En tant que responsable de flotte, il y a trois parties du processus de commande où vous êtes impliqué opérationnellement :
- Permettre à un employé de commander un nouveau véhicule
- Approuver les devis de location entrants
- Réaliser une offre acceptée
- Signer une offre
Permettre à un employé de commander un nouveau véhicule
En supposant que vous ayez terminé la configuration de votre environnement Headlight, vous pouvez activer ou désactiver la possibilité pour les employés de commander un nouveau véhicule.
En fonction de votre configuration, vous pouvez recevoir un e-mail lorsque le contrat de location d’un employé dans le système arrive à son terme. Vous pouvez également choisir de naviguer manuellement vers un employé et d’activer son compte pour la commande.
Afin d’activer un compte d’employé pour la commande, naviguez vers Personnes, et sélectionnez l’employé concerné dans le tableau. Sur le côté droit de la page, vous pourrez passer en revue tous les budgets auxquels un employé est éligible. Si aucun n’est affiché, ou si ce ne sont pas ceux que vous attendiez, assurez-vous que le budget est configuré de telle sorte qu’un niveau de budget est lié au type d’employé de l’employé. Activez la possibilité pour l’employé de commander en cliquant sur le statut, et en confirmant l’activation.
Pour les types de budget personnel, vous pouvez saisir la limite personnelle d’un employé dans le même écran.
Approuver les devis de location entrants
Avant que les employés puissent vérifier si une voiture correspond à leur budget, le responsable du parc automobile doit approuver les offres de location reçues pour le véhicule. Au fur et à mesure que des devis de location sont reçus pour un véhicule, ils sont traités et répertoriés sous Procurement > Orders > Lease Quotes. Cliquez sur l’offre de location que vous voulez examiner. Ensuite, vous pouvez approuver le devis en cliquant sur le bouton situé dans le coin supérieur droit de la page.
Reportez-vous à la section Comment puis-je examiner une offre de location ? pour plus d’informations sur l’examen des offres de location.
Réaliser une offre acceptée
Une fois qu’un employé a accepté une offre, le responsable de la flotte peut approuver l’offre. Toutefois, il convient d’abord d’apporter quelques précisions supplémentaires.
Concrètement, sous la rubrique Marchés publics > Orders > Ordering Cycles, la flotte responsable doit identifier
- Le centre de coûts
- Le concessionnaire
- Le fournisseur de location auprès duquel vous souhaitez passer commande
Signer une offre
En fonction de votre configuration de signature, le responsable de la flotte ou d’autres comptes sont invités à approuver une offre acceptée avant qu’elle ne soit confirmée à la société de location.
Sous Procurement > Orders, sélectionnez le cycle de qoute approprié. Ensuite, en haut à droite de la page, cliquez sur « aller à la signature du devis ».
Pour signer un document, sélectionnez le document concerné dans la liste déroulante et, à droite, sélectionnez la signature que vous souhaitez utiliser. Ensuite, cliquez sur l’emplacement dans le document où vous voulez placer la signature.
Commande passée
Une fois que toutes les signatures requises ont été soumises, le fournisseur de location recevra un courriel contenant le devis signé. Le véhicule sera également ajouté aux aperçus de Headlight. En fonction de vos intégrations, le statut du véhicule sera automatiquement mis à jour lorsque la voiture sera livrée.
