Das Setzen von Erinnerungen in Headlight ist ein effektives Mittel, um sicherzustellen, dass Aufgaben, die eine Reaktion des Empfängers erfordern, nicht übersehen werden. Im Folgenden finden Sie eine einfache Anleitung zum Konfigurieren dieser Erinnerungen:
Suchen Sie die Aufgabe, für die Sie Erinnerungen konfigurieren möchten
- Zugriff auf den Workflow-Konfigurator: Beginnen Sie mit dem Einstieg in den Workflow-Konfigurator im Headlight-System.
- Wählen Sie den Workflow: Suchen Sie den spezifischen Workflow, der die Aufgabe enthält, auf die Sie sich konzentrieren möchten, und wählen Sie ihn aus.
- Suchen Sie die Aufgabe: Suchen Sie im Flussdiagramm des Workflows die Aufgabe, für die Sie eine Erinnerung setzen möchten, und klicken Sie darauf.
- Konfigurieren Sie Erinnerungen: Suchen Sie im Bereich Aufgabendetails nach dem Abschnitt „Empfänger“. Hier finden Sie Optionen für die Kommunikation mit dem Aufgabenempfänger. Klicken Sie auf das Symbol „Glocke“, das Sie zum Konfigurationsmenü für die Erinnerung führt.
Was kann ich für Erinnerungen konfigurieren?
- Zeitintervall zwischen Mahnungen: Legen Sie fest, wie viele Tage vergehen sollen, bevor eine Erinnerung an den Empfänger gesendet wird.
- Anzahl der Erinnerungen: Wählen Sie aus, wie oft das System den Empfänger erinnern soll.
- Manager-Benachrichtigung: Legen Sie fest, ob und wann der Fuhrparkmanager benachrichtigt werden soll, wenn die Aufgabe nach einer bestimmten Anzahl von Mahnungen noch nicht erledigt ist.
Erinnerungen werden nur ausgelöst, wenn die Aufgabe unvollständig bleibt. Sie sind ein Anstoß für den Empfänger, sich mit der Aufgabe zu befassen, und werden nicht gesendet, wenn die Aufgabe bereits erledigt ist.
Manuelle Mahnungen
Zusätzlich zu den automatischen Erinnerungen bietet Headlight die Möglichkeit, manuelle Erinnerungen für Aufgaben innerhalb eines laufenden Workflows zu setzen. Dies kann besonders bei Aufgaben nützlich sein, die sofortige Aufmerksamkeit oder einen persönlichen Anstoß benötigen. Hier erfahren Sie, wie Sie eine manuelle Erinnerung einrichten:
- Gehen Sie zu Laufende Arbeitsabläufe: Navigieren Sie zunächst zum Abschnitt „Laufende Arbeitsabläufe“ in Headlight.
- Suchen Sie den Workflow: Gehen Sie die Liste durch und wählen Sie den laufenden Workflow-Prozess aus, den Sie bearbeiten möchten.
- Wählen Sie die Aufgabe aus: In der visuellen Darstellung des Arbeitsablaufs werden die laufenden Schritte blau hervorgehoben. Klicken Sie auf die Aufgabe, für die Sie eine Erinnerung festlegen möchten.
- Stellen Sie die Erinnerung ein: Nachdem Sie die Aufgabe ausgewählt haben, suchen Sie das Symbol „Glocke“ rechts unten auf der Seite. Hier können Sie wählen, ob Sie eine Erinnerung sofort versenden oder für einen späteren Zeitpunkt planen möchten.
Manuelle Erinnerungseinstellungen:
- Sofortige Erinnerung: Wenn Sie auf „Jetzt senden“ klicken, können Sie dem Empfänger sofort eine Erinnerung an die betreffende Aufgabe senden.
- Geplante Erinnerung: Geben Sie die Anzahl der Tage in das Feld „Erinnerung in Tagen“ ein, wenn Sie eine Erinnerung für ein zukünftiges Datum festlegen möchten. Die Erinnerung wird nur gesendet, wenn die Aufgabe bis zum geplanten Zeitpunkt nicht erledigt wurde.
