1. Home
  2. Gebruikershandleiding
  3. Handleiding voor mobiliteitsverantwoordelijken
  4. Herinneringen configureren in Headlight
  1. Home
  2. Workflows
  3. Herinneringen configureren in Headlight

Herinneringen configureren in Headlight

Herinneringen instellen in Headlight is een effectieve manier om ervoor te zorgen dat taken die een reactie van de ontvanger vereisen niet over het hoofd worden gezien. Hier volgt een eenvoudige handleiding voor het configureren van deze herinneringen:

Zoek de taak waarvoor u herinneringen wilt instellen

  1. Ga naar de Workflow Configurator: Begin met het invoeren van de Workflow Configurator in het Headlight-systeem.
  2. Selecteer de workflow: Zoek en selecteer de specifieke workflow die de taak bevat waarop je je concentreert.
  3. Zoek de taak: Zoek en klik in het stroomschema van de workflow op de taak waarvoor je een herinnering wilt instellen.
  4. Herinneringen configureren: Zoek in het gedeelte met de taakdetails naar het gedeelte “Toegewezen”. Hier vind je opties voor communicatie met de ontvanger van de taak. Klik op het “bel”-pictogram, dat je naar het configuratiemenu voor herinneringen leidt.

Wat kan ik instellen over herinneringen?

  1. Tijdsinterval tussen herinneringen: Stel in hoeveel dagen er voorbij moeten gaan voordat er een herinnering naar de ontvanger wordt gestuurd.
  2. Aantal herinneringen: Kies hoe vaak het systeem de ontvanger moet herinneren.
  3. Manager Kennisgeving: Bepaal of en wanneer de Fleet Manager op de hoogte moet worden gebracht als de taak na een ingesteld aantal herinneringen onvoltooid blijft.

Herinneringen worden alleen getriggerd als de taak onvoltooid blijft. Ze zijn een aansporing voor de ontvanger om de taak aan te pakken en worden niet verzonden als de taak al is voltooid.

Handmatige herinneringen

Naast automatische herinneringen kun je met Headlight ook handmatige herinneringen instellen voor taken binnen een lopende workflow. Dit kan vooral handig zijn voor taken die onmiddellijke aandacht of een persoonlijk duwtje in de rug nodig hebben. Zo stel je een handmatige herinnering in:

  1. Ga naar Lopende workflows: Navigeer eerst naar de sectie “Lopende workflows” in Headlight.
  2. Zoek de workflow: Blader door de lijst en selecteer het lopende workflowproces dat je wilt aanpakken.
  3. Selecteer de taak: In de visuele weergave van de workflow worden de lopende stappen blauw gemarkeerd. Klik op de taak waarvoor je een herinnering wilt instellen.
  4. Stel de herinnering in: Nadat u de taak hebt geselecteerd, zoekt u het “bel”-pictogram rechtsonder op de pagina. Hier kun je ervoor kiezen om direct een herinnering te versturen of deze later in te plannen.

Instellingen voor handmatige herinnering:

  • Onmiddellijke herinnering: Door op “Nu verzenden” te klikken, kun je direct een herinnering over de specifieke taak naar de toegewezen persoon sturen.
  • Geplande herinnering: Voer het aantal dagen in in het veld ‘Herinnering in dagen’ als je een herinnering wilt instellen voor een toekomstige datum. De herinnering wordt alleen verzonden als de taak niet is voltooid op het geplande tijdstip.

Was this article helpful?

Related Articles

Leave a Comment