Als wagenparkverantwoordelijke zijn er drie onderdelen van het bestelproces waarbij u operationeel betrokken bent:
- Een werknemer in staat stellen een nieuw voertuig te bestellen
- Goedkeuring van inkomende leaseoffertes
- Een aanvaard aanbod voltooien
- Een offerte aftekenen
Een werknemer in staat stellen een nieuw voertuig te bestellen
Als u klaar bent met het instellen van uw Headlight-omgeving, kunt u de mogelijkheid voor medewerkers om een nieuw voertuig te bestellen in- of uitschakelen.
Afhankelijk van uw configuratie kunt u een e-mail ontvangen wanneer het leasecontract van een werknemer in het systeem afloopt. U kunt er ook voor kiezen om handmatig naar een werknemer te navigeren en diens account te activeren om te bestellen.
Om een werknemersaccount te activeren voor bestellingen, navigeert u naar Mensen, en selecteert u de betreffende werknemer in de tabel. Aan de rechterkant van de pagina kunt u alle budgetten bekijken waarvoor een werknemer in aanmerking komt. Als er geen worden weergegeven, of niet degene die u verwachtte, controleer dan of het budget zo is geconfigureerd dat een budgetniveau is gerelateerd aan het type werknemer. Activeer de mogelijkheid van de werknemer om te bestellen door op de status te klikken en de activering te bevestigen.
Voor persoonlijke budgettypes kunt u in hetzelfde scherm de persoonlijke limiet van een werknemer invoeren.
Goedkeuring van inkomende leaseoffertes
Voordat medewerkers kunnen beoordelen of een auto in hun buget past, moet de wagenparkverantwoordelijke de ontvangen leaseoffertes voor het voertuig goedkeuren. Wanneer leaseoffertes voor een voertuig worden ontvangen, worden deze verwerkt en vermeld onder Inkoop > Orders > Leaseoffertes. Klik op de leaseofferte die u wilt bekijken. Vervolgens kunt u de offerte goedkeuren door op de knop in de rechterbovenhoek van de pagina te klikken.
Raadpleeg Hoe beoordeel ik een leaseofferte? voor meer informatie over het beoordelen van leaseoffertes.
Een aanvaard aanbod voltooien
Zodra een werknemer een aanbod heeft aanvaard, kan de verantwoordelijke vloot het aanbod goedkeuren. Eerst zijn echter enkele aanvullende details nodig.
Concreet moet de verantwoordelijke vloot onder aanbesteding > Orders > Bestelcycli vermelden
- De kostenplaats
- De dealer
- De leaseleverancier bij wie u wilt bestellen
Een offerte aftekenen
Afhankelijk van uw signoff-configuratie wordt de wagenparkverantwoordelijke of andere accounts gevraagd een geaccepteerde offerte goed te keuren voordat deze wordt bevestigd aan de leasemaatschappij.
Selecteer onder Inkoop > Orders de relevante qoute cyclus. Klik vervolgens in de rechterbovenhoek van de pagina op “ga naar afmelden offerte”.
Om een document te ondertekenen, selecteert u het betreffende document in de keuzelijst en kiest u rechts de handtekening die u wilt gebruiken. Klik vervolgens op de plaats in het document waar u de handtekening wilt plaatsen.
Bestelling geplaatst
Zodra alle vereiste handtekeningen zijn ingediend, ontvangt de leaseleverancier een e-mail met de ondertekende offerte. Het voertuig zal ook worden toegevoegd aan de Headlight overzichten. Afhankelijk van uw integraties wordt de status van het voertuig automatisch bijgewerkt wanneer de auto wordt geleverd.
