle Daten und Pr\u00fcfungen \u00fcbereinstimmen, best\u00e4tigt Headlight die Rechnung als g\u00fcltig.<br\/>Das war&#8217;s &#8211; alle Pr\u00fcfungen bestanden!<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<ul>\n<li>Verwenden Sie die <strong>Such-<\/strong> und <strong>Filterwerkzeuge<\/strong>, um bestimmte Rechnungen oder Kostenarten zu finden.<\/li>\n\n\n\n<li>Klicken Sie auf <strong>Spalten<\/strong>, um die sichtbaren Datenfelder anzupassen.<\/li>\n\n\n\n<li>Um die Rohrechnungsdatei zu pr\u00fcfen, w\u00e4hlen Sie <strong>Dokument \u00f6ffnen<\/strong> aus dem Kontextmen\u00fc &#8211; der Viewer \u00f6ffnet sich direkt in Headlight.<\/li>\n\n\n\n<li>Vergleichen Sie die digitalen Rechnungszeilen mit dem Originaldokument, um die Richtigkeit zu \u00fcberpr\u00fcfen.<\/li>\n<\/ul>\n\n<p>Nach der Pr\u00fcfung k\u00f6nnen Sie <strong>die Rechnung<\/strong> im Rahmen des in den folgenden Videos beschriebenen Workflows <strong>genehmigen<\/strong> oder <strong>ablehnen<\/strong>.<\/p>\n\n<p>Alle Rechnungsdaten <em>werden automatisch aktualisiert<\/em>, wenn \u00c4nderungen in der Buchhaltung oder den Fahrzeugdaten vorgenommen werden.<\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Scheinwerfer | Rechnungen genehmigen oder ablehnen<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Approve or reject invoices\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/xcdymWvqtWwRlUa9EKnV?embed#?secret=XpdHfnWyYQ\" data-secret=\"XpdHfnWyYQ\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<p>Rufen Sie die Registerkarte <strong>Rechnungen<\/strong> unter <strong>Beschaffung<\/strong> auf, um die Rechnungsdetails zu \u00fcberpr\u00fcfen.<\/p>\n\n<p>In der Ansicht <strong>Rechnungsdetails<\/strong> sehen Sie Felder wie <strong>Rechnungs-ID, Rechnungsdatum, Finanzdaten<\/strong> und<strong> Rechnungsstatus<\/strong>. Im Abschnitt <strong>Rechnungsdateien<\/strong> finden Sie die strukturierte Rechnung, die erweiterte Excel-Datei und die PDF-Rechnung. <\/p>\n\n<p>F\u00fcgen Sie die entsprechende PDF-Datei hinzu, um den <strong>Dateistatus<\/strong> zu vervollst\u00e4ndigen. Sobald die Datei hochgeladen ist, markiert das System die Rechnung als <strong>vollst\u00e4ndig<\/strong>. <\/p>\n\n<p>Wenn alle Pr\u00fcfungen bestanden sind, k\u00f6nnen Sie die Rechnung direkt von diesem Bildschirm aus <strong>genehmigen<\/strong> oder <strong>ablehnen<\/strong>. Die Genehmigung ist auch m\u00f6glich, wenn die Pr\u00fcfungen fehlgeschlagen sind oder die Datei unvollst\u00e4ndig ist. <\/p>\n\n<p>Nach der Genehmigung wird der Rechnungsstatus auf <strong>Genehmigt<\/strong> aktualisiert und best\u00e4tigt, dass die Rechnung zur Bearbeitung durch Ihre Kollegen bereit ist.<\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Scheinwerfer | Beanstandete Linien &amp; Gutschriften<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-arcade wp-block-embed-arcade\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" title=\"Headlight | Disputed lines &amp; Credit notes\" src=\"https:\/\/demo.arcade.software\/p2LOg2YbJVveIJPueAjq?embed#?secret=BgTyBU8iWR\" data-secret=\"BgTyBU8iWR\" width=\"643\" height=\"393\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<p>Wenn bestimmte Rechnungszeilen f\u00fcr den Lieferanten gekennzeichnet werden m\u00fcssen, k\u00f6nnen Sie sie als <strong>strittig<\/strong> markieren.<\/p>\n\n<p>W\u00e4hlen Sie in der Ansicht <strong>Rechnungsdetails<\/strong> die entsprechende Zeile aus und klicken Sie auf <strong>Als strittig markieren<\/strong>. Die Zeile wird dann im Abschnitt <strong>Streitigkeiten<\/strong> der Rechnung angezeigt. <\/p>\n\n<p>Wenn sp\u00e4ter Gutschriften hochgeladen werden, werden die entsprechenden <strong>Kreditlinien<\/strong> automatisch mit den strittigen Posten verkn\u00fcpft. Sie k\u00f6nnen eine <strong>Gutschrift<\/strong> auch direkt aus einer Rechnungszeile heraus <strong>anfordern<\/strong>. <\/p>\n\n<p>F\u00fcr Benutzer von Headlight Flow kann aus demselben Men\u00fc ein Workflow gestartet werden, um eine Gutschrift anzufordern. Best\u00e4tigen Sie die Anfrage und f\u00fcgen Sie Notizen hinzu, z.B. Details \u00fcber falsche Betr\u00e4ge oder fehlende Daten. <\/p>\n\n<p>Um den Prozess abzuschlie\u00dfen, stellen Sie sicher, dass es einen aktiven <strong>Headlight-Workflow<\/strong> gibt, der den Ausl\u00f6ser f\u00fcr die Gutschrift verwendet.<\/p>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote\">\n<p>Fortgesetzt in <strong><a href=\"https:\/\/www.help.headlight.tech\/?ht_kb=invoice-management-with-headlight-part-3\">Teil 3<\/a><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Teil 2 unserer Sammlung interaktiver Videos, die Ihnen zeigen, wie Sie Lieferantenrechnungen in der Headlight-Anwendung verwalten k\u00f6nnen. Das Headlight-Rechnungsmodul spart dem Fuhrparkleiter viel Zeit bei der Genehmigung von Rechnungen und der Buchhaltung durch vorgefertigte Eingabedateien f\u00fcr die analytische Buchhaltung. 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