Als Fuhrparkverantwortlicher sind Sie an drei Stellen des Bestellvorgangs operativ beteiligt:
- Ermöglichung der Bestellung eines neuen Fahrzeugs durch einen Arbeitnehmer
- Genehmigung der eingehenden Leasingangebote
- Ausfüllen eines angenommenen Angebots
- Unterzeichnung eines Angebots
Ermöglichung der Bestellung eines neuen Fahrzeugs durch einen Arbeitnehmer
Wenn Sie die Einrichtung Ihrer Headlight-Umgebung abgeschlossen haben, können Sie die Möglichkeit für Mitarbeiter, ein neues Fahrzeug zu bestellen, aktivieren oder deaktivieren.
Je nach Ihrer Konfiguration können Sie eine E-Mail erhalten, wenn der Leasingvertrag eines Mitarbeiters im System ausläuft. Alternativ können Sie auch manuell zu einem Mitarbeiter navigieren und sein Konto für die Bestellung aktivieren.
Um ein Mitarbeiterkonto für die Bestellung zu aktivieren, navigieren Sie zu Personen, und wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter in der Tabelle aus. Auf der rechten Seite der Seite können Sie alle Budgets einsehen, für die ein Mitarbeiter in Frage kommt. Wenn keine oder nicht die von Ihnen erwarteten angezeigt werden, stellen Sie sicher, dass das Budget so konfiguriert ist, dass eine Budgetebene mit dem Mitarbeitertyp des Mitarbeiters verknüpft ist. Aktivieren Sie die Bestellmöglichkeit des Mitarbeiters, indem Sie den Status anklicken und die Aktivierung bestätigen.
Bei persönlichen Budgetarten können Sie auf demselben Bild das persönliche Limit eines Mitarbeiters eingeben.
Genehmigung der eingehenden Leasingangebote
Bevor die Mitarbeiter prüfen können, ob ein Fahrzeug in ihr Budget passt, muss der Fuhrparkverantwortliche die eingegangenen Leasingangebote für das Fahrzeug genehmigen. Sobald Leasingangebote für ein Fahrzeug eingehen, werden sie bearbeitet und unter Beschaffung > Bestellungen > Leasingangebote aufgeführt. Klicken Sie auf das Leasingangebot, das Sie überprüfen möchten. Anschließend können Sie das Angebot genehmigen, indem Sie auf die Schaltfläche in der rechten oberen Ecke der Seite klicken.
Weitere Informationen zum Prüfen von Leasingangeboten finden Sie unter Wie prüfe ich ein Leasingangebot?
Ausfüllen eines angenommenen Angebots
Sobald ein Arbeitnehmer ein Angebot angenommen hat, kann der zuständige Fuhrparkleiter das Angebot genehmigen. Zunächst sind jedoch einige zusätzliche Details erforderlich.
Konkret sollte die zuständige Flotte unter Beschaffung > Bestellungen > Bestellzyklen angeben
- Die Kostenstelle
- Das Autohaus
- Der Leasinganbieter, bei dem Sie bestellen möchten
Unterzeichnung eines Angebots
Je nach Konfiguration der Abzeichnung werden der Fuhrparkverantwortliche oder andere Kunden aufgefordert, ein angenommenes Angebot zu genehmigen, bevor es an die Leasinggesellschaft bestätigt wird.
Wählen Sie unter Beschaffung > Bestellungen den entsprechenden Abfragezyklus aus. Klicken Sie dann oben rechts auf der Seite auf „Zum Abmeldeangebot gehen“.
Um ein Dokument zu unterschreiben, wählen Sie das entsprechende Dokument aus der Dropdown-Liste aus und wählen Sie rechts die gewünschte Signatur. Klicken Sie anschließend auf die Stelle im Dokument, an der Sie die Signatur anbringen möchten.
Auftrag erteilt
Sobald alle erforderlichen Unterschriften vorliegen, erhält der Leasinggeber eine E-Mail mit dem unterzeichneten Angebot. Das Fahrzeug wird auch in die Scheinwerferübersichten aufgenommen. Abhängig von Ihren Integrationen wird der Status des Fahrzeugs automatisch aktualisiert, wenn das Fahrzeug geliefert wird.
