La mise en place de rappels dans Headlight est un moyen efficace de s’assurer que les tâches nécessitant une réponse de la part du destinataire ne sont pas négligées. Voici un guide simple pour configurer ces rappels :
Localisez la tâche pour laquelle vous souhaitez configurer des rappels
- Accéder au configurateur de flux de travail: Commencez par entrer dans le configurateur de flux de travail dans le système Headlight.
- Sélectionnez le flux de travail: Recherchez et sélectionnez le flux de travail spécifique qui comprend la tâche sur laquelle vous vous concentrez.
- Localisez la tâche: Dans l’organigramme du flux de travail, identifiez et cliquez sur la tâche pour laquelle vous devez définir un rappel.
- Configurez les rappels: Dans la zone de détails de la tâche, recherchez la section « Assignee ». Vous trouverez ici des options concernant la communication avec le destinataire de la tâche. Cliquez sur l’icône « cloche », qui vous mènera au menu de configuration des rappels.
Que puis-je configurer pour les rappels ?
- Intervalle entre les rappels: Définissez le nombre de jours qui doivent s’écouler avant qu’un rappel ne soit envoyé au destinataire.
- Nombre de rappels: Choisissez le nombre de rappels que le système doit envoyer au destinataire.
- Notification au gestionnaire: Décidez si, et quand, le gestionnaire de flotte doit être notifié si la tâche reste incomplète après un certain nombre de rappels.
Les rappels ne sont déclenchés que si la tâche reste incomplète. Ils constituent un encouragement pour le destinataire à s’occuper de la tâche et ne sont pas envoyés si la tâche est déjà accomplie.
Rappels manuels
En plus des rappels automatiques, Headlight vous permet de définir des rappels manuels pour des tâches au sein d’un flux de travail continu. Cela peut s’avérer particulièrement utile pour les tâches qui nécessitent une attention immédiate ou un coup de pouce personnel. Voici comment mettre en place un rappel manuel :
- Accédez aux flux de travail continus: Commencez par vous rendre dans la section « Workflows en cours » de Headlight.
- Trouver le flux de travail: Parcourez la liste et sélectionnez le processus de travail en cours que vous souhaitez aborder.
- Sélectionnez la tâche: Dans la représentation visuelle du flux de travail, les étapes en cours sont surlignées en bleu. Cliquez sur la tâche pour laquelle vous souhaitez définir un rappel.
- Définir le rappel: Après avoir sélectionné la tâche, repérez l’icône « cloche » en bas à droite de la page. Ici, vous pouvez choisir d’envoyer un rappel immédiatement ou de le programmer pour plus tard.
Réglages du rappel manuel :
- Rappel immédiat: En cliquant sur « Envoyer maintenant », vous pouvez envoyer instantanément un rappel à l’assigné concernant la tâche spécifique.
- Rappel programmé: Saisissez le nombre de jours dans le champ « Rappel en jours » si vous préférez programmer un rappel pour une date ultérieure. Le rappel ne sera envoyé que si la tâche n’a pas été achevée à l’heure prévue.
